Agent d'accueil et de gestion administrative F/H - assistant de direction MA6
Offre n° O069240826000601
Publiée le 26/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
58 Rue de Sèze, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
25/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Les mairies d’arrondissement sont les premières portes d’entrée des services municipaux et jouent un rôle d’opérateur de proximité. La mairie du 6ème arrondissement compte une population de 53 282 habitants-es et est administrée par un Conseil d’arrondissement de 27 membres présidé par le Maire d’arrondissement. Les services de la mairie d’arrondissement sont composés de 28 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité de la Directreur-trice Général-e Adjoint-e des Services, vous avez pour principale mission d’assurer l’accueil du public tout en assurant les fonctions d’assistant-e de direction.
Un binôme est assuré sur l’ensemble de ces missions avec l’agent-e d’accueil et de gestion administrative en charge du Point Conseil.
Accueil du public
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
- Informer et orienter les usagers
- Délivrer des documents administratifs nécessaires aux démarches de l’usager
- Tenir et traiter les statistiques de fréquentation de l’accueil
- S’assurer de la mise à jour des informations délivrées aux usagers
Assistance de direction
- Procéder à la réception, enregistrement et diffusion du courrier reçu et envoyé quotidiennement
- Suivre l’affichage réglementaire et informatif à destination du public
- Préparer et organiser, souvent en lien avec d’autres assistantes, la logistique des différents événements professionnels organisés sous l’égide du DGS ou de la DGA (réunions, instances, déplacements, …).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions du DGS et de la DGA (documentation, rapports, notes diverses pour les réunions…).
Instances
- Suivre administrativement les instances (Conseil d'arrondissement, CICA, CMP, Conseils de quartier) en lien avec la DGA
- Assurer la publication des actes administratifs (délibérations, arrêtés, compte-rendu)
- Assurer l’archivage papier et informatique des instances
- Tenir les registres des décisions (délibérations, arrêtés)
Urbanisme
- Enregistrer les autorisations d’urbanisme papier
- Suivre les avis émis et leur affichage
- Suivi administratif, en lien avec les services compétents, des procédures d’urbanisme (enquête publique, …)
- Aide à l’instruction des demandes de changement d’usage en lien avec la DGA et le service urbanisme
Activités secondaires :
Point Conseil
- Accueillir, informer et orienter les habitants présentant des questions et ou doléances
- Saisir et gérer les plaintes et réclamations des habitants
- Assurer le suivi des plaintes en lien avec les services, les élus et les partenaires
- Diffuser les informations institutionnelles au public et relayer les réponses apportées
- Tenir et traiter les statistiques du Point Conseil
- Mettre à jour les informations délivrées aux usagers
Tenue de la régie d’avances et de recettes en la qualité de régisseur principal
Assurer le suivi de l’archivage à l’échelle de la mairie du 6ème arrondissement
Un binôme est assuré sur l’ensemble de ces missions avec l’agent-e d’accueil et de gestion administrative en charge du Point Conseil.
Accueil du public
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
- Informer et orienter les usagers
- Délivrer des documents administratifs nécessaires aux démarches de l’usager
- Tenir et traiter les statistiques de fréquentation de l’accueil
- S’assurer de la mise à jour des informations délivrées aux usagers
Assistance de direction
- Procéder à la réception, enregistrement et diffusion du courrier reçu et envoyé quotidiennement
- Suivre l’affichage réglementaire et informatif à destination du public
- Préparer et organiser, souvent en lien avec d’autres assistantes, la logistique des différents événements professionnels organisés sous l’égide du DGS ou de la DGA (réunions, instances, déplacements, …).
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions du DGS et de la DGA (documentation, rapports, notes diverses pour les réunions…).
Instances
- Suivre administrativement les instances (Conseil d'arrondissement, CICA, CMP, Conseils de quartier) en lien avec la DGA
- Assurer la publication des actes administratifs (délibérations, arrêtés, compte-rendu)
- Assurer l’archivage papier et informatique des instances
- Tenir les registres des décisions (délibérations, arrêtés)
Urbanisme
- Enregistrer les autorisations d’urbanisme papier
- Suivre les avis émis et leur affichage
- Suivi administratif, en lien avec les services compétents, des procédures d’urbanisme (enquête publique, …)
- Aide à l’instruction des demandes de changement d’usage en lien avec la DGA et le service urbanisme
Activités secondaires :
Point Conseil
- Accueillir, informer et orienter les habitants présentant des questions et ou doléances
- Saisir et gérer les plaintes et réclamations des habitants
- Assurer le suivi des plaintes en lien avec les services, les élus et les partenaires
- Diffuser les informations institutionnelles au public et relayer les réponses apportées
- Tenir et traiter les statistiques du Point Conseil
- Mettre à jour les informations délivrées aux usagers
Tenue de la régie d’avances et de recettes en la qualité de régisseur principal
Assurer le suivi de l’archivage à l’échelle de la mairie du 6ème arrondissement
Profils recherchés
Diplôme de niveau 3 (CAP, BEP) ou expérience professionnelle de 6 mois à 2 ans.
Connaissances :
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
- Connaissance des services et de l’organisation de la Ville de Lyon et du 6ème arrondissement
- Logiciels bureautiques (pack office) et Progiciels spécialisés (Selligent, e-sirius, AIRSDELIB, Cart@ds)
- Techniques d’expression orale et écrite
- Techniques de classement et d’archivage
Savoir-faire
- Assurer un suivi rigoureux des dossiers
- Adapter son mode relationnel au public concerné et gérer les éventuels conflit
Savoir-être
- Qualités relationnelles et organisationnelles
- Capacité d’initiative
- Sens des responsabilités
- Esprit d’équipe
Connaissances :
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
- Connaissance des services et de l’organisation de la Ville de Lyon et du 6ème arrondissement
- Logiciels bureautiques (pack office) et Progiciels spécialisés (Selligent, e-sirius, AIRSDELIB, Cart@ds)
- Techniques d’expression orale et écrite
- Techniques de classement et d’archivage
Savoir-faire
- Assurer un suivi rigoureux des dossiers
- Adapter son mode relationnel au public concerné et gérer les éventuels conflit
Savoir-être
- Qualités relationnelles et organisationnelles
- Capacité d’initiative
- Sens des responsabilités
- Esprit d’équipe
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.