Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

La proximité, dans la relation aux habitants-es comme dans la mise en œuvre des politiques publiques, est un élément central du mandat municipal 2020-2026.
Le 9e arrondissement compte une population de plus de 53 000 habitants. La mairie du 9e est composée de 35 agents dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants. Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.
Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes :
- L’identité et la citoyenneté : titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement
- La famille : petite enfance, scolaire, logement social, séniors
- La vie locale : conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme
L’organisation est scindée en un service (Population) et 2 pôles (Missions décentralisées et Vie locale, Sports, Logistique). La Mairie est administrée par un Conseil d’arrondissement de 27 membres présidé par la maire d’arrondissement. Elle gère une annexe située au sein de la MDML Duchère, 4 salles polyvalentes transférées de grande capacité ainsi que 4 petites maisons associatives, 5 gymnases, 3 stades et 6 crèches.

Sous la responsabilité du responsable du pôle Missions décentralisées vous avez pour principale mission l’accueil du public, la délivrance et la gestion de prestations diverses liées à la petite enfance, au scolaire, au logement social, aux salles gérées par l’arrondissement. L’équipe composée de 4 agents, assume l’accueil du public. L’activité étant cyclique selon les domaines, la responsable organise la répartition des dossiers thématiques.
Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre réglementaire.

VOS ACTIVITES PRINCIPALES :
Assurer le premier accueil présentiel et téléphonique des usagers du pôle Missions décentralisées :
- Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes.
-Connaissances réglementaires et législatives -Rigueur professionnelle -Adapter son mode relationnel au public concerné et à la situation.
- Prendre les rendez-vous pour les formalités réalisées par le pôle.
- Rechercher et diffuser une information vérifiée afin de lutter contre le non-recours aux droits auprès du public.
- Appliquer de manière rigoureuse les procédures pour garantir l’équité de traitement des usagers.
- Travailler en équipe et en réseau avec les partenaires internes et externes.
- Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu.
- Renforcer le pré-accueil de la mairie en cas de besoin.

Donner les informations de 1er niveau afin d’orienter vers les bons interlocuteurs/structures.
- Faciliter l’accès aux démarches numériques en accompagnant les publics éloignés du numérique.
- Gestion des messageries génériques.

Réaliser le recueil, traitement et enregistrement des dossiers liés aux activités du pôle Missions décentralisées.
ACTIVITES DE SUIVI DE DOSSIERS THEMATIQUES :
Participation à la Gestion des demandes liées au domaine du scolaire, du Point Accueil Information Petite Enfance, des demandes de logement social, des demandes de salles associatives :
- Assurer la centralisation des demandes établies en mairie, leur traitement et leur transmission à l’élu et à la direction de thématique dans les délais impartis, en assurant une pré-analyse des demandes.
- Aider à la diffusion des directives liées aux domaines auprès des différents services de la Mairie du 9e.
- Anticiper et planifier les campagnes pour la gestion de son temps de travail.
- Préparer les commissions ou réunions thématiques (tableau, statistiques etc.)
- Repérer les situations qui nécessitent une expertise et un soutien social (renvoi vers les partenaires).

Préparation et suivi des Assemblées de la Mairie en lien avec l’agent identifié Assemblées.
- Organiser et planifier les séances du conseil d’arrondissement: ordre du jour, convocations, comptes rendus, affichage légal.
- Assurer le suivi des délibérations et des arrêtés du Maire.

Accès direct – Expérience professionnelle de 6 mois à 2 ans
Connaissances techniques :
Connaissance de l’arrondissement, de l’institution ville de Lyon et des partenaires institutionnels
Connaissance des différents canaux d’entrée, de l’organisation et du fonctionnement des services
Maîtrise des outils bureautiques et logiciels spécifiques : E-Sirius, Planitec, Airdelib, Maelis, Selligent, Astre …
Savoir-faire :
Techniques d’écoute active et d’accueil du public
Techniques d’expression écrite et orale
Savoir-être
Sens de l’organisation et de l’esprit d’équipe
Diplomatie et empathie
Discrétion professionnelle, confidentialité des informations relatives aux personnes