Assistant (e) du service Dynamique commerciale, artisanale et industrielle, Gestionnaire des espaces culturels de Wesserling
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O068240814000479
Publiée le 14/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
70 rue charles de gaulle, Saint-Amarin (Haut-Rhin)
Poste à pourvoir le
10/10/2024
Date limite de candidature
14/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Habitat et politique de la ville >
Politique de la ville
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Assurer la gestion administrative du service dynamique commerciale, artisanale et industrielle. Gérer les espaces culturels en location.
Missions / conditions d'exercice
Assurer le bon fonctionnement du service.
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs du service,
- Réaliser diverses tâches administratives de secrétariat, mise en forme, rédaction, envoi de courriers.
- Travailler en partenariat avec les élus et le responsable de service.
Effectuer les tâches administratives en rapport avec la gestion des espaces d’entreprises
- Préparer les arrêtés du Président, les notes aux bureaux, les décisions et les délibérations nécessaires pour le service et procéder à leur exécution.
- Mise à jour et création d’outils de suivi des locations du parc de Wesserling et du parc de Malmerspach (bases de données, plans).
- Rédiger les baux, les conventions et tous les documents administratifs nécessaires aux locataires privés ou aux personnes morales (attestations de domiciliation de siège social, attestations résiliation de bail, fiche de remise clés, conventions transactionnelles…).
- Suivre la validité des attestations d’assurances locatives.
- Constituer les dossiers des locataires, numériser, transférer les dossiers en Trésorerie, classer et archiver des dossiers papiers et numériques.
- Facturer mensuellement les loyers des Espaces d’entreprises du parc de Wesserling et de Malmerspach et trimestriellement du site SAIC.
- Facturer annuellement les régularisations de charges locatives
- Participer à la gestion et au suivi des différents sites au quotidien
Gestion et promotion de l'offre immobilière de la collectivité.
- Participer à la promotion de l'offre immobilière économique de la Communauté de Communes (notamment par l'assistance à l'élaboration de communications spécifiques)
- Procéder à la communication (annonces bon coin...),
- Faire visiter les locaux,
- Renseigner sur les locaux et leur disponibilité,
- Réaliser de états des lieux, relever des compteurs, la remise des clés,
- Gérer les locaux et des locataires au quotidien,
- Suivre des impayés en lien avec la trésorerie, le service finances et le responsable de service
- Gérer des Relations avec AGIR concernant les plannings des femmes de ménage pour les espaces d’entreprises de Wesserling.
- Accompagner et conseiller le vice-président en charge du service dans la bonne gestion locative ou dans la vie des sites au quotidien
Lien avec les élus et plus particulièrement les vice-présidents,
- Elaborer des documents de suivi et de synthèse ainsi que d'aide à la décision.
- Faire remonter aux élus les demandes de location ou des problèmes éventuels
- Représenter les élus de la Communauté de Communes auprès des locataires ou autres interlocuteurs du service
Gestion des Espaces culturels de Wesserling, contact avec les associations et le centre d’Art engagé. - Etablir les plannings d’occupation des Espaces culturels de Wesserling, gestion des clés.
- Participer à la promotion de ces salles (communication...)
- Coordonner les demandes des différents usagers des salles (le centre d’art engagé, l’école de musique, les associations, les particuliers ou des porteurs de projet).
- Accueillir physiquement et téléphoniquement,
- Faire visiter les espaces culturels, expliquer le fonctionnement et l'environnement du site de Wesserling
- Répondre aux mails des privés et des organisateurs de mariage,
- Etablir des arrêtés de location des espaces culturels ainsi que les conventions d’occupation,
- Suivre les encaissements, gérer la régie de recettes, le carnet à souches et les chèques de caution,
- Facturer en fonction de l’occupation annuelle des associations,
- Etablir des plannings mensuels pour les femmes de ménage,
- Commander, gérer des stocks de produits ménagers de vaisselle, et l’entretien du matériel (lave-vaisselle, frigo, congélateur),
- Etablir l’état des lieux d’entrée et de sortie chaque week-end de manifestation privée,
- Vérifier l'état des salles après les occupations notamment associatives.
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs du service,
- Réaliser diverses tâches administratives de secrétariat, mise en forme, rédaction, envoi de courriers.
- Travailler en partenariat avec les élus et le responsable de service.
Effectuer les tâches administratives en rapport avec la gestion des espaces d’entreprises
- Préparer les arrêtés du Président, les notes aux bureaux, les décisions et les délibérations nécessaires pour le service et procéder à leur exécution.
- Mise à jour et création d’outils de suivi des locations du parc de Wesserling et du parc de Malmerspach (bases de données, plans).
- Rédiger les baux, les conventions et tous les documents administratifs nécessaires aux locataires privés ou aux personnes morales (attestations de domiciliation de siège social, attestations résiliation de bail, fiche de remise clés, conventions transactionnelles…).
- Suivre la validité des attestations d’assurances locatives.
- Constituer les dossiers des locataires, numériser, transférer les dossiers en Trésorerie, classer et archiver des dossiers papiers et numériques.
- Facturer mensuellement les loyers des Espaces d’entreprises du parc de Wesserling et de Malmerspach et trimestriellement du site SAIC.
- Facturer annuellement les régularisations de charges locatives
- Participer à la gestion et au suivi des différents sites au quotidien
Gestion et promotion de l'offre immobilière de la collectivité.
- Participer à la promotion de l'offre immobilière économique de la Communauté de Communes (notamment par l'assistance à l'élaboration de communications spécifiques)
- Procéder à la communication (annonces bon coin...),
- Faire visiter les locaux,
- Renseigner sur les locaux et leur disponibilité,
- Réaliser de états des lieux, relever des compteurs, la remise des clés,
- Gérer les locaux et des locataires au quotidien,
- Suivre des impayés en lien avec la trésorerie, le service finances et le responsable de service
- Gérer des Relations avec AGIR concernant les plannings des femmes de ménage pour les espaces d’entreprises de Wesserling.
- Accompagner et conseiller le vice-président en charge du service dans la bonne gestion locative ou dans la vie des sites au quotidien
Lien avec les élus et plus particulièrement les vice-présidents,
- Elaborer des documents de suivi et de synthèse ainsi que d'aide à la décision.
- Faire remonter aux élus les demandes de location ou des problèmes éventuels
- Représenter les élus de la Communauté de Communes auprès des locataires ou autres interlocuteurs du service
Gestion des Espaces culturels de Wesserling, contact avec les associations et le centre d’Art engagé. - Etablir les plannings d’occupation des Espaces culturels de Wesserling, gestion des clés.
- Participer à la promotion de ces salles (communication...)
- Coordonner les demandes des différents usagers des salles (le centre d’art engagé, l’école de musique, les associations, les particuliers ou des porteurs de projet).
- Accueillir physiquement et téléphoniquement,
- Faire visiter les espaces culturels, expliquer le fonctionnement et l'environnement du site de Wesserling
- Répondre aux mails des privés et des organisateurs de mariage,
- Etablir des arrêtés de location des espaces culturels ainsi que les conventions d’occupation,
- Suivre les encaissements, gérer la régie de recettes, le carnet à souches et les chèques de caution,
- Facturer en fonction de l’occupation annuelle des associations,
- Etablir des plannings mensuels pour les femmes de ménage,
- Commander, gérer des stocks de produits ménagers de vaisselle, et l’entretien du matériel (lave-vaisselle, frigo, congélateur),
- Etablir l’état des lieux d’entrée et de sortie chaque week-end de manifestation privée,
- Vérifier l'état des salles après les occupations notamment associatives.
Profils recherchés
SAVOIR : CONNAISSANCES TECHNIQUES ET FORMATION
- Connaissance du fonctionnement de la Communauté de Communes et de ses missions,
- Connaissances générales en matière de gestion locative, de législation et de contrats (différents types de baux et conventions),
- Connaissances générales en matière de finances publiques et comptabilité, en lien avec la mise en facturation des loyers et la régie des salles,
- Droits et devoirs de l'agent de la fonction publique territoriale.
SAVOIR-FAIRE : TECHNIQUE ET METHODOLOGIQUE
- Maitrise des outils bureautique et informatique,
- Connaissance du logiciel de facturation Berger Levrault
- Techniques de secrétariat et de rédaction des documents administratifs, capacité rédactionnelle,
- Savoir assurer un accueil physique ou téléphonique, savoir gérer les éventuels conflits,
- Savoir conduire une mission en lien avec le service et s'organiser pour y arriver,
- Respect de l'autorité hiérarchique,
- Être force de proposition auprès du chef de service et des élus,
SAVOIR-ETRE : QUALITES PERSONNELLES ET SOURCES DE MOTIVATIONS
- Capacités d'organisation, de hiérarchisation des différentes tâches et d'anticipation,
- Capacité à être autonome, rigoureuse et méthodique,
- Savoir prendre des initiatives,
- Avoir l'esprit d'analyse et de synthèse,
- Avoir le sens du service public et de l’accueil : savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande et y répondre (diplomatie, pédagogie, patience et courtoisie),
- Savoir gérer les situations de conflit ou les négociations,
- Savoir communiquer en public et établir une relation de confiance avec son interlocuteur,
- Donner une image positive de la Communauté de Communes et de son action,
- Aptitude au travail d'équipe,
- Etre polyvalente,
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité.
- Connaissance du fonctionnement de la Communauté de Communes et de ses missions,
- Connaissances générales en matière de gestion locative, de législation et de contrats (différents types de baux et conventions),
- Connaissances générales en matière de finances publiques et comptabilité, en lien avec la mise en facturation des loyers et la régie des salles,
- Droits et devoirs de l'agent de la fonction publique territoriale.
SAVOIR-FAIRE : TECHNIQUE ET METHODOLOGIQUE
- Maitrise des outils bureautique et informatique,
- Connaissance du logiciel de facturation Berger Levrault
- Techniques de secrétariat et de rédaction des documents administratifs, capacité rédactionnelle,
- Savoir assurer un accueil physique ou téléphonique, savoir gérer les éventuels conflits,
- Savoir conduire une mission en lien avec le service et s'organiser pour y arriver,
- Respect de l'autorité hiérarchique,
- Être force de proposition auprès du chef de service et des élus,
SAVOIR-ETRE : QUALITES PERSONNELLES ET SOURCES DE MOTIVATIONS
- Capacités d'organisation, de hiérarchisation des différentes tâches et d'anticipation,
- Capacité à être autonome, rigoureuse et méthodique,
- Savoir prendre des initiatives,
- Avoir l'esprit d'analyse et de synthèse,
- Avoir le sens du service public et de l’accueil : savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande et y répondre (diplomatie, pédagogie, patience et courtoisie),
- Savoir gérer les situations de conflit ou les négociations,
- Savoir communiquer en public et établir une relation de confiance avec son interlocuteur,
- Donner une image positive de la Communauté de Communes et de son action,
- Aptitude au travail d'équipe,
- Etre polyvalente,
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0389826001
Informations complémentaires
LIEU DE TRAVAIL
Au siège à Saint-Amarin
DEPLACEMENT
Déplacements fréquents, principalement sur le site de Wesserling.
HORAIRES
Temps complet 35h hebdomadaires.
RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES
Le président, le vice-président, le responsable du service, le DGS, la responsable des RH, ainsi que tous les agents de chaque service.
RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES
Les entreprises locataires, les particuliers ou associations locataires de salles, la Trésorerie, les porteurs de projets, les associations culturelles basées à Wesserling, les compagnies d'artistes basées à Wesserling, les acteurs du site de Wesserling ou Malmerspach, l'association AGIR.
PERMIS Permis B
CONTRAINTES PARTICULIERES
Nécessité de déplacements fréquents. Nombreuses interruptions dans le travail dues aux nombreux appels. Contact direct avec les locataires (parfois conflictuels) et avec les élus. Large spectre d'intervention. Sollicitations ponctuelles (visites, état des lieux, remise de clés...).Travail répétitif, pour la numérisation des documents la mise à jour des bases de données et rédaction des documents administratifs.
Au siège à Saint-Amarin
DEPLACEMENT
Déplacements fréquents, principalement sur le site de Wesserling.
HORAIRES
Temps complet 35h hebdomadaires.
RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES
Le président, le vice-président, le responsable du service, le DGS, la responsable des RH, ainsi que tous les agents de chaque service.
RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES
Les entreprises locataires, les particuliers ou associations locataires de salles, la Trésorerie, les porteurs de projets, les associations culturelles basées à Wesserling, les compagnies d'artistes basées à Wesserling, les acteurs du site de Wesserling ou Malmerspach, l'association AGIR.
PERMIS Permis B
CONTRAINTES PARTICULIERES
Nécessité de déplacements fréquents. Nombreuses interruptions dans le travail dues aux nombreux appels. Contact direct avec les locataires (parfois conflictuels) et avec les élus. Large spectre d'intervention. Sollicitations ponctuelles (visites, état des lieux, remise de clés...).Travail répétitif, pour la numérisation des documents la mise à jour des bases de données et rédaction des documents administratifs.
Adresse de l'employeur
COM. COM. VALLÉE DE SAINT-AMARIN
>70 rue charles de gaulle
68550 Saint-amarin
>70 rue charles de gaulle
68550 Saint-amarin
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.