DIREC0- INSTRUCTEUR - ENTREPRISES ET FILIERES
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Offre n° O069240717001495
Publiée le 17/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
101 cours charlemagne, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
16/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
La Région Auvergne-Rhône-Alpes recrute un instructeur (F/H) pour sa Direction de l'économie, de l'emploi et des relocalisations
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité hiérarchique du responsable de service " Entreprises et filières ", et en lien permanent avec les chargés de missions du service et les gestionnaires de la Direction des finances, il s'agit :
- D'instruire (d'un point de vue administratif), l'ensemble des dossiers du service,
- De mettre à jour les outils tableaux de bord de suivi de ces dispositifs,
- De participer aux projets transversaux mis en œuvre au niveau de la direction pour améliorer l'instruction des dossiers et la circulation des informations les concernant,
- D'assurer un lien permanent entre le travail d'ingénierie et d'expertise des chargés de missions du service et de suivi administratif et financier des gestionnaires,
- De mettre à jour les fiches de procédure pour chaque dispositif dont il a la charge afin de faciliter le travail d'instruction par un autre agent,
- D'assurer la gestion des achats incombant au service,
- En lien étroit et sous l'autorité fonctionnelle du Responsable du pilotage budgétaire de la Direction et du service PMO :
o De contribuer à la préparation des ordres du jour des Commissions Permanentes et des Assemblées Plénières,
o De préparer la décision des élus pour les commissions thématiques, les commissions permanentes et, plus ponctuellement, pour les assemblées plénières et sécuriser les rapports (saisies Nabucco, Notes, e delib),
o D'assurer un contrôle de la qualité de saisie dans les outils de gestion,
o De s'assurer de la disponibilité des crédits avant le passage en commission,
o D'assurer, en fonction des besoins et charge de la Direction, une parfaite continuité de service quels que soient les programmes gérés.
C'est dans ce contexte, en concertation avec le Responsable de service concerné, la Directrice et la Directrice adjointe, que le Responsable du Pilotage Budgétaire pourra mobiliser les instructeurs afin de garantir la continuité du service (en cas d'absence prévue ou imprévue) et la juste répartition de la charge entre les agents.
Les missions du poste sont susceptibles d'être ajustées en fonction des besoins du service
Au sein du service, les principales activités du poste sont les suivantes :
- Interlocuteur du service auprès des porteurs de projets (1er contact),
- Réception des demandes concernant les programmes gérés,
- Vérification de la complétude des dossiers et rédaction des accusés de réception,
- Transmission des liens et dossiers aux porteurs de projets,
- Transmissions des dossiers aux chargés de mission du service pour avis d'opportunité et expertise technique,
- Élaboration et alimentation des outils de pilotage des dispositifs et dossiers afin de permettre une transparence de l'information avec les chargés de mission du service (enregistrement et suivi dans l'outil métier courrier, création et suivi du dossier numérique, tenue des tableaux de bord, création fiche dans l'outil Notes...),
- Sur avis des différents chargés de mission entreprises, rédaction des documents administratifs correspondants (rapport de Commission permanente, d'assemblée plénière) et relance des porteurs de projets,
- Création des rapports sous edelib et appui aux chargés de mission dans l'écriture des rapports,
- Saisie des ordres du jour des commissions permanente dans les logiciels dédiés (Notes, Nabucco) et préparation des annexes,
- Sécurisation des rapports, sous l'autorité du Responsable de service et en lien fonctionnel avec le Responsable du Pilotage Budgétaire de la Direction,
[...]
- Contrôle de la qualité administrative des dossiers et vérification de la parfaite adéquation des données entre le rapport et la saisie NOTES,
- Interface avec les gestionnaires de la Direction des Finances dans le cadre de la vie administrative du dossier,
- Saisie des achats dans les outils de gestion dédiés (Grand Angle) ;
- Centralisation et collecte des données pour le service, lorsque c'est nécessaire (ex : collecte données PDI, indicateurs d'activité...) ;
- Préparation et suivi budgétaire : assister le Responsable du service dans la phase de préparation budgétaire et dans le suivi de son exécution notamment par les affectations en Commission Permanente, en lien avec le RBP et la Direction des Finances ;
- Préparation après chaque commission permanente, les fiches de saisie TAM.
