Agent de gestion dossier individuel - 12156
Offre n° O069240611000365
Publiée le 02/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place Louis Pradel, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
Au sein de la délégation générale aux ressources humaines et au dialogue social (DGRHDS), la direction de l’administration des personnels a en charge la gestion administrative du personnel (300 M€ de budget, 7500 postes permanents, 11 000 paies mensuelles). Regroupant 3 services (Conseil et Gestion administrative du personnel, Carrières, Rémunération), elle compte environ 60 agents.
Au sein du service Carrières, le pôle Retraites-DAI (Dossiers Administratifs Individuels) comprend 2 unités : retraites et UDI (Unité Dossier Individuel).
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.
Au sein de la délégation générale aux ressources humaines et au dialogue social (DGRHDS), la direction de l’administration des personnels a en charge la gestion administrative du personnel (300 M€ de budget, 7500 postes permanents, 11 000 paies mensuelles). Regroupant 3 services (Conseil et Gestion administrative du personnel, Carrières, Rémunération), elle compte environ 60 agents.
Au sein du service Carrières, le pôle Retraites-DAI (Dossiers Administratifs Individuels) comprend 2 unités : retraites et UDI (Unité Dossier Individuel).
Missions / conditions d'exercice
Placé-e sous l’autorité du responsable du pôle Retraites – Dossier Individuel et du responsable de l’Unité Dossier Individuel, vous assurez des missions polyvalentes dans le domaine du contenu et de l’archivage des dossiers administratifs individuels (DAI) du personnel de la Ville de Lyon.
Gestion et mise à jour du dossier administratif individuel
- Trier, classer et vérifier la conformité des différentes pièces administratives individuelles produites par les directions et services de la DGRH ainsi que les directions locales, destinées à être insérées dans le dossier administratif individuel des agents concernés et dans la GED,
- Organiser, selon le plan de classement existant, le contenu des dossiers administratifs individuels,
- Gérer le prêt du dossier administratif individuel (DAI) : réceptionner la demande de prêt, sortir le dossier par l’intermédiaire du transstockeur, inscrire la demande de prêt et le retour du dossier administratif individuel dans les tableaux de suivi Excel selon la procédure établie.
- Ranger dans les bacs du transstockeur les dossiers nouvellement créés, en contrôlant la saisie du numéro de bac sur Astre.
- Répondre aux demandes de transmission de documents présents dans le DAI par les équipes RH de proximité,
Dans le cadre de la transmission dématérialisée de certains documents administratifs à la Préfecture (obligation réglementaire) : Enregistrement, numérisation des pièces identifiées
- Réceptionner, contrôler la conformité et numériser les pièces administratives de gestion du DAI (arrêtés, contrats principalement) selon les règles en vigueur,
- Renseigner les tableaux de suivi Excel des actes produits par les SRH transmis à la Préfecture,
- Télétransmettre les actes dans le cadre du contrôle de légalité par le biais de FAST Act (clé sécurisée nominative) et dans le respect des règles existantes,
- Enregistrer l’acte visé par la Préfecture dans la GED,
- Transmettre les tableaux Excel créés chaque semaine pour publication au bulletin municipal officiel (BMO).
Suivi et sécurisation de l’activité de l’Unité :
- Renseigner les outils de suivi de l’Unité
- Participer à la rédaction des MODOP
- Rendre-compte à la hiérarchie et alerter en cas de difficulté
Envoi des dossiers de mutation :
- Garantir la complétude du dossier avant son envoi conformément au MODOP
- Rédiger le courrier d’accompagnement
- S’assurer de la bonne réception du DAI par la nouvelle collectivité
Préparation à l’archivage du dossier administratif individuel
- Préparer l’archivage définitif des dossiers administratifs des agents en fin de fonction après fiabilisation des informations contenues sur la liste (contrôle via Astre RH)
- Faire le lien avec la personne en charge de l’archivage pour permettre le préarchivage des dossiers (environ 700 dossiers archivés par an).
Création de dossier :
- Créer les dossiers des nouveaux agents entrants dans la collectivité conformément au plan de classement établi (contrôle absence de doublon du dossier, présence des pièces obligatoires pour constituer le fond de dossier etc.)
- Attribuer un numéro de bac au dossier, et en effectuer la saisie sur Astre
A titre ponctuel, d’autres missions peuvent être confiées afin de garantir la continuité du service. Une contribution est également attendue sur les différents projets pouvant être portés par l’Unité ou le Service.
Gestion et mise à jour du dossier administratif individuel
- Trier, classer et vérifier la conformité des différentes pièces administratives individuelles produites par les directions et services de la DGRH ainsi que les directions locales, destinées à être insérées dans le dossier administratif individuel des agents concernés et dans la GED,
- Organiser, selon le plan de classement existant, le contenu des dossiers administratifs individuels,
- Gérer le prêt du dossier administratif individuel (DAI) : réceptionner la demande de prêt, sortir le dossier par l’intermédiaire du transstockeur, inscrire la demande de prêt et le retour du dossier administratif individuel dans les tableaux de suivi Excel selon la procédure établie.
- Ranger dans les bacs du transstockeur les dossiers nouvellement créés, en contrôlant la saisie du numéro de bac sur Astre.
- Répondre aux demandes de transmission de documents présents dans le DAI par les équipes RH de proximité,
Dans le cadre de la transmission dématérialisée de certains documents administratifs à la Préfecture (obligation réglementaire) : Enregistrement, numérisation des pièces identifiées
- Réceptionner, contrôler la conformité et numériser les pièces administratives de gestion du DAI (arrêtés, contrats principalement) selon les règles en vigueur,
- Renseigner les tableaux de suivi Excel des actes produits par les SRH transmis à la Préfecture,
- Télétransmettre les actes dans le cadre du contrôle de légalité par le biais de FAST Act (clé sécurisée nominative) et dans le respect des règles existantes,
- Enregistrer l’acte visé par la Préfecture dans la GED,
- Transmettre les tableaux Excel créés chaque semaine pour publication au bulletin municipal officiel (BMO).
