Agent du réceptif de protocole
Offre n° O068240705000805
Publiée le 08/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Première commune haut-rhinoise et située dans une agglomération de 280 000 habitants, la Ville de Mulhouse est un des employeurs les plus importants d'Alsace. Elle compte 1600 agents et une centaine de métiers différents, dans de larges domaines de compétences et de responsabilités : jardinier, policier municipal, ATSEM, technicien de voirie, juriste, etc.
Lieu de travail
MULHOUSE
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
08/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
La direction Attractivité et Animation de la Ville de Mulhouse recherche un·e assistant·e de protocole.
Vous voulez contribuer à valoriser l’image de Mulhouse en pilotant la logistique et le suivi des réceptions programmées par la collectivité ?
Alors n’hésitez plus ! Rejoignez la #teammulhouse en intégrant l’unité Protocole de la ville de Mulhouse !
Vous voulez contribuer à valoriser l’image de Mulhouse en pilotant la logistique et le suivi des réceptions programmées par la collectivité ?
Alors n’hésitez plus ! Rejoignez la #teammulhouse en intégrant l’unité Protocole de la ville de Mulhouse !
Missions / conditions d'exercice
- préparer et coordonner les événements publics dans le respect des règles protocolaires et anticiper les besoins ;
- traiter les demandes de devis liées à tous les évènements ;
- coordonner et contribuer à la préparation de la logistique nécessaire à l'organisation d'une réception ;
- assurer le service lors des réceptions ;
- mettre à jour les fichiers fournisseurs, les états des stocks, les tableaux de valorisation et statistiques ;
- réaliser des cartons d'invitation et établir des listes d'invités ;
- participer aux réunions de reconnaissance sur le terrain en amont des évènements ;
- assurer le secrétariat courant du service.
- traiter les demandes de devis liées à tous les évènements ;
- coordonner et contribuer à la préparation de la logistique nécessaire à l'organisation d'une réception ;
- assurer le service lors des réceptions ;
- mettre à jour les fichiers fournisseurs, les états des stocks, les tableaux de valorisation et statistiques ;
- réaliser des cartons d'invitation et établir des listes d'invités ;
- participer aux réunions de reconnaissance sur le terrain en amont des évènements ;
- assurer le secrétariat courant du service.
Profils recherchés
Bonne connaissance de l'environnement institutionnel, connaissance des normes HACCP souhaitée et permis B indispensable.
Maîtrise des outils numériques du pack office : word, excel (avec macros), pwpt…, outil spécifique de conception graphique : indesign (formation possible).
Vous avez le sens des initiatives et du travail en équipe, vous savez gérer le stress. Vous êtes discret, réactif et rapidement autonome. Vous prenez des initiatives, êtes force de propositions, vous faites preuve d’adaptabilité et de disponibilité. Vous avez le souci de la qualité du service rendu.
Maîtrise des outils numériques du pack office : word, excel (avec macros), pwpt…, outil spécifique de conception graphique : indesign (formation possible).
Vous avez le sens des initiatives et du travail en équipe, vous savez gérer le stress. Vous êtes discret, réactif et rapidement autonome. Vous prenez des initiatives, êtes force de propositions, vous faites preuve d’adaptabilité et de disponibilité. Vous avez le souci de la qualité du service rendu.
Contact
Contact
0389325858
Lien de candidature
Informations complémentaires
Spécificités du poste : port de charges (matériel de réception). Travail possible en soirée et le week-end.
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle sur le cadre d’emplois des adjoints administratifs.
Organisation du travail : sur 5 jours/semaine, 37h50 et 17 jours RTT, CET.
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de service.
Avantages sociaux : Tickets restaurant, participation de l’employeur à la mutuelle et à la prévoyance, aides financières au déplacement domicile-travail, plateforme co-voiturage, prêts d’accession, carte de réduction sur les services de la Ville et de m2A.
Amicale du personnel (billetterie CE, chèques vacances, logements vacances, sections culturelles et sportives...).
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle sur le cadre d’emplois des adjoints administratifs.
Organisation du travail : sur 5 jours/semaine, 37h50 et 17 jours RTT, CET.
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de service.
Avantages sociaux : Tickets restaurant, participation de l’employeur à la mutuelle et à la prévoyance, aides financières au déplacement domicile-travail, plateforme co-voiturage, prêts d’accession, carte de réduction sur les services de la Ville et de m2A.
Amicale du personnel (billetterie CE, chèques vacances, logements vacances, sections culturelles et sportives...).
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.