Placé(e) sous la responsabilité directe du directeur de la DAECS et de son adjointe, l’assistant(e) aura à assurer la gestion administrative de la direction.

Vous aurez pour principales missions :

- Assurer un accueil téléphonique et physique, Transmettre des informations au sein du service,
- Rédiger des courriers et mails à partir de consignes écrites ou orales, gestion du courrier sur le logiciel interne Kolok,
- Rédiger et mettre en œuvre des procédures et des notes de service,
- Réceptionner et contrôler les demandes de cartes « Ecully Famille », en lien avec le prestataire de restauration Sodexo,
- Assurer un suivi à travers l’élaboration et le pilotage de tableau de bord Excel,
- Réaliser des demandes d’intervention techniques via le logiciel d’intervention As-Tech,
- Saisir les présences pour le planning des Titres Restaurants et les transmettre aux ressources humaines pour les agents du Pôle administratif, pour les ATSEM, pour les animateurs et les manageurs des écoles,
- Saisir les heures de vacations et les heures supplémentaires des agents et les transmettre aux ressources humaines,
- Tenir le tableau des effectifs pour le temps de cantine en lien avec chaque manageurs d’école et quotidiennement avec le prestataire de Restauration Sodexo,
- Participer à la préparation et au suivi des conseils d’école :
o Elaborer le suivi post-conseils à partir des PV ou compte rendus, suivant un modèle, et le partager ; veiller à l’avancement de ce tableau au niveau des différents référents, en particulier auprès des services techniques
o Préparer les documents avant conseils sur la base des ordres du jour transmis par chaque école (ordres du jour retravaillés incluant d’autres sujets à traités comme l’informatique, le mobilier, …)
o Elaborer le rétroplanning préparatoire de chaque conseil pour chaque trimestre en le partageant avec les managers, les écoles, la responsable Education et l’élue référente ; veiller à son avancement.
- Assurer un soutien administratif pour la préparation de conseils municipaux

Les savoir-faire :
- Expérience similaire sur le même type de poste
- Technique d’assistante et de secrétariat (note – expression écrite et orale)
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Pack Office)
- Connaissance d’un ou plusieurs logiciels utilisés (BERGER LEVRAULT), appréciée
- Outils de suivi : retro-planning et tableaux de bord
- Renseigner et diriger les différents interlocuteurs
- Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités
- Organisation du classement et des documents du service

Les savoir-faire comportementaux :
- Travail en équipe – communication
- Personne volontaire
- Réactivité – organisation, gestion du temps et rigueur
- Anticipation, adaptation, autonomie
- Discrétion