Suivi et sécurisation de l’activité de l’Unité :
- Renseigner les outils de suivi de l’Unité
- Participer à la rédaction des MODOP
- Rendre-compte à la hiérarchie et alerter en cas de difficulté
Envoi des dossiers de mutation :
- Garantir la complétude du dossier avant son envoi conformément au MODOP
- Rédiger le courrier d’accompagnement
- S’assurer de la bonne réception du DAI par la nouvelle collectivité
Préparation à l’archivage du dossier administratif individuel
- Préparer l’archivage définitif des dossiers administratifs des agents en fin de fonction après fiabilisation des informations contenues sur la liste (contrôle via Astre RH)
- Faire le lien avec la personne en charge de l’archivage pour permettre le préarchivage des dossiers (environ 700 dossiers archivés par an).
Création de dossier :
- Créer les dossiers des nouveaux agents entrants dans la collectivité conformément au plan de classement établi (contrôle absence de doublon du dossier, présence des pièces obligatoires pour constituer le fond de dossier etc.)
- Attribuer un numéro de bac au dossier, et en effectuer la saisie sur Astre
A titre ponctuel, d’autres missions peuvent être confiées afin de garantir la continuité du service. Une contribution est également attendue sur les différents projets pouvant être portés par l’Unité ou le Service.
Profils recherchés
Pour mener à bien les missions du poste vous pouvez compter sur votre méthode et rigueur, votre sens du travail en équipe, ainsi que sur votre adaptabilité et polyvalence.
Vous savez faire un classement alphabétique et numérique, identifier les différents documents administratifs composant un dossier individuel et si possible connaissez la règlementation applicable aux dossiers administratifs individuels,
Vous avez des notions de base des règles d’archivage des documents administratifs, du statut de la fonction publique et des règles relatives à l’accès aux documents administratifs, Enfin, vous pratiquez les logiciels bureautiques et métiers (Astre RH, Word, Excel, Outlook, Skype, FAST Act).
Enfin, vous avez le sens de la discrétion et de la confidentialité stricte,
CONTRAINTES DU POSTE :
- Torsion constante du corps avec de la manipulation quotidienne de dossiers administratifs individuels pouvant être parfois importants en volume (plusieurs tomes) et en poids (autour de 4 kg)
- Environnement de travail bruyant dû à l’utilisation d’une machine de stockage des dossiers (transstockeur) si l’on est dans ce local
- Travail en partie dans un espace clos et restreint sans vue sur l’extérieur (1 fenêtre et 1 porte donnant sur un couloir)
Conditions de travail :
25 jours de congés annuels et 2 jours de fractionnement
38h45/semaine et 21 jours RTT par an
Télétravail possible à raison de 2 jours par semaine maximum ou 8 jours/mois
Avantages :
• Titres-restaurant 8,50 €/titre
• Primes annuelles
• Participation transports en commun 75%
• Forfait mobilités durables jusqu'à 300 €/an
• Participation employeur à la complémentaire santé et prévoyance
• Comité des Œuvres Sociales
• Formations
Vous savez faire un classement alphabétique et numérique, identifier les différents documents administratifs composant un dossier individuel et si possible connaissez la règlementation applicable aux dossiers administratifs individuels,
Vous avez des notions de base des règles d’archivage des documents administratifs, du statut de la fonction publique et des règles relatives à l’accès aux documents administratifs, Enfin, vous pratiquez les logiciels bureautiques et métiers (Astre RH, Word, Excel, Outlook, Skype, FAST Act).
Enfin, vous avez le sens de la discrétion et de la confidentialité stricte,
CONTRAINTES DU POSTE :
- Torsion constante du corps avec de la manipulation quotidienne de dossiers administratifs individuels pouvant être parfois importants en volume (plusieurs tomes) et en poids (autour de 4 kg)
- Environnement de travail bruyant dû à l’utilisation d’une machine de stockage des dossiers (transstockeur) si l’on est dans ce local
- Travail en partie dans un espace clos et restreint sans vue sur l’extérieur (1 fenêtre et 1 porte donnant sur un couloir)
Conditions de travail :
25 jours de congés annuels et 2 jours de fractionnement
38h45/semaine et 21 jours RTT par an
Télétravail possible à raison de 2 jours par semaine maximum ou 8 jours/mois
Avantages :
• Titres-restaurant 8,50 €/titre
• Primes annuelles
• Participation transports en commun 75%
• Forfait mobilités durables jusqu'à 300 €/an
• Participation employeur à la complémentaire santé et prévoyance
• Comité des Œuvres Sociales
• Formations
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation
Si dans un délai dépassant les 45 jours suivants le dépôt de votre candidature, vous restez sans nouvelle de notre part, veuillez considérer qu'elle n'a pas été retenue pour ce poste. Nous vous encourageons néanmoins à continuer de consulter nos offres d'emploi, et vous remercions de l’intérêt porté à la Ville de Lyon.
Si dans un délai dépassant les 45 jours suivants le dépôt de votre candidature, vous restez sans nouvelle de notre part, veuillez considérer qu'elle n'a pas été retenue pour ce poste. Nous vous encourageons néanmoins à continuer de consulter nos offres d'emploi, et vous remercions de l’intérêt porté à la Ville de Lyon.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.