Positionné au sein de la Direction Générale, le.la Secrétaire Général.e assure le fonctionnement de missions support transversales aux différentes pôles : assemblées, statut de l’élu, assurances, jumelages, archives et documentation, courrier. Pour le compte de la Direction Générale des Services et en lien avec le Cabinet, il est chargé du pilotage de projets stratégiques transversaux. Il a la responsabilité d’organiser, coordonner et animer l’ensemble des missions du service : conseil en organisation, inclusion sociale (égalité femmes/hommes, handicap et accessibilité), dossiers transversaux.

Pilotage des pôles du Secrétariat Général :

Définition des objectifs et du plan de travail en lien avec le plan de mandat et les priorités fixées par la Direction générale
Management des équipes
Évaluation de l’activité

Suivi ou pilotage de projets transversaux ou organisationnels, pour le compte de la Direction Générale et en lien avec le Cabinet :

Définition des objectifs et du calendrier
Mise en place du cadre et des outils de la gestion de projet, avec encadrement fonctionnel le cas échéant
Suivi des échéances et reporting
Évaluation des projets

Coordination et suivi des instances municipales :

Préparation et suivi des instances municipales (conseil municipal, bureau municipal)
Établir une programmation annuelle des instances municipales
Collecter auprès des services municipaux les points à inscrire à l’ordre du jour des instances municipales, sous le contrôle de la direction générale
Sécurisation de la rédaction des notes et projets de délibération
Rédaction et mise en forme du procès-verbal et du compte rendu de la séance du conseil municipal

Coordination de la gestion du suivi courrier :

Supervision de la gestion et du suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité
Signalement des courriers importants et sensibles
Contrôle du respect de la procédure courrier dans le cadre d’une démarche qualité
Suivi et relance auprès des directions sur les réponses aux courriers des habitats ou des autres administrations en lien avec le cabinet du Maire

Coordination des initiatives publiques en lien avec le cabinet et la directrice du protocole et des moyens généraux :

Lien avec les membres de la Direction Générale sur le calendrier et le format des initiatives
Vérification de l’agenda des initiatives à destination des élus

Formation : Diplôme de niveau Master 1 ou 2

Compétences et qualités :
Capacité d’analyse et de synthèse
Rigueur, force d’anticipation et d’organisation
Autonomie et capacité à prendre des initiatives
Management et animation d’équipe
Capacité à travailler et faire travailler en transversalité
Qualités relationnelles
Réactivité et adaptabilité
Discrétion et confidentialité
Disponibilité
Sens de la relation aux élus
Connaissance de l’environnement territorial et du statut de l’élu local
Maîtrise des outils de l’ingénierie de projets
Connaissances de l’organisation de la collectivité et des services