Agent d'accueil, Etat Civil et établissement des titres
Offre n° O069240829000740
Publiée le 29/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
CHATEAU DE PLUVY, Pomeys (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
28/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L’agent d’accueil et d’état civil a pour rôle principal d’accueillir, de renseigner et d’orienter le public.
Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la population, notamment dans le cadre des actes liés aux domaines de l’état civil dont il a la charge.
Parmi ses autres fonctions, l’agent d’accueil et d’état civil prend en charge la gestion du courrier postal et réceptionné par la commune
L’agent d’accueil et d’état civil représente l’image de la commune auprès des administrés et des tiers avec lesquels il est en contact direct au quotidien, impliquant savoir-être exemplaire, sens du contact et qualité d’écoute. Il est capable d’orienter les personnes vers le bon interlocuteur.
Il a également pour rôle de garantir la mise à disposition des services à la population, notamment dans le cadre des actes liés aux domaines de l’état civil dont il a la charge.
Parmi ses autres fonctions, l’agent d’accueil et d’état civil prend en charge la gestion du courrier postal et réceptionné par la commune
L’agent d’accueil et d’état civil représente l’image de la commune auprès des administrés et des tiers avec lesquels il est en contact direct au quotidien, impliquant savoir-être exemplaire, sens du contact et qualité d’écoute. Il est capable d’orienter les personnes vers le bon interlocuteur.
Missions / conditions d'exercice
• Accueil du public :
Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
Renseigner sur l’organisation des services de la commune ;
Orienter le public vers les services ou organismes compétents ;
Accompagner et introduire les visiteurs ;
Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers) ;
Gérer l’affichage d’informations ;
Noter et transmettre les messages aux les différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet.
• Gestion du courrier :
Gestion du courrier arrivé (postal et électronique) :
Courrier postal : pré-trier et enregistrer le courrier postal, scanner et archiver le courrier, assurer la diffusion du courrier auprès du Maire et/ou du Directeur Général des Services ;
Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.
Gestion des réclamations :
Noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation ;
Transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ;
Assurer le suivi des réclamations : relancer les services si nécessaire.
• Etat civil :
Constituer les dossiers liés à l’état civil : naissance, mariage, décès, actes demandés par les usagers et les officiers publics ;
Gérer les dossiers de recensement militaire ;
Traiter les dossiers de cartes d’identité et de passeports (mairie équipée de dispositifs de recueil des titres d’identités)
• Autres missions :
Gestion du cimetière
Télétransmission des actes
• Relations :
En interne : habitants de la commune, élus, ensemble des services communaux.
En externe : partenaires institutionnels et techniques ainsi que fournisseurs et prestataires.
Spécificités du poste:
• Contraintes horaires liées aux heures d’ouverture de la Mairie au public (travail 1 samedi matin/ 2) et flexibilité pendant les périodes de congés annuels.
• Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec gestion éventuelle de tensions dans la relation au public.
• Tenue vestimentaire correcte exigée.
• Lieu de travail : Locaux de la Mairie de St Symphorien sur Coise
Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone ;
Renseigner sur l’organisation des services de la commune ;
Orienter le public vers les services ou organismes compétents ;
Accompagner et introduire les visiteurs ;
Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers) ;
Gérer l’affichage d’informations ;
Noter et transmettre les messages aux les différents services en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet.
• Gestion du courrier :
Gestion du courrier arrivé (postal et électronique) :
Courrier postal : pré-trier et enregistrer le courrier postal, scanner et archiver le courrier, assurer la diffusion du courrier auprès du Maire et/ou du Directeur Général des Services ;
Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.
Gestion des réclamations :
Noter les réclamations en récoltant les informations requises : identité et coordonnées du demandeur, objet de la réclamation ;
Transmettre au service compétent la réclamation pour traitement ;
Assurer le suivi des réclamations : relancer les services si nécessaire.
• Etat civil :
Constituer les dossiers liés à l’état civil : naissance, mariage, décès, actes demandés par les usagers et les officiers publics ;
Gérer les dossiers de recensement militaire ;
Traiter les dossiers de cartes d’identité et de passeports (mairie équipée de dispositifs de recueil des titres d’identités)
• Autres missions :
Gestion du cimetière
Télétransmission des actes
• Relations :
En interne : habitants de la commune, élus, ensemble des services communaux.
En externe : partenaires institutionnels et techniques ainsi que fournisseurs et prestataires.
Spécificités du poste:
• Contraintes horaires liées aux heures d’ouverture de la Mairie au public (travail 1 samedi matin/ 2) et flexibilité pendant les périodes de congés annuels.
• Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec gestion éventuelle de tensions dans la relation au public.
• Tenue vestimentaire correcte exigée.
• Lieu de travail : Locaux de la Mairie de St Symphorien sur Coise
Profils recherchés
• Savoir et Savoir-faire :
Maîtrise des techniques d’accueil du public ;
Bonnes connaissances dans les domaines de l’état civil ;
Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook…) ;
Connaissance du fonctionnement et des missions d’une commune ;
Expérience vivement appréciée dans le domaine de l’accueil et de l’état-civil, en particulier au sein d’une commune de strate comparable.
• Savoir-être :
Sens du contact, amabilité,
Qualité d’écoute et de dialogue ;
Calme et maîtrise de soi ;
Rigueur et sens de l’organisation ;
Discrétion et confidentialité ;
Autonomie et polyvalence
Maîtrise des techniques d’accueil du public ;
Bonnes connaissances dans les domaines de l’état civil ;
Parfaite maîtrise des logiciels de bureautique et messagerie (word, excel, outlook…) ;
Connaissance du fonctionnement et des missions d’une commune ;
Expérience vivement appréciée dans le domaine de l’accueil et de l’état-civil, en particulier au sein d’une commune de strate comparable.
• Savoir-être :
Sens du contact, amabilité,
Qualité d’écoute et de dialogue ;
Calme et maîtrise de soi ;
Rigueur et sens de l’organisation ;
Discrétion et confidentialité ;
Autonomie et polyvalence
Contact et modalités de candidature
Contact
Renseignements : C. MANERO ( DGS) 06 80 76 89 66
Informations complémentaires
Poste à pourvoir au plus tard le 01/10/2024
Candidature reçue jusqu’au 26/09/2024
Par courriel : rh@cc-mdl.fr
Par courrier :
Communauté de Communes des Monts du Lyonnais
Château de Pluvy- 69590 POMEYS
Candidature reçue jusqu’au 26/09/2024
Par courriel : rh@cc-mdl.fr
Par courrier :
Communauté de Communes des Monts du Lyonnais
Château de Pluvy- 69590 POMEYS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.