Secrétaire F/H
Offre n° O069240807000543
Publiée le 07/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
11 rue du Griffon, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
15/09/2024
Date limite de candidature
06/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
La Direction Centrale de l'Immobilier (DCI), référente en matière immobilière, affirme la qualité de propriétaire de la Ville de Lyon et renforce l'approche stratégique immobilière et foncière.
La DCI offre son expertise et propose des actions dans les domaines de l'affectation des locaux, de la gestion quotidienne des biens immobiliers communaux et du devenir du patrimoine municipal.
Pour ce faire, elle est composée de/du :
- La sous-direction de la Logistique Immobilière, qui assure, d'une part, la gestion de proximité de sites administratifs ; d'autre part, la gestion administrative et technique de plusieurs salles de spectacles et de réunion
- La sous-direction de la Stratégie Immobilière, qui instruit et prépare les arbitrages immobiliers et propose une stratégie immobilière pour répondre aux besoins de la ville
- Le service des Etudes Préalables d'Aide à la Décision (EPAD), chargé de la réalisation d'études techniques de faisabilité et d'opportunité en amont d'opérations de travaux
- Service Ressources, qui assure la gestion administrative, financière, juridique et ressources humaines de la direction ainsi que celle de la base de données immobilière
La sous-direction de la Stratégie Immobilière est constituée :
- Du Service Prospective et Analyse Immobilière (SPAI),en charge d'études foncières (recherche de terrains, étude et proposition de montages immobiliers complexes, mise en œuvre d'appels à projets/mise en concurrence)
- Du Service Action Foncière (SAF), assurant la rédaction des actes juridiques des délibérations portant sur des acquisitions, cessions et baux de longue durée en lien avec les notaires de la ville
- Du Service Gestion Domaniale (SGD), assumant les gestions administrative, juridique et technique du patrimoine municipal, en propriété, copropriété ou en location. Il est en outre référent pour l'ensemble des directions opérationnelles et mairies d'arrondissement en matière de gestion immobilière.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
La Direction Centrale de l'Immobilier (DCI), référente en matière immobilière, affirme la qualité de propriétaire de la Ville de Lyon et renforce l'approche stratégique immobilière et foncière.
La DCI offre son expertise et propose des actions dans les domaines de l'affectation des locaux, de la gestion quotidienne des biens immobiliers communaux et du devenir du patrimoine municipal.
Pour ce faire, elle est composée de/du :
- La sous-direction de la Logistique Immobilière, qui assure, d'une part, la gestion de proximité de sites administratifs ; d'autre part, la gestion administrative et technique de plusieurs salles de spectacles et de réunion
- La sous-direction de la Stratégie Immobilière, qui instruit et prépare les arbitrages immobiliers et propose une stratégie immobilière pour répondre aux besoins de la ville
- Le service des Etudes Préalables d'Aide à la Décision (EPAD), chargé de la réalisation d'études techniques de faisabilité et d'opportunité en amont d'opérations de travaux
- Service Ressources, qui assure la gestion administrative, financière, juridique et ressources humaines de la direction ainsi que celle de la base de données immobilière
La sous-direction de la Stratégie Immobilière est constituée :
- Du Service Prospective et Analyse Immobilière (SPAI),en charge d'études foncières (recherche de terrains, étude et proposition de montages immobiliers complexes, mise en œuvre d'appels à projets/mise en concurrence)
- Du Service Action Foncière (SAF), assurant la rédaction des actes juridiques des délibérations portant sur des acquisitions, cessions et baux de longue durée en lien avec les notaires de la ville
- Du Service Gestion Domaniale (SGD), assumant les gestions administrative, juridique et technique du patrimoine municipal, en propriété, copropriété ou en location. Il est en outre référent pour l'ensemble des directions opérationnelles et mairies d'arrondissement en matière de gestion immobilière.
Missions / conditions d'exercice
Au sein de la sous-direction de la stratégie immobilière et sous la responsabilité du responsable de service de l'action foncière, vous intervenez en qualité d'assistante de deux services différents (action foncière et prospective et analyse immobilière).
Accueil téléphonique et physique :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Accueillir les personnes (principalement cabinets de notaires) dans le cadre de la législation sur les déclarations d’intention d’aliéner (DIA).
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Estimer les limites de son intervention
Gestion du courrier :
- Réceptionner le courrier du service
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne
- Réceptionner, enregistrer et gérer les déclarations d’intention d’aliéner (DIA)
- Renseigner, enregistrer, et transmettre les DIA à la Métropole de Lyon, assurer leur suivi auprès, notamment, des mairies d’arrondissement.
- Rédiger et assurer le suivi des courriers concernant les cessions de fonds de commerce
Planification de réunions :
- Suivre les agendas de l’équipe
- Prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
- Réserver les salles de réunion
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Mettre en forme les projets de délibérations présentées au conseil municipal de la collectivité
- Gérer et insérer les délibérations dans le progiciel dédié « Gédélib »
Accueil téléphonique et physique :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Accueillir les personnes (principalement cabinets de notaires) dans le cadre de la législation sur les déclarations d’intention d’aliéner (DIA).
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Estimer les limites de son intervention
Gestion du courrier :
- Réceptionner le courrier du service
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne
- Réceptionner, enregistrer et gérer les déclarations d’intention d’aliéner (DIA)
- Renseigner, enregistrer, et transmettre les DIA à la Métropole de Lyon, assurer leur suivi auprès, notamment, des mairies d’arrondissement.
- Rédiger et assurer le suivi des courriers concernant les cessions de fonds de commerce
Planification de réunions :
- Suivre les agendas de l’équipe
- Prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
- Réserver les salles de réunion
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Mettre en forme les projets de délibérations présentées au conseil municipal de la collectivité
- Gérer et insérer les délibérations dans le progiciel dédié « Gédélib »
Profils recherchés
Connaissances :
-Circuits et procédures administratives
-Logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
-Progiciel spécialisé
Savoir-être :
-Rigueur, organisation
-Discrétion
-Bon relationnel
-Circuits et procédures administratives
-Logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
-Progiciel spécialisé
Savoir-être :
-Rigueur, organisation
-Discrétion
-Bon relationnel
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.