Agent d'accueil et de gestion administrative F/H
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Offre n° O069240801001359
Publiée le 01/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
DRH - SERVICE RECRUTEMENT, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
31/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Mairie du 4ème Arrondissement, rattachée à la Délégation Générale de Proximité et de Relations aux Habitants, qui compte 31 agents pour une population de 36600 habitants, se compose de 3 services : PLM, Affaires Publiques, proximité - urbanisme.
Sous l'autorité du responsable du service des Affaires Publiques, vous exercez votre activité principalement au pôle Etat civil / naissance / décès / mariage.
Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux attentes des usagers conformément au cadre réglementaire.
Sous l'autorité du responsable du service des Affaires Publiques, vous exercez votre activité principalement au pôle Etat civil / naissance / décès / mariage.
Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux attentes des usagers conformément au cadre réglementaire.
Missions / conditions d'exercice
Organisation de l'information des usagers
- recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
- enregistrer les naissances, établir et mettre à jour les registres d’état-civil
- produire et mettre à jour les livrets de famille, les actes d’état-civil (naissances, mariages, décès)
- constituer les dossiers (mariages) et célébrer les mariages
- organiser et mettre en œuvre des dispositifs d’accueil du public
- concevoir des dispositifs de recueil des demandes des usagers et de régulation - médiation
- animer des réunions d’information
- évaluer et optimiser la qualité du service rendu à l’usager
Assistance et appui technique
- élaborer des préconisations
- élaborer ou mettre à jour des supports de formation/guides/procédures
- participer à des réunions
Compte rendu d'activité
- proposer des solutions et des adaptations
- rendre-compte à la hiérarchie
- élaborer et tenir à jour des tableaux et rapports de suivi d'activité
Conduite et contrôle des procédures administratives
- élaborer les circuits et les procédures administrative
- mettre en place, sécuriser et contrôler l'application des procédures administratives
Instructions des dossiers et application des procédures
- transmettre des informations et documents administratifs
- collecter, exploiter et organiser des données administratives et/ou financière
- rédiger et renseigner des documents administratifs
- recueillir, classer et archiver des documents
- analyser quantitativement et qualitativement les dossiers
Suivi juridique
- rédiger les documents et les actes administratifs
- suivre l’activité (statistiques, BMO,…)
- suivre les actes administratifs
- suivre l'évolution de la réglementation
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
LIEU DE TRAVAIL :
- activité exercée sur 2 lieux : la mairie d'arrondissement et le guichet naissance de l'hôpital de la Croix Rousse.
CONDITIONS D’EXERCICE :
- horaires hebdomadaires : 37 h 30
- travail un samedi par roulement de 9h15 à 12h15
- recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
- enregistrer les naissances, établir et mettre à jour les registres d’état-civil
- produire et mettre à jour les livrets de famille, les actes d’état-civil (naissances, mariages, décès)
- constituer les dossiers (mariages) et célébrer les mariages
- organiser et mettre en œuvre des dispositifs d’accueil du public
- concevoir des dispositifs de recueil des demandes des usagers et de régulation - médiation
- animer des réunions d’information
- évaluer et optimiser la qualité du service rendu à l’usager
Assistance et appui technique
- élaborer des préconisations
- élaborer ou mettre à jour des supports de formation/guides/procédures
- participer à des réunions
Compte rendu d'activité
- proposer des solutions et des adaptations
- rendre-compte à la hiérarchie
- élaborer et tenir à jour des tableaux et rapports de suivi d'activité
Conduite et contrôle des procédures administratives
- élaborer les circuits et les procédures administrative
- mettre en place, sécuriser et contrôler l'application des procédures administratives
Instructions des dossiers et application des procédures
- transmettre des informations et documents administratifs
- collecter, exploiter et organiser des données administratives et/ou financière
- rédiger et renseigner des documents administratifs
- recueillir, classer et archiver des documents
- analyser quantitativement et qualitativement les dossiers
Suivi juridique
- rédiger les documents et les actes administratifs
- suivre l’activité (statistiques, BMO,…)
- suivre les actes administratifs
- suivre l'évolution de la réglementation
INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES
LIEU DE TRAVAIL :
- activité exercée sur 2 lieux : la mairie d'arrondissement et le guichet naissance de l'hôpital de la Croix Rousse.
CONDITIONS D’EXERCICE :
- horaires hebdomadaires : 37 h 30
- travail un samedi par roulement de 9h15 à 12h15
Profils recherchés
Connaissances :
- bonne connaissance des textes et procédures régissant l’état-civil.
- connaissances techniques de base dans les différents domaines d’activité des mairies d’arrondissement, en vue de la polyvalence avec les autres guichets.
- méthodes et outils d'analyse et de diagnostic
- organisation et gestion du temps
- techniques rédactionnelles
- procédures administratives
- progiciels spécialisés (city, selligent,…)
- organisation administrative de la collectivité
- statut de la fonction publique
- vocabulaire professionnel
- techniques de classement et d'archivage
- connaissances réglementaires et législatives selon son domaine de spécialité
- techniques de médiation
- outils de suivi d'activité
- technique de gestion des conflits
- gestion du temps de travail
- Logiciels bureautiques
Qualités :
- goût du contact avec le public :
- capacité à décoder et apprécier toute la demande de l'usager par des techniques d'écoute active, de questionnement, de reformulation.
- communiquer des informations claires et compréhensibles
- sens du travail en équipe
- sens de l'organisation, rigueur, discrétion et diplomatie
- garantir la confidentialité des informations
- bonne connaissance des textes et procédures régissant l’état-civil.
- connaissances techniques de base dans les différents domaines d’activité des mairies d’arrondissement, en vue de la polyvalence avec les autres guichets.
- méthodes et outils d'analyse et de diagnostic
- organisation et gestion du temps
- techniques rédactionnelles
- procédures administratives
- progiciels spécialisés (city, selligent,…)
- organisation administrative de la collectivité
- statut de la fonction publique
- vocabulaire professionnel
- techniques de classement et d'archivage
- connaissances réglementaires et législatives selon son domaine de spécialité
- techniques de médiation
- outils de suivi d'activité
- technique de gestion des conflits
- gestion du temps de travail
- Logiciels bureautiques
Qualités :
- goût du contact avec le public :
- capacité à décoder et apprécier toute la demande de l'usager par des techniques d'écoute active, de questionnement, de reformulation.
- communiquer des informations claires et compréhensibles
- sens du travail en équipe
- sens de l'organisation, rigueur, discrétion et diplomatie
- garantir la confidentialité des informations
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.