Une ou un assistant de la Délégation territoriale - F/H (Poste n° I-2733)
Offre n° O067241107001339
Publiée le 07/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Collectivité européenne d'Alsace (CeA) est née de la fusion des conseils départementaux du Bas-Rhin et du Haut-Rhin.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
39 Avenue du 8e Régiment de Hussards, Altkirch (Haut-Rhin)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
05/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sept délégation territoriales ont été mises en place.Elles sont chacune composées d’une équipe d’animation territoriale qui vient en appui des conseillers d’Alsace sur le territoire et qui est l’interlocutrice privilégiée des partenaires locaux (élus locaux, collectivités, associations, etc.).
Ces équipes d’animation territoriales ont en charge des projets transversaux à l’échelle de leur territoire et peuvent intervenir sur l’ensemble des thématiques et politiques portées par la Collectivité européenne d’Alsace.
Sous l'autorité directe et en étroite collaboration avec le Délégué de la Direction générale (DDG), vous aurez en charge :
- le secrétariat du DDG et de l'Equipe d'Animation Territoriale (EAT),
- l'assistance au DDG et au chargé de mission sur les tâches d'organisation, de représentation, de coordination, de gestion administrative et de communication,
- l'accueil, l'information et l'orientation des élus, des acteurs locaux et du public,
- le secrétariat des commissions territoriales,
- l'appui aux secrétariats des autres territoires en cas de besoin.
Ces équipes d’animation territoriales ont en charge des projets transversaux à l’échelle de leur territoire et peuvent intervenir sur l’ensemble des thématiques et politiques portées par la Collectivité européenne d’Alsace.
Sous l'autorité directe et en étroite collaboration avec le Délégué de la Direction générale (DDG), vous aurez en charge :
- le secrétariat du DDG et de l'Equipe d'Animation Territoriale (EAT),
- l'assistance au DDG et au chargé de mission sur les tâches d'organisation, de représentation, de coordination, de gestion administrative et de communication,
- l'accueil, l'information et l'orientation des élus, des acteurs locaux et du public,
- le secrétariat des commissions territoriales,
- l'appui aux secrétariats des autres territoires en cas de besoin.
Missions / conditions d'exercice
1) Secrétariat du Délégué et de l'Equipe d'Animation du Territoire (EAT) :
- Assurer les tâches de secrétariat (gestion et suivi du courrier, de l'agenda du délégué et du chargé de mission, rédaction et mise en forme de courriers, notes, rapports, comptes-rendus, suivi des congés...).
- Préparer la revue d'agenda pour les conseils de territoire et veiller à l'utilisation des différents agendas par les services.
- Gérer les moyens logistiques de la Délégation (réservations des salles de réunion, fonctionnement des visio-conférences, pool véhicules de service, commande de mobilier pour l'EAT, suivi du budget...).
- Superviser le fonctionnement de l'accueil (organisation des permanences en cas d'absence de l'agent d'accueil, suivi des statistiques et de la démarche qualité accueil, réservation des salles de réunions...).
- Réaliser la revue de presse informatisée du territoire.
- Gérer et faire vivre les espaces collaboratifs et alimenter les espaces communs à l'ensemble des territoires d'action.
- Organiser le classement et l'archivage papier et numérique des documents.
2) Assistance du Délégué de la Direction générale :
- Organiser et assurer la logistique des réunions de l'équipe territoriale et les réunions (conseil de territoire et conseil élargi de territoire), rédiger les comptes rendus et les diffuser selon les procédures en vigueur.
- Organiser et assurer la logistique des réunions du réseau des acteurs locaux et rédiger les comptes rendus et les diffuser selon la procédure en vigueur.
- Mettre à jour les revues de dossiers du territoire.
- Assister le délégué dans la préparation des dossiers et des visites du Président et des élus.
- Assister le délégué dans les missions de coordination, de veille et de recueil d'information.
- Administrer la page Intranet du territoire et participer au réseau des gestionnaires, relayer sur l'Intranet l'information sur les actions portées en territoire (mise en ligne d'actualités ou de documents).
- Assurer le suivi du plan de communication territoriale,
- Participer à l’organisation des différents événementiels gérés par la délégation territoriale.
3) Accueil, information, orientation des élus, des acteurs locaux et du public :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Délégation territoriale et assurer le remplacement de la chargée d'accueil en cas de besoin.
- Assurer la logistique des réceptions en lien avec le Cabinet.
- Préparer et diffuser la revue d'agenda et la revue de presse aux élus.
- Apporter un premier niveau de réponse aux différentes sollicitations.
- Assurer une liaison et un suivi des relations courantes avec les différents services de la Collectivité européenne d'Alsace, les élus, les partenaires extérieurs et acteurs locaux.
4) Secrétariat de séance des Commissions territoriales :
- Planifier les réunions de bureau entre le délégué et le Vice-président du territoire.
- Planifier les échanges préparatoires en conseil de territoire.
- Organiser et assurer la logistique des commissions.
- Transmettre l'ordre du jour.
- Préparer les dossiers, mettre à disposition les documents et présentations aux élus.
5) Appui aux assistants des autres territoires :
- En l'absence d'un collègue secrétaire-assistant d'un autre territoire d'action ou lorsqu'il y a une charge d'activité importante, venir ponctuellement en appui au délégué pour l'organisation et la gestion des tâches courantes de secrétariat, de préparation de dossiers, de mise à jour de base de données.