- D'instruire (d'un point de vue administratif), l'ensemble des dossiers du service,
- De mettre à jour les outils tableaux de bord de suivi de ces dispositifs,
- De participer aux projets transversaux mis en œuvre au niveau de la direction pour améliorer l'instruction des dossiers et la circulation des informations les concernant,
- D'assurer un lien permanent entre le travail d'ingénierie et d'expertise des chargés de missions du service et de suivi administratif et financier des gestionnaires,
- De mettre à jour les fiches de procédure pour chaque dispositif dont il a la charge afin de faciliter le travail d'instruction par un autre agent,
- D'assurer la gestion des achats incombant au service,
- En lien étroit et sous l'autorité fonctionnelle du Responsable du pilotage budgétaire de la Direction et du service PMO :
o De contribuer à la préparation des ordres du jour des Commissions Permanentes et des Assemblées Plénières,
o De préparer la décision des élus pour les commissions thématiques, les commissions permanentes et, plus ponctuellement, pour les assemblées plénières et sécuriser les rapports (saisies Nabucco, Notes, e delib),
o D'assurer un contrôle de la qualité de saisie dans les outils de gestion,
o De s'assurer de la disponibilité des crédits avant le passage en commission,
o D'assurer, en fonction des besoins et charge de la Direction, une parfaite continuité de service quels que soient les programmes gérés.
C'est dans ce contexte, en concertation avec le Responsable de service concerné, la Directrice et la Directrice adjointe, que le Responsable du Pilotage Budgétaire pourra mobiliser les instructeurs afin de garantir la continuité du service (en cas d'absence prévue ou imprévue) et la juste répartition de la charge entre les agents.
Les missions du poste sont susceptibles d'être ajustées en fonction des besoins du service
Au sein du service, les principales activités du poste sont les suivantes :
- Interlocuteur du service auprès des porteurs de projets (1er contact),
- Réception des demandes concernant les programmes gérés,
- Vérification de la complétude des dossiers et rédaction des accusés de réception,
- Transmission des liens et dossiers aux porteurs de projets,
- Transmissions des dossiers aux chargés de mission du service pour avis d'opportunité et expertise technique,
- Élaboration et alimentation des outils de pilotage des dispositifs et dossiers afin de permettre une transparence de l'information avec les chargés de mission du service (enregistrement et suivi dans l'outil métier courrier, création et suivi du dossier numérique, tenue des tableaux de bord, création fiche dans l'outil Notes...),
- Sur avis des différents chargés de mission entreprises, rédaction des documents administratifs correspondants (rapport de Commission permanente, d'assemblée plénière) et relance des porteurs de projets,
- Création des rapports sous edelib et appui aux chargés de mission dans l'écriture des rapports,
- Saisie des ordres du jour des commissions permanente dans les logiciels dédiés (Notes, Nabucco) et préparation des annexes,
- Sécurisation des rapports, sous l'autorité du Responsable de service et en lien fonctionnel avec le Responsable du Pilotage Budgétaire de la Direction,
[...]
- Contrôle de la qualité administrative des dossiers et vérification de la parfaite adéquation des données entre le rapport et la saisie NOTES,
- Interface avec les gestionnaires de la Direction des Finances dans le cadre de la vie administrative du dossier,
- Saisie des achats dans les outils de gestion dédiés (Grand Angle) ;
- Centralisation et collecte des données pour le service, lorsque c'est nécessaire (ex : collecte données PDI, indicateurs d'activité...) ;
- Préparation et suivi budgétaire : assister le Responsable du service dans la phase de préparation budgétaire et dans le suivi de son exécution notamment par les affectations en Commission Permanente, en lien avec le RBP et la Direction des Finances ;
- Préparation après chaque commission permanente, les fiches de saisie TAM.
Profils recherchés
- Qualités rédactionnelles,
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...) et de gestion, spécifiques au sein de la collectivité (Notes, Nabucco, Grand Angle, edelib ...),
- Maîtrise des programmes du service,
- Connaissance des programmes mis en œuvre au sein de la Direction et des modalités d'intervention d'une collectivité publique sur le champ de l'accompagnement des entreprises,
- Connaissances du secteur concerné et des acteurs.
- Réactivité.
SAVOIR-ETRE :
- Rigueur, précision, méthode, organisation,
- Capacité d'initiatives, d'anticipation et être force de proposition,
- Autonomie,
- Sens relationnel,
- Esprit d'équipe.
PARTICULARITÉS DU POSTE
Poste télétravaillable selon protocole
Résidence administrative du poste : Lyon (69)
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...) et de gestion, spécifiques au sein de la collectivité (Notes, Nabucco, Grand Angle, edelib ...),
- Maîtrise des programmes du service,
- Connaissance des programmes mis en œuvre au sein de la Direction et des modalités d'intervention d'une collectivité publique sur le champ de l'accompagnement des entreprises,
- Connaissances du secteur concerné et des acteurs.
- Réactivité.
SAVOIR-ETRE :
- Rigueur, précision, méthode, organisation,
- Capacité d'initiatives, d'anticipation et être force de proposition,
- Autonomie,
- Sens relationnel,
- Esprit d'équipe.
PARTICULARITÉS DU POSTE
Poste télétravaillable selon protocole
Résidence administrative du poste : Lyon (69)
Contact et modalités de candidature
Contact
0426734463
Informations complémentaires
Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant la date limite, en postulant sur le site de la Région Auvergne-Rhône-Alpes: maregionrecrute.auvergnerhonealpes.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.