Accueil/Secrétariat Général/Assistante RH
Offre n° O068241107000726
Publiée le 07/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
70 rue charles de gaulle, Saint-Amarin (Haut-Rhin)
Poste à pourvoir le
04/01/2025
Date limite de candidature
07/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Offrir un accueil de qualité afin de donner une bonne première image de la Communauté de communes et assister la direction générale et différents services pour garantir un bon fonctionnement de la collectivité, notamment dans le suivi et la préparation des réunions communautaires (Bureaux + Conseils).
Missions / conditions d'exercice
SECRETARIAT GENERAL
Assurer des activités de secrétariat/assistance pour la Direction :
- Saisir et mettre en forme des documents informatiques, (courriers, tableaux, arrêtés de la Direction,
- Déclaration et suivi des sinistres auprès des assurances
- Réceptionner le courrier et les colis et les diffuser dans les services,
- Procéder à la mise à jour des coordonnées des contacts (tableur contact, fichier général sur Outlook…),
- Photocopier certains documents en nombre (parfois conséquents),
- Mettre les documents à la signature et les envoyer aux personnes concernées, faire les copies nécessaires, enregistrer les documents dans le chrono.
- Se charger de la reliure de tous les registres
- Trier, imprimer, classer, numériser et préparer les documents nécessaires aux séances des instances communautaires et aux manifestations protocolaires.
Veiller en alternance à la bonne préparation et au bon suivi des réunions et instances communautaires officielles (réunions, Bureaux et Conseils) :
- Préparer et gérer les comptes-rendus, les procès-verbaux, les extraits des décisions et délibérations, et les registres annuels des Bureaux et des Conseils et mise en forme des rapports.
- Transmettre au contrôle de légalité via la plateforme dématérialisée les documents nécessaires (actes, arrêtés, délibérations)
- Organiser les réunions: préparer les salles, planifier la venue des prestataires extérieurs (traiteurs, services, ménages…).
Assurer les fournitures du siège et de l’office de tourisme :
- Gérer et suivre les stocks de matériels et fournitures courantes de bureau (notamment les agendas) et autres (exemple café, boissons pour réunions etc…
RESSOURCES HUMAINES :
- Suivre les demandes d'emploi, les candidatures et la procédure de recrutement,
- Réaliser la publication et la clôture des annonces,
- Effectuer un premier niveau d'analyse de candidatures, assister, le cas échéant, aux recrutements,
- Rédiger les courriers administratifs nécessaires (réponses aux candidats),
- Saisir les absences (congés, maladies, autorisations spéciales d’absence, CET),
- Saisir les arrêts de travail dans le logiciel dédié et ceux destinés aux assureurs,
- Gérer les visites préalables d’embauche et le suivi médical des agents,
- Saisie des fiches de postes,
- Recherche des données dont la RH et/ou la Direction a besoin (données BL, fiches de postes…),
- Participer au CST en temps que secrétaire,
- Organisation de la réunion du CST (convocation et PJ),
- Mise sous plis des bulletins de salaire,
- Rapport d’activités de la partie RH
- Rapport Social Unique en lien avec la RH (à raison de 15 jours par an)
- Inscription des agents au GAS et suivi des demandes
- Pré-inscription des formations des agents (CNFPT)
- Ordre de mission annuel et temporaire
ACCUEIL :
- Accueillir les interlocuteurs par téléphone et rechercher le correspondant dédié, transmettre l’appel en procédant aux filtrages nécessaires, prendre les messages si nécessaires,
- Accueillir physiquement les visiteurs, les orienter, et procéder aux filtrages nécessaires.
Assurer des activités de secrétariat/assistance pour la Direction :
- Saisir et mettre en forme des documents informatiques, (courriers, tableaux, arrêtés de la Direction,
- Déclaration et suivi des sinistres auprès des assurances
- Réceptionner le courrier et les colis et les diffuser dans les services,
- Procéder à la mise à jour des coordonnées des contacts (tableur contact, fichier général sur Outlook…),
- Photocopier certains documents en nombre (parfois conséquents),
- Mettre les documents à la signature et les envoyer aux personnes concernées, faire les copies nécessaires, enregistrer les documents dans le chrono.
