La Direction de l’agriculture met en œuvre la politique régionale de l’agriculture, de la forêt et de l’alimentation ainsi que les fonds européens FEADER. Deux Directions adjointes la composent : « Filières » d’une part et « Ressources » d’autre part.

Au sein de la Direction adjointe « Filières », les quatre services thématiques présentent une organisation similaire avec un pilotage centralisé et une mise en œuvre par des équipes d’instruction réparties sur tout le territoire, au plus proche des usagers. La Direction adjointe « Ressources » porte des fonctions supports, dont la fonction d’Autorité de gestion du FEADER.

Sous l’autorité du responsable du service transitions agricoles et forestières vous assurerez le secrétariat du service.

Les missions du poste sont susceptibles d’être ajustées en fonction des objectifs assignés à la direction.

Activités principales :
- Gérer la coordination des agendas des différents agents et en particulier celui du responsable de service
- Assurer les fonctions de relais Gestor (gestion du temps de travail) pour le service
- Préparer les réunions (réservation de salle et de matériel, préparation des documents, du matériel, envoi des invitations, gestion des retours) et les déplacements
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes
- Rédiger et dactylographier, mettre en forme des courriers, notes et documents tout en assurant leur envoi
- Participer aux réunions du service et assister le responsable de service dans certaines tâches (élaboration de documents…)
- Assurer le suivi des signatures des conventions cadres du service
- Assurer un suivi des demandes de notes
En lien avec l’assistante de direction, et les autres secrétaires :
- Organiser et gérer pour le service le classement physique et informatique des différents documents
- Assurer le suivi quotidien des courriers entrants, via l’outil de gestion du courrier de la collectivité (ELISE), contribuer à la fiabilité des informations saisies et suivre le circuit de gestion qui en découle
- S’assurer du bon fonctionnement des outils bureautiques (photocopieurs, imprimantes, …) en lien avec les autres secrétaires de la direction et les correspondants identifiés
- Assurer le rôle de correspondant informatique pour le service

En outre, vous êtes chargé :
- D’actualiser les bases de données partenaires, contacts outlook etc…
- d'assurer la saisie à leur arrivée d’une partie des demandes de subvention sous le logiciel de gestion des subventions

Ce poste suppose un travail transversal avec la secrétaire du service alimentation et terroirs /ou l’assistant de direction afin d’assurer une continuité du service, pour assurer les permanences nécessaires au fonctionnement en cas d’absence de l’une ou l’autre des secrétaires.

SAVOIRS et SAVOIR-FAIRE :
- Expérience dans le domaine du secrétariat
- Maîtrise parfaite des outils informatiques dont Word, Excel et Powerpoint, mais aussi des outils de messagerie dont Outlook
- Bonne maitrise de l’orthographe et de la syntaxe
- Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale

SAVOIR-ÊTRE :
Vous avez des qualités relationnelles et le sens du travail en équipe, de l'accueil, du service public. Organisé, vous êtes rigoureux et méthodique et avez une capacité d’analyse, de recherche d’information. Vous êtes autonome, réactif et avez des capacités d’initiatives et de priorisation.

Vos avantages en rejoignant notre collectivité :

Plusieurs formules de travail (27 jours de congés payés et jusqu'à 27 jours de RTT...), horaires variables. Télétravail (jusqu'à 2 jours /semaine). Matériel informatique performant et adapté au travail nomade
Une rémunération statutaire avec des primes mensuelles fixes + NBI au tire des fonctions d'encadrement
Tickets restaurant d'une valeur faciale de 9 € (participation à hauteur de 60% de l'employeur)
Participation aux frais et abonnements de transports (abonnement aux transports en commun, forfait mobilités durables pour les trajets en vélo, en vélo électrique et en tant que conducteur ou passager en covoiturage)
Un accompagnement individualisé des parcours de formation pour vous rendre acteur de votre carrière professionnelle
Participation à la complémentaire santé et prévoyance (sous conditions)
Association du personnel proposant des prestations sociales (chèques vacances, allocations de rentrée scolaire, participation culturelle,...) et des actions de loisir, sport et détente

La Région Auvergne-Rhône-Alpes : des valeurs partagées qui donnent du sens à votre travail.