La Direction des Cimetières de Lyon, rattachée à la Délégation Générale au Service au Public et à la Sécurité (DGSPS), est composée de 2 services et 64 agents.
Elle assure dans la finalité du service au public, la mise en œuvre des démarches consécutives aux décès et permet ainsi aux familles et entreprises de n’avoir qu’un seul et même interlocuteur.
La gestion des 80 000 concessions funéraires actives et des 7 cimetières communaux sont également de sa compétence

Vos missions :

Sous l’autorité du-de la directeur-trice, vous assurez le traitement et la gestion courante du personnel de la Direction, dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires, en lien avec le Secrétariat Général de la Délégation DGSPS et les services de la DGRH.
Vous avez également en charge la gestion des vêtements de travail des services accueil gardiennage et entretien.

Activités principales :

Participation à la gestion des RH
- Gérer les temps et activités du personnel (plannings et absences, procéder à la codification de certaines absences dans l’outil informatique et suivre les comptes utilisateurs et leurs paramétrages)
- Suivre et tenir à jour les dossiers individuels du personnel (tri, classement et archivage des dossiers)
- Participer à la gestion administratives des recrutements en lien avec le Secrétariat Général de la DGSPS, le-la Directeur-trice et les Responsables de service pour les moyens permanents et non permanents (TIG, immersion, stages,…)
- Participer en lien avec le-la Directeur-trice et les Responsables de service à l’élaboration du plan de Formations
- Suivre les formations du personnel (recenser les besoins, suivre les bulletins d’inscriptions le cas échéant et le déroulement du plan de formation)
- Gérer de façon ponctuelle certains dossier RH (titres restaurants, tickets de bus TCL, chèques cadeaux, don du sang, élections, vaccination…)

Gestion de la paie
- Procéder aux recensements des indemnités variables, astreintes et HS
- Saisir les éléments de paie et vérifier les saisies
- Suivre les abonnements de transports et leurs impacts en paie

Instruction des dossiers et application des procédures
- Mettre en forme tous types de documents
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Tenir à jour des documents et tableaux de suivi d'activité de la direction
- Transmettre les documents aux services compétents
- Assurer un suivi administratif des dossiers
- Suivre les arrêtés de délégation de signatures
- En lien avec la DCI, assurer le suivi des logements de fonction et des arrêtés individuels correspondants ainsi que l’occupation du domaine public par les professionnels du funéraire

Tri, classement et archivage de documents
- Réceptionner le courrier
- Recueillir, classer et archiver des documents

Activités spécifiques :

Gestion des vêtements de travail
- Gérer les dotations annuelles des agents
- Organiser les prises de mesures éventuelles
- Commander les différents articles auprès des fournisseurs
- Réceptionner, vérifier et distribuer les articles sur les différents sites
- Suivre la facturation et gérer les stocks de vêtements
- Suivre les marchés de vêtements de travail, en lien avec la DCP
- Suivre des tableaux A et B des vêtements et E.P.I.

Gestion comptable d’une régie
- Savoir faire fonctionner une régie de recettes et/ou d’avances (fonction de régisseuse suppléante)
- Effectuer un suivi régulier avec les services de la Trésorerie Municipale
- Effectuer les mises en recouvrement
- Utiliser le logiciel spécifique de facturation
- Suivre les recettes et les comptes tiers
- Assurer le rôle de certificateur pour l’ensemble des factures reçues

Gestion des approvisionnements et des stocks
- Gérer et commander les fournitures de bureau et consommables informatique, les imprimés et travaux de reprographie ainsi que les besoins en pharmacie
- Réceptionner et contrôler l'état et la qualité des matériels et produits reçus
- Assurer l’approvisionnement des sites extérieurs
- Renseigner les documents de suivi de consommations

Activités secondaires

- Régisseur suppléant à la Régie de recette et Régie d’avance du service, en cas d’absence du Régisseur.

CONNAISSANCES
- Statut de la Fonction Publique Territoriale
- Organisation administrative de la collectivité
- Notions d’organisation et de gestion du temps
- Techniques d'expression orale et écrite
- Logiciels bureautiques et progiciels spécialisés (Chronogestor/Astre RH, programme interne de gestion des vêtements de travail…)
- Techniques de classement et d'archivage
- Techniques de gestion des stocks

QUALITÉS
- Aisance relationnelle,
- Dynamisme, rigueur, discrétion
- Méthode, organisation, esprit d’initiative
- Sens de la hiérarchie
- Capacité rédactionnelle