Contexte :
La ville de Caluire-et-Cuire est une commune de plus de 43 000 habitants située au cœur de la Métropole de Lyon. Attractive et dynamique, elle compte environ 600 agents permanents et ne cesse de s'interroger sur l’amélioration continue de la qualité du service aux usagers tout en veillant à la responsabilisation, au développement des compétences et au bien-être de ses agents au travail.

Missions :

Sous la direction du responsable de service Éducation, et en binôme avec un autre gestionnaire, le gestionnaire administratif et financier affaires scolaires assure la gestion administrative et financière d’un portefeuille de groupes scolaires placé sous sa responsabilité. Le gestionnaire est l’interlocuteur privilégié de la direction de l’école, des coordonnateurs périscolaires, et des autres services municipaux dans le suivi quotidien de la vie et le fonctionnement de l’école.

Activités :

-Assurer la gestion quotidienne de la relation Ville/Écoles :
accueil téléphonique du Service Éducation
traitement et suivi des courriers (demandes Toodego, courriels) en lien avec les autres services municipaux (CTM, Simplicité)
mise à jour des supports de communication à destination de l’éducation Nationale (guide du directeur, campagne de commandes..) et transmission d’informations auprès des écoles publiques et privées
préparation des conseils d’école (réception et traitement des demandes portées à l’ordre du jour, préparation de la fiche élu, invitation des élus…)
gestion, paramétrage et distribution des badges d’accès dédiés aux personnels des écoles

En lien avec la Cellule Administrative et Financière de la DGA Services à la population, le gestionnaire assure le suivi administratif et financier de la vie scolaire :

-Gestion financière des moyens alloués aux groupes scolaires 
gestion des commandes et achats des écoles : engagements, bons de commande et suivi des crédits scolaires et périscolaires
vérification et validation des factures
instruction des demandes et attribution de subventions,
suivi des marchés publics (transport, mobilier, fournitures, livres et matériel pédagogiques...)
aide à la préparation et au suivi de l’exécution budgétaire

-Organisation et suivi des activités pédagogiques menées sur le temps scolaire :
préparation et facturation des classes découvertes
gestion des transports relatifs aux sorties pédagogiques occasionnelles et récurrentes (activités piscine/vélo)

-Gestion administrative :
préparation des arrêtés municipaux
suivi des conventions d’occupation des locaux scolaires (en lien avec le service Vie associative)
suivi des effectifs scolaires et instruction des demandes de dérogations
suivi administratif du SMA en lien avec la circonscription
suivi administratif de l’instruction en famille
gestion et archivage des dossiers (GED)

-Appui administratif de l’équipe de direction du service et suppléance du binôme en cas d’absence, pour garantir la continuité de service.

Profil :

Connaissances et compétences
Maîtrise des procédures administratives, financières et comptables des collectivités territoriales
Rigueur et sens de l’organisation
Maîtrise (ou connaissance) des outils numériques
(Libre office, Axel, koloc, Sesame, Ciril Finances et
RH, Logiciels fournisseurs…)

Aptitudes et qualités
Sens du travail en équipe
Capacité à rendre compte
Sens du service public
Qualités relationnelles et sens de l’écoute
Disponibilité
Discrétion
Capacité à organiser son travail et à prendre des initiatives

Environnement relationnel
Internes : Elus, hiérarchie de la DGA, agents du service, cellule administrative et financière de la DGA Services à la Population, service SimpliCité, autres services municipaux.
Externes : établissements scolaires (écoles publiques et privées…), fournisseurs et prestataires de la Ville en lien avec le fonctionnement quotidien des écoles

Contraintes

- Garantir la continuité de l’accueil du service en coordination avec les autres agents du service,
Planning des congés à adapter en fonction du calendrier de l’année scolaire et des contraintes du service

Conditions de travail

- Un régime indemnitaire mensuel et une prime de fin d'année équivalente à la somme du traitement de base indiciaire et de l'indemnité de résidence.

- Une politique d'action sociale volontariste comprenant notamment des titres restaurant d'une valeur faciale de 7€ avec une participation employeur de 50% et un comité social culturel propre à la ville et permettant d'avoir accès à de nombreuses prestations qui peuvent constituer un vrai complément de rémunération.

- Une politique d'accompagnement aux parcours professionnels dynamique avec notamment, une école interne de préparation aux concours et examens professionnels.

- Temps de travail de 38h hebdomadaires avec 25 jours de congés annuels, 18 jours d’ARTT incluant la journée de solidarité et 2 jours de fractionnement attribués sous conditions.