ASSISTANT(E ) ADMINISTRATIF (VE)
Offre n° O067250210000450
Publiée le 10/02/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
1 rue des 11 communes - BP 50057, Erstein (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
12/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Gérer au quotidien le secrétariat du service à travers diverses tâches administratives
Missions / conditions d'exercice
Administration
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service, donner les premiers renseignements
- Gestion du courrier du service : réception et distribution, rédaction, frappe, mise en page et mise sous pli
- Gestion de la ventilation des factures arrivées
- Assurer le classement général et l’archivage du service (chrono, courriers, Arrêtés municipaux,)
- Organisation de réunions
- Suivi des congés des agents
- Gestion des réservations des voitures de service
Assistante de la DST
- Gestion de l’agenda et prise de RDV
- Rédaction de divers courriers et documents
- Mise en place de tableaux de bord de suivi des activités du service
- Préparation, suivi de la commission Urbanisme Environnement et Cadre de Vie (UECV), avec présence souhaitée.
Urbanisme
- Réception et enregistrement des dossiers/ demandes d’urbanisme en remplacement et de la collègue absente et en renfort si de besoin (binômage sur la fonction accueil urbanisme)
Marchés publics
- Gestion des marchés publics en renfort ou en l’absence de la collègue chargée des marchés publics : réception des offres, courriers de notification et de rejet des candidats, envoi des dossiers en sous-préfecture pour contrôle de légalité, réponse aux demandes de renseignements des candidats rejetés, création des avenants et suivi des demandes de sous-traitance
Voirie
- Envoi et classement des arrêtés municipaux, des bons de commande, factures, informations riverains, …
Bâtiment
- Assistance administrative (création de bons de commande, courriers, classement etc..)
Eco gestes
- Arrêter le chauffage lorsque le bureau est aéré,
- Eteindre les lumières et l’ordinateur/écran en quittant le bureau (déjeuner, réunions et fin de journée),
- Limiter la consommation de papier (imprimer en recto verso, conserver les brouillons, privilégier la dématérialisation),
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service, donner les premiers renseignements
- Gestion du courrier du service : réception et distribution, rédaction, frappe, mise en page et mise sous pli
- Gestion de la ventilation des factures arrivées
- Assurer le classement général et l’archivage du service (chrono, courriers, Arrêtés municipaux,)
- Organisation de réunions
- Suivi des congés des agents
- Gestion des réservations des voitures de service
Assistante de la DST
- Gestion de l’agenda et prise de RDV
- Rédaction de divers courriers et documents
- Mise en place de tableaux de bord de suivi des activités du service
- Préparation, suivi de la commission Urbanisme Environnement et Cadre de Vie (UECV), avec présence souhaitée.
Urbanisme
- Réception et enregistrement des dossiers/ demandes d’urbanisme en remplacement et de la collègue absente et en renfort si de besoin (binômage sur la fonction accueil urbanisme)
Marchés publics
- Gestion des marchés publics en renfort ou en l’absence de la collègue chargée des marchés publics : réception des offres, courriers de notification et de rejet des candidats, envoi des dossiers en sous-préfecture pour contrôle de légalité, réponse aux demandes de renseignements des candidats rejetés, création des avenants et suivi des demandes de sous-traitance
Voirie
- Envoi et classement des arrêtés municipaux, des bons de commande, factures, informations riverains, …
Bâtiment
- Assistance administrative (création de bons de commande, courriers, classement etc..)
Eco gestes
- Arrêter le chauffage lorsque le bureau est aéré,
- Eteindre les lumières et l’ordinateur/écran en quittant le bureau (déjeuner, réunions et fin de journée),
- Limiter la consommation de papier (imprimer en recto verso, conserver les brouillons, privilégier la dématérialisation),
Profils recherchés
De formation BAC - BTS gestion administrative
Savoir :
- Fonctionnement et environnement des collectivités territoriales,
- Connaissance de la gestion administrative et financière,
- Connaissances en marchés publics, en procédures d’urbanisme (notions)
Savoir-faire :
- Aisance rédactionnelle (niveau élevé souhaité en orthographe/grammaire),
- Aisance relationnelle (savoir communiquer et rendre compte), être organisée,
- Maîtrise des outils informatiques : WORD, EXCEL, POWER POINT, CARTE ADS
Savoir être :
- Avoir le sens du service public et de l’intérêt général,
- Faire preuve de discrétion et de disponibilité,
- Faire preuve de réactivité et d’autonomie dans le traitement des courriers,
- Faire preuve de rigueur, d’anticipation, d’organisation, d’analyse et de synthèse,
- Participer à la cohésion de l’équipe par ses qualités relationnelles, d’écoute et d’adaptation,
- Être force de proposition pour l’amélioration continue du fonctionnement courant du service
Savoir :
- Fonctionnement et environnement des collectivités territoriales,
- Connaissance de la gestion administrative et financière,
- Connaissances en marchés publics, en procédures d’urbanisme (notions)
Savoir-faire :
- Aisance rédactionnelle (niveau élevé souhaité en orthographe/grammaire),
- Aisance relationnelle (savoir communiquer et rendre compte), être organisée,
- Maîtrise des outils informatiques : WORD, EXCEL, POWER POINT, CARTE ADS
Savoir être :
- Avoir le sens du service public et de l’intérêt général,
- Faire preuve de discrétion et de disponibilité,
- Faire preuve de réactivité et d’autonomie dans le traitement des courriers,
- Faire preuve de rigueur, d’anticipation, d’organisation, d’analyse et de synthèse,
- Participer à la cohésion de l’équipe par ses qualités relationnelles, d’écoute et d’adaptation,
- Être force de proposition pour l’amélioration continue du fonctionnement courant du service
Contact et modalités de candidature
Contact
03 88 74 50 00
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature ( CV + lettre de motivation ) à : recrutement@ville-erstein.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.