Commune de l’Ouest lyonnais, FRANCHEVILLE, environ 15 000 habitants, très attachée à son environnement, veille tout particulièrement à son cadre et à sa qualité de vie. Reconnue Ville fleurie, Ville active et sportive, Francheville est dotée de nombreux services à la population.

Le Responsable coordonne les activités du Service Population et manage une équipe de 5 agents (3 agents d’état civil, 1 agent d’accueil, 1 agent en charge de l’agence postale).
En tant qu’officier d’état civil, le Responsable apporte son expertise dans l’instruction des dossiers dé-posés par les administrés.

Plus particulièrement dans le contexte de la réouverture de la mairie dans des locaux entièrement rénovés et réaménagés, il insuffle une dynamique positive pour promouvoir un accueil de qualité et organise l’offre de services dédiés à la population : accueil général, état civil, funéraire, élections et CNI/passeports depuis la mise en place d’un dispositif de recueil en novembre 2023.

MISSIONS ET ACTIVITÉS DU POSTE :

Encadrement et management du service :
• Coordination des équipes, organisation des missions des collaborateurs, gestion des plannings, animation des réunions hebdomadaires du service ;
• Suivi des procédures de travail existantes et étudie les opportunités de les faire évoluer en proposant la mise en place de procédures nouvelles ;
• Développer la polyvalence des agents ;
• Préparation et suivi du budget ;
• Gestion de la veille juridique au sein du service (mise en place des procédures à mettre en œuvre pour une veille juridique efficace, centralisation des informations récoltées par la personne en charge de faire les recherches, gestion de la diffusion de la veille juridique).
• Développement de nouveaux projets en lien avec la dématérialisation des actes et procédures notamment.

Développer un accueil de qualité à destination de la population :
• Instruire et constituer les actes d’état civil ;
• Délivrer les livrets de famille ;
• Tenir à jour les registres d’état civil ;
• Effectuer diverses tâches : autorisation de débit de boissons, recensement militaire, affichage divers…
• Recueil des demandes de titres d’identité ;
• Gestion des plannings de rendez-vous des titres d’identité

Missions en matière électorale :
• Définir l'organisation des bureaux de vote.
• Tenir les listes électorales à jour ;
• Organiser la préparation des scrutins ;
• Tenir la permanence électorale les jours de scrutins ;
• Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées aux scrutins ;
• Préparer le tirage au sort des jurés d’Assises et en assurer le suivi ;

Gestion des cimetières :
• Renouvellement et ventes de concessions ;
• Actualisation des tarifs de concessions ;
• Gestion des reprises de concessions avec gardien des cimetières ;
• Vérification des factures ;
• Traitement des demandes de travaux et d’inhumation ;
• Suivi du nombre d’emplacement disponibles dans les 2 cimetières communaux ;
• Participation au suivi des projets d’investissement d’agrandissement, extension création de cimetière ou d’aménagement de cimetière.

COMPÉTENCES / SAVOIRS REQUIS :

Savoirs et savoir-faire :
• Capacités managériale et organisationnelle confirmées
• Maîtriser les procédures administratives, la législation, l’Information générale relative à l'état civil (IGREC), les conventions internationales en état civil, les règles communes à la rédaction des actes d'état civil ;
• Maîtriser la législation funéraire ;
• Maîtriser la législation électorale ;
• Techniques rédactionnelles administratives ;
• Très bonnes capacités organisationnelles ;

Savoir-être :
• Qualités relationnelles avérées : empathie et discrétion notamment ;
• Avoir le sens de l’accueil du public ;
• Très bonnes capacités d’adaptation et de réactivité face aux imprévus notamment.
CONDITIONS DE TRAVAIL
Lieu de travail : Hôtel de Ville - 1 rue du Robert - 69340 FRANCHEVILLE
Temps de travail et particularités : 37 heures 30 — horaires avec amplitude variable en fonction des obligations de service + 4 heures le samedi matin (2 x par mois)
Risques professionnels :
Conditions d’exercice : bureau individuel