ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O069240718000074
Publiée le 18/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PLACE DU GENERAL DE GAULLE, Genas (Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du responsable Sport-Associations-Information jeunes, vous êtes en charge de l’accueil des associations et du suivi administratif et financier du Dome des Associations ainsi que du Service Information Jeunes (SIJ)
Quelles sont mes missions essentielles ?
• Traitement des dossiers et saisie de documents
• Accueil physique et téléphonique du public et des agents
• Gestion de l'information, classement et archivage de documents
• Planification et suivi
Quel est mon contexte de travail ?
• Relations régulières avec l’ensemble des agents de la direction ou du service
• Relations régulières avec l’ensemble des services de la collectivité, le milieu associatif, les fournisseurs et prestataires
• Autonomie dans l’organisation quotidienne du travail dans un cadre normalisé (Réf : RH – FM - 63 2)
Quelles sont mes missions essentielles ?
• Traitement des dossiers et saisie de documents
• Accueil physique et téléphonique du public et des agents
• Gestion de l'information, classement et archivage de documents
• Planification et suivi
Quel est mon contexte de travail ?
• Relations régulières avec l’ensemble des agents de la direction ou du service
• Relations régulières avec l’ensemble des services de la collectivité, le milieu associatif, les fournisseurs et prestataires
• Autonomie dans l’organisation quotidienne du travail dans un cadre normalisé (Réf : RH – FM - 63 2)
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS RACCROCHEES AU DOME DES ASSOCIATIONS
• Activités principales : traitement des dossiers et saisie de documents
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et de documents
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et courriers matériels
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels et progiciels de gestion
• Rédiger des documents administratifs, des contrats de travail, des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Tenir à jour, enregistrer les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
• Contribuer à la gestion financière et budgétaire de la direction ou du service
• Contribuer à l’élaboration et au suivi des marchés publics de la direction ou du service
• Etablir les lettres et les bons de commande, préparer les virements de crédit et contrôler les factures
MISSIONS RACCROCHEES AU DEVELOPPEMENT DU SIJ
L’enjeu est de contribuer au développement du Service Information Jeunes par le suivi administratif de son activité.
• Mettre à jour et suivre les conventions d’occupation des locaux par les partenaires
• Suivre les commandes et le budget du service
• Classement et archivage des documents relatifs au suivi des jeunes
• Prise de notes et rédaction de compte rendus se rapportant à l’activité sdu service
• Traitement du courrier du service notamment concernant l’engagement citoyen et l’axe socio-professionnel
Accueil physique et téléphonique du public et des agents
• Recevoir et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et prendre les rendez-vous
• Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances
Planification et suivi
• Renseigner des tableaux de suivi et produire des statistiques des activités de la direction ou du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
• Participer à tout projet porté par le pôle selon les besoins
• Activités principales : traitement des dossiers et saisie de documents
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et de documents
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques et courriers matériels
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels et progiciels de gestion
• Rédiger des documents administratifs, des contrats de travail, des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Tenir à jour, enregistrer les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
• Contribuer à la gestion financière et budgétaire de la direction ou du service
• Contribuer à l’élaboration et au suivi des marchés publics de la direction ou du service
• Etablir les lettres et les bons de commande, préparer les virements de crédit et contrôler les factures
MISSIONS RACCROCHEES AU DEVELOPPEMENT DU SIJ
L’enjeu est de contribuer au développement du Service Information Jeunes par le suivi administratif de son activité.
• Mettre à jour et suivre les conventions d’occupation des locaux par les partenaires
• Suivre les commandes et le budget du service
• Classement et archivage des documents relatifs au suivi des jeunes
• Prise de notes et rédaction de compte rendus se rapportant à l’activité sdu service
• Traitement du courrier du service notamment concernant l’engagement citoyen et l’axe socio-professionnel
Accueil physique et téléphonique du public et des agents
• Recevoir et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et prendre les rendez-vous
• Surveiller et restreindre les accès aux lieux et aux informations
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances
Planification et suivi
• Renseigner des tableaux de suivi et produire des statistiques des activités de la direction ou du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
• Participer à tout projet porté par le pôle selon les besoins
Profils recherchés
• Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, outlook…) et des progiciels spécifiques
• Fonctionnement et compétences d’une collectivité locale
• Techniques d’assistance administrative, de recherche documentaire et d’archivage
• Règles de l’expression écrite et orale
• Aisance rédactionnelle
• Travail en équipe et en transversalité
• Recevoir et transmettre des informations / messages
• Organisation de la collectivité et des services
• Fonctionnement et compétences d’une collectivité locale
• Techniques d’assistance administrative, de recherche documentaire et d’archivage
• Règles de l’expression écrite et orale
• Aisance rédactionnelle
• Travail en équipe et en transversalité
• Recevoir et transmettre des informations / messages
• Organisation de la collectivité et des services
Contact et modalités de candidature
Contact
0472471118
Informations complémentaires
Dossier de candidature à adresser par mail à recrutement-drh@ville-genas.fr à l’attention de monsieur Daniel VALERO, Maire de Genas comportant :
CV détaillé
Lettre de motivation
Pour les agents titulaires dernier arrêté de situation administrative
Renseignements Service RH : 04 72 47 11 18 – recrutement-drh@ville-genas.fr
CV détaillé
Lettre de motivation
Pour les agents titulaires dernier arrêté de situation administrative
Renseignements Service RH : 04 72 47 11 18 – recrutement-drh@ville-genas.fr
Adresse de l'employeur
GENAS
>PLACE DU GENERAL DE GAULLE
69741 GENAS CEDEX
>PLACE DU GENERAL DE GAULLE
69741 GENAS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.