- Développer des relations de travail et d'entraide avec les assistants des autres services de la Collectivité européenne d'Alsace en territoire.
- Assurer les tâches de secrétariat (gestion et suivi du courrier, de l'agenda du délégué et du chargé de mission, rédaction et mise en forme de courriers, notes, rapports, comptes-rendus, suivi des congés...).
- Préparer la revue d'agenda pour les conseils de territoire et veiller à l'utilisation des différents agendas par les services.
- Gérer les moyens logistiques de la Délégation (réservations des salles de réunion, fonctionnement des visio-conférences, pool véhicules de service, commande de mobilier pour l'EAT, suivi du budget...).
- Superviser le fonctionnement de l'accueil (organisation des permanences en cas d'absence de l'agent d'accueil, suivi des statistiques et de la démarche qualité accueil, réservation des salles de réunions...).
- Réaliser la revue de presse informatisée du territoire.
- Gérer et faire vivre les espaces collaboratifs et alimenter les espaces communs à l'ensemble des territoires d'action.
- Organiser le classement et l'archivage papier et numérique des documents.
2) Assistance du Délégué de la Direction générale :
- Organiser et assurer la logistique des réunions de l'équipe territoriale et les réunions (conseil de territoire et conseil élargi de territoire), rédiger les comptes rendus et les diffuser selon les procédures en vigueur.
- Organiser et assurer la logistique des réunions du réseau des acteurs locaux et rédiger les comptes rendus et les diffuser selon la procédure en vigueur.
- Mettre à jour les revues de dossiers du territoire.
- Assister le délégué dans la préparation des dossiers et des visites du Président et des élus.
- Assister le délégué dans les missions de coordination, de veille et de recueil d'information.
- Administrer la page Intranet du territoire et participer au réseau des gestionnaires, relayer sur l'Intranet l'information sur les actions portées en territoire (mise en ligne d'actualités ou de documents).
- Assurer le suivi du plan de communication territoriale,
- Participer à l’organisation des différents événementiels gérés par la délégation territoriale.
3) Accueil, information, orientation des élus, des acteurs locaux et du public :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Délégation territoriale et assurer le remplacement de la chargée d'accueil en cas de besoin.
- Assurer la logistique des réceptions en lien avec le Cabinet.
- Préparer et diffuser la revue d'agenda et la revue de presse aux élus.
- Apporter un premier niveau de réponse aux différentes sollicitations.
- Assurer une liaison et un suivi des relations courantes avec les différents services de la Collectivité européenne d'Alsace, les élus, les partenaires extérieurs et acteurs locaux.
4) Secrétariat de séance des Commissions territoriales :
- Planifier les réunions de bureau entre le délégué et le Vice-président du territoire.
- Planifier les échanges préparatoires en conseil de territoire.
- Organiser et assurer la logistique des commissions.
- Transmettre l'ordre du jour.
- Préparer les dossiers, mettre à disposition les documents et présentations aux élus.
5) Appui aux assistants des autres territoires :
- En l'absence d'un collègue secrétaire-assistant d'un autre territoire d'action ou lorsqu'il y a une charge d'activité importante, venir ponctuellement en appui au délégué pour l'organisation et la gestion des tâches courantes de secrétariat, de préparation de dossiers, de mise à jour de base de données.
- Développer des relations de travail et d'entraide avec les assistants des autres services de la Collectivité européenne d'Alsace en territoire.
Profils recherchés
- Expérience souhaitée en secrétariat et/ou assistance de direction.
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques(Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Access, One Note...).
- Très bonne connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des compétences de la Collectivité Européenne d'Alsace et des autres institutions publiques.
- Qualités relationnelles et capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés.
- Qualités rédactionnelles et bon niveau en orthographe et en grammaire.
- Autonomie, sens des responsabilités et capacité à prendre des initiatives.
- Rigueur, méthode et capacité à organiser son activité.
- Fiabilité et capacité à fournir un travail de qualité dans les délais impartis.
- Réactivité, adaptabilité et capacité à gérer des urgences.
- Esprit de synthèse et capacité à rendre compte efficacement.
- Sens du travail en équipe.
- Sens du service public.
- Très bonne maîtrise des outils bureautiques(Word, Excel, Outlook, Powerpoint, Access, One Note...).
- Très bonne connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des compétences de la Collectivité Européenne d'Alsace et des autres institutions publiques.
- Qualités relationnelles et capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés.
- Qualités rédactionnelles et bon niveau en orthographe et en grammaire.
- Autonomie, sens des responsabilités et capacité à prendre des initiatives.
- Rigueur, méthode et capacité à organiser son activité.
- Fiabilité et capacité à fournir un travail de qualité dans les délais impartis.
- Réactivité, adaptabilité et capacité à gérer des urgences.
- Esprit de synthèse et capacité à rendre compte efficacement.
- Sens du travail en équipe.
- Sens du service public.
Contact et modalités de candidature
Contact
0369493929
Informations complémentaires
- Recrutement statutaire sur le cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux ou sur le grade d'adjoint administratif principal 1ère classe.
- Poste à temps complet.
- Résidence administrative basée à Altkirch (39 avenue du 8ème Régiment de Hussards).
Vