Assistant d'adjoints au Maire
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O068231101257372
Publiée le 16/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Première commune haut-rhinoise et située dans une agglomération de 280 000 habitants, la Ville de Mulhouse est un des employeurs les plus importants d'Alsace. Elle compte 1600 agents et une centaine de métiers différents, dans de larges domaines de compétences et de responsabilités : jardinier, policier municipal, ATSEM, technicien de voirie, juriste, etc.
Lieu de travail
MULHOUSE
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
07/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la directrice du secrétariat général, vous êtes en charge d'assister les adjoints au Maire dans l'organisation matérielle de leurs activités, en lien étroit avec le Cabinet du Maire et les services relevant de leurs délégations.
Missions / conditions d'exercice
Au quotidien, vos missions au sein de la Ville de Mulhouse :
Organisation de l'agenda et organisation matérielle :
- Assurer le suivi de l'agenda des adjoints (invitations, représentations du Maire...)
- Planifier et mettre en place des réunions et des rendez-vous
- Organiser les repas de travail (demande de boissons, commande de plateaux repas...)
- Organiser les déplacements et gérer les frais de déplacement (ordres de missions...)
- Effectuer les photocopies, la reprographie et le classement de documents
- Gérer les besoins en fournitures
- Réceptionner, trier, attribuer et gérer le courrier entrant
- Répondre aux courriers et courriels d'invitations
- Préparer les dossiers en vue des réunions (recueillir les ordres du jour, les notes, procurations...)
- Publipostage des courriers aux personnes âgées et gestion de l'enveloppe en vue de la visite des adjoints et des CMD à l'occasion des anniversaires et des noces
- Suivi des courriers des adjoints réceptionnés dans ELISE
Accueil téléphonique et physique des visiteurs :
- Réception des appels téléphoniques destinés aux adjoints, filtrage, prise de messages et suivi.
- Accueil physique des rendez-vous
Organisation de l'agenda et organisation matérielle :
- Assurer le suivi de l'agenda des adjoints (invitations, représentations du Maire...)
- Planifier et mettre en place des réunions et des rendez-vous
- Organiser les repas de travail (demande de boissons, commande de plateaux repas...)
- Organiser les déplacements et gérer les frais de déplacement (ordres de missions...)
- Effectuer les photocopies, la reprographie et le classement de documents
- Gérer les besoins en fournitures
- Réceptionner, trier, attribuer et gérer le courrier entrant
- Répondre aux courriers et courriels d'invitations
- Préparer les dossiers en vue des réunions (recueillir les ordres du jour, les notes, procurations...)
- Publipostage des courriers aux personnes âgées et gestion de l'enveloppe en vue de la visite des adjoints et des CMD à l'occasion des anniversaires et des noces
- Suivi des courriers des adjoints réceptionnés dans ELISE
Accueil téléphonique et physique des visiteurs :
- Réception des appels téléphoniques destinés aux adjoints, filtrage, prise de messages et suivi.
- Accueil physique des rendez-vous
Profils recherchés
Profil et compétences :
Vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels du pack Office (outlook, word, excel, publipostage, Elise).
Vous avez une bonne connaissance de l'organisation de la Ville de Mulhouse, de Mulhouse Alsace Agglomération et de leurs instances.
Vous êtes à l'aise à l'oral comme à l'écrit. Vous avez des qualités relationnelles et savez faire preuve de souplesse.
Reconnu pour votre discrétion et votre sens du service, vous démontrez également de l'adaptabilité, de la réactivité et de l'autonomie.
Vous maîtrisez l'outil informatique et les logiciels du pack Office (outlook, word, excel, publipostage, Elise).
Vous avez une bonne connaissance de l'organisation de la Ville de Mulhouse, de Mulhouse Alsace Agglomération et de leurs instances.
Vous êtes à l'aise à l'oral comme à l'écrit. Vous avez des qualités relationnelles et savez faire preuve de souplesse.
Reconnu pour votre discrétion et votre sens du service, vous démontrez également de l'adaptabilité, de la réactivité et de l'autonomie.
Contact
Contact
0389325858
Lien de candidature
Informations complémentaires
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux.
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de service.
Organisation du travail : Travail sur 5 jours/semaine, 37h50 + 17 jours RTT, CET.
Avantages sociaux : participation de l'employeur à la mutuelle et à la prévoyance, aides financières au déplacement domicile-travail, plateforme co-voiturage, prêts d'accession, carte de réduction sur les services de la Ville et de m2A. Amicale du personnel (restaurant d'entreprise, billetterie CE, chèques vacances, logements vacances, sections culturelles et sportives...).
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de service.
Organisation du travail : Travail sur 5 jours/semaine, 37h50 + 17 jours RTT, CET.
Avantages sociaux : participation de l'employeur à la mutuelle et à la prévoyance, aides financières au déplacement domicile-travail, plateforme co-voiturage, prêts d'accession, carte de réduction sur les services de la Ville et de m2A. Amicale du personnel (restaurant d'entreprise, billetterie CE, chèques vacances, logements vacances, sections culturelles et sportives...).
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.