Agent d'accueil et de gestion administrative F/H - Officier d’Etat Civil MA6
Offre n° O069240826000767
Publiée le 26/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
58 Rue de Sèze, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
25/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Les mairies d’arrondissement sont les premières portes d’entrée des services municipaux et jouent un rôle d’opérateur de proximité. La mairie du 6ème arrondissement compte une population de 53 282 habitants-es et est administrée par un Conseil d’arrondissement de 27 membres présidé par le Maire d’arrondissement. Les services de la mairie d’arrondissement sont composés de 28 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité du Responsable du Pôle Affaires Publiques, vous êtes chargé-e d'assurer l'accueil des demandeurs de prestations relatives à l’Etat Civil, aux Affaires Publiques mais aussi sur le Scolaire et le Périscolaire en qualité de référent-e sur cette dernière thématique. Interlocuteur-trice des usagers, vous représentez l'image de la collectivité et répondez à l'attente des usagers conformément au cadre réglementaire.
Accueil des usagers
- Accueillir, informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives aux prestations
- Recevoir, filtrer et transmettre les demandes
- Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler en cas de conflit
- S’adapter aux nouvelles relations avec les usagers (internet) avec un développement de l’écrit dématérialisé et de l’immédiateté
Traitement des dossiers administratifs relevant de l’Etat Civil
- Recevoir, renseigner et orienter les usagers en mairie, par internet ou par téléphone
- Délivrance de prestations d’Etat-Civil à destination des usagers des mairies d’arrondissement (naissance, mariage, décès, changement de prénoms, changement de noms, pacte civil de solidarité, etc.)
- Etablissement des actes d’état-civil, mise à jour des registres (apposition de mentions marginales)
- Gestion administrative des dossiers liés aux domaines des prestations
- Gestion du courrier lié aux prestations
- Gestion dématérialisée des prestations (COMEDEC)
- Relation avec les services de la Ville et les institutions publiques partenaires
- Célébration des mariages avec les élus de la mairie d’arrondissement
Traitement des dossiers administratifs relevant du Scolaire et du Périscolaire
- Préinscrire les enfants dans les écoles, calculer le quotient familial, procéder aux inscriptions au périscolaire
- Recueillir et traiter les demandes parvenues par internet notamment pour le calcul du quotient familial
- Préparer, en lien avec l’élu en charge et le Responsable du Pôle Affaires Publiques, les commissions scolaires (demandes de dérogations, …)
Traitement des dossiers administratifs relevant des Affaires Publiques
- Enregistrer les inscriptions sur les listes électorales
- Légaliser des signatures, certifier des copies conformes, délivrer des attestations d’accueil et des attestations pour le recensement citoyen
- Recueillir et traiter les demandes parvenues par internet notamment les inscriptions scolaires, périscolaires et le calcul du quotient familial
Accueil des usagers
- Accueillir, informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives aux prestations
- Recevoir, filtrer et transmettre les demandes
- Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler en cas de conflit
- S’adapter aux nouvelles relations avec les usagers (internet) avec un développement de l’écrit dématérialisé et de l’immédiateté
Traitement des dossiers administratifs relevant de l’Etat Civil
- Recevoir, renseigner et orienter les usagers en mairie, par internet ou par téléphone
- Délivrance de prestations d’Etat-Civil à destination des usagers des mairies d’arrondissement (naissance, mariage, décès, changement de prénoms, changement de noms, pacte civil de solidarité, etc.)
- Etablissement des actes d’état-civil, mise à jour des registres (apposition de mentions marginales)
- Gestion administrative des dossiers liés aux domaines des prestations
- Gestion du courrier lié aux prestations
- Gestion dématérialisée des prestations (COMEDEC)
- Relation avec les services de la Ville et les institutions publiques partenaires
- Célébration des mariages avec les élus de la mairie d’arrondissement
Traitement des dossiers administratifs relevant du Scolaire et du Périscolaire
- Préinscrire les enfants dans les écoles, calculer le quotient familial, procéder aux inscriptions au périscolaire
- Recueillir et traiter les demandes parvenues par internet notamment pour le calcul du quotient familial
- Préparer, en lien avec l’élu en charge et le Responsable du Pôle Affaires Publiques, les commissions scolaires (demandes de dérogations, …)
Traitement des dossiers administratifs relevant des Affaires Publiques
- Enregistrer les inscriptions sur les listes électorales
- Légaliser des signatures, certifier des copies conformes, délivrer des attestations d’accueil et des attestations pour le recensement citoyen
- Recueillir et traiter les demandes parvenues par internet notamment les inscriptions scolaires, périscolaires et le calcul du quotient familial
Profils recherchés
Diplôme de niveau 3 (CAP, BEP) ou expérience professionnelle de 6 mois à 2 ans.
Connaissances :
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
- Connaissance de l’environnement du 6ème arrondissement et de la Ville de Lyon
- Connaissances des méthodes d’accueil physique et téléphonique
- Logiciels bureautiques (pack office) et Progiciels spécialisés (Selligent, GGCOS, e-Sirius)
Savoir-faire
- Techniques d’expression orale et écrite
- Adapter son mode relationnel au public concerné et gérer les éventuels conflits
- Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
- Assurer un suivi rigoureux des demandes et des réponses apportées
Savoir-être
Qualités relationnelles
- Esprit d’équipe
- Discrétion professionnelle
- Dynamisme et rigueur
Connaissances :
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
- Connaissance de l’environnement du 6ème arrondissement et de la Ville de Lyon
- Connaissances des méthodes d’accueil physique et téléphonique
- Logiciels bureautiques (pack office) et Progiciels spécialisés (Selligent, GGCOS, e-Sirius)
Savoir-faire
- Techniques d’expression orale et écrite
- Adapter son mode relationnel au public concerné et gérer les éventuels conflits
- Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
- Assurer un suivi rigoureux des demandes et des réponses apportées
Savoir-être
Qualités relationnelles
- Esprit d’équipe
- Discrétion professionnelle
- Dynamisme et rigueur
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.