- Se charger de la reliure de tous les registres
- Trier, imprimer, classer, numériser et préparer les documents nécessaires aux séances des instances communautaires et aux manifestations protocolaires.
Veiller en alternance à la bonne préparation et au bon suivi des réunions et instances communautaires officielles (réunions, Bureaux et Conseils) :
- Préparer et gérer les comptes-rendus, les procès-verbaux, les extraits des décisions et délibérations, et les registres annuels des Bureaux et des Conseils et mise en forme des rapports.
- Transmettre au contrôle de légalité via la plateforme dématérialisée les documents nécessaires (actes, arrêtés, délibérations)
- Organiser les réunions: préparer les salles, planifier la venue des prestataires extérieurs (traiteurs, services, ménages…).
Assurer les fournitures du siège et de l’office de tourisme :
- Gérer et suivre les stocks de matériels et fournitures courantes de bureau (notamment les agendas) et autres (exemple café, boissons pour réunions etc…
RESSOURCES HUMAINES :
- Suivre les demandes d'emploi, les candidatures et la procédure de recrutement,
- Réaliser la publication et la clôture des annonces,
- Effectuer un premier niveau d'analyse de candidatures, assister, le cas échéant, aux recrutements,
- Rédiger les courriers administratifs nécessaires (réponses aux candidats),
- Saisir les absences (congés, maladies, autorisations spéciales d’absence, CET),
- Saisir les arrêts de travail dans le logiciel dédié et ceux destinés aux assureurs,
- Gérer les visites préalables d’embauche et le suivi médical des agents,
- Saisie des fiches de postes,
- Recherche des données dont la RH et/ou la Direction a besoin (données BL, fiches de postes…),
- Participer au CST en temps que secrétaire,
- Organisation de la réunion du CST (convocation et PJ),
- Mise sous plis des bulletins de salaire,
- Rapport d’activités de la partie RH
- Rapport Social Unique en lien avec la RH (à raison de 15 jours par an)
- Inscription des agents au GAS et suivi des demandes
- Pré-inscription des formations des agents (CNFPT)
- Ordre de mission annuel et temporaire
ACCUEIL :
- Accueillir les interlocuteurs par téléphone et rechercher le correspondant dédié, transmettre l’appel en procédant aux filtrages nécessaires, prendre les messages si nécessaires,
- Accueillir physiquement les visiteurs, les orienter, et procéder aux filtrages nécessaires.
Profils recherchés
SAVOIR : CONNAISSANCES TECHNIQUES ET FORMATION
- Connaissance du fonctionnement de la Communauté de Communes, de l’environnement institutionnel
- Connaissance de la structure (missions des agents)
- Connaissance du cadre de classement
- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- Droits et devoirs de la fonction publique territoriale
SAVOIR-FAIRE : TECHNIQUE ET METHODOLOGIQUE
- Maîtrise des outils bureautiques et du matériel d’affranchissement,
- Savoir utiliser le logiciel IXBUS,
- Savoir rédiger les différents documents officiels de la Communauté de Communes (procès-verbaux, comptes-rendus, registres…),
- Savoir assurer un accueil téléphonique et physique de qualité,
- Savoir chercher les informations et les mettre en application,
- Savoir comprendre une demande, aiguiller tous les appels ou à toutes les demandes de renseignement vers le bon service,
- Savoir gérer les conflits,
- Savoir mettre en œuvre les techniques de rédaction et de mise en page du courrier administratif,
- Respect de l’autorité hiérarchique.
SAVOIR-ETRE : QUALITÉS PERSONNELLES ET SOURCES DE MOTIVATIONS
- Capacités d’organisation, de hiérarchisation des différentes tâches, d’anticipation et d’adaptabilité
- Capacité à être autonome, rigoureux et méthodique
- Avoir l’esprit d’analyse et de synthèse
- Aptitude au travail d’équipe
- Avoir le sens du service public : savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande et y répondre
- Donner une image positive de son service et de la Communauté de Communes en général
- Sourire, politesse et amabilité
- Diplomatie, patience et courtoisie
- Gestion du stress et de ses émotions
- Avoir le sens de l’écoute
- Savoir communiquer en public et établir une relation de confiance avec ses interlocuteurs
- Savoir respecter l’usager
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité
- Être polyvalente et aider les différents services si besoin
- Sens de l’accueil et du service public
- Connaissance du fonctionnement de la Communauté de Communes, de l’environnement institutionnel
- Connaissance de la structure (missions des agents)
- Connaissance du cadre de classement
- Maîtrise de l’expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
- Droits et devoirs de la fonction publique territoriale
SAVOIR-FAIRE : TECHNIQUE ET METHODOLOGIQUE
- Maîtrise des outils bureautiques et du matériel d’affranchissement,
- Savoir utiliser le logiciel IXBUS,
- Savoir rédiger les différents documents officiels de la Communauté de Communes (procès-verbaux, comptes-rendus, registres…),
- Savoir assurer un accueil téléphonique et physique de qualité,
- Savoir chercher les informations et les mettre en application,
- Savoir comprendre une demande, aiguiller tous les appels ou à toutes les demandes de renseignement vers le bon service,
- Savoir gérer les conflits,
- Savoir mettre en œuvre les techniques de rédaction et de mise en page du courrier administratif,
- Respect de l’autorité hiérarchique.
SAVOIR-ETRE : QUALITÉS PERSONNELLES ET SOURCES DE MOTIVATIONS
- Capacités d’organisation, de hiérarchisation des différentes tâches, d’anticipation et d’adaptabilité
- Capacité à être autonome, rigoureux et méthodique
- Avoir l’esprit d’analyse et de synthèse
- Aptitude au travail d’équipe
- Avoir le sens du service public : savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande et y répondre
- Donner une image positive de son service et de la Communauté de Communes en général
- Sourire, politesse et amabilité
- Diplomatie, patience et courtoisie
- Gestion du stress et de ses émotions
- Avoir le sens de l’écoute
- Savoir communiquer en public et établir une relation de confiance avec ses interlocuteurs
- Savoir respecter l’usager
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité
- Être polyvalente et aider les différents services si besoin
- Sens de l’accueil et du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0389826001
Informations complémentaires
LIEU DE TRAVAIL : Siège
DEPLACEMENT : Ponctuels pour acheter des fournitures
HORAIRES :
Lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi : 8h00-12h00
Lundi, jeudi : 13h30-18h
Mardi : 14h00-18h00
Vendredi : 13h00-16h00
RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES : Les agents du siège, les élus, le DGS, la Gestionnaire RH.
RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES : Les usagers, les partenaires institutionnels et les mairies
PERMIS : Permis B obligatoire
CONTRAINTES PARTICULIERES
- Disponibilité vis-à-vis des usagers avec risque de tensions voire d’agressivité
- Répondre au téléphone à tout moment, nombreuses interruptions dans le travail (difficulté de rester concentrée)
- Longue présence en bureau sans s’absenter, rythme de travail exigé par la présence obligatoire pendant les moments d’accueil
- Présence d’autres agents et/ou usagers dans le bureau
DEPLACEMENT : Ponctuels pour acheter des fournitures
HORAIRES :
Lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi : 8h00-12h00
Lundi, jeudi : 13h30-18h
Mardi : 14h00-18h00
Vendredi : 13h00-16h00
RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES : Les agents du siège, les élus, le DGS, la Gestionnaire RH.
RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES : Les usagers, les partenaires institutionnels et les mairies
PERMIS : Permis B obligatoire
CONTRAINTES PARTICULIERES
- Disponibilité vis-à-vis des usagers avec risque de tensions voire d’agressivité
- Répondre au téléphone à tout moment, nombreuses interruptions dans le travail (difficulté de rester concentrée)
- Longue présence en bureau sans s’absenter, rythme de travail exigé par la présence obligatoire pendant les moments d’accueil
- Présence d’autres agents et/ou usagers dans le bureau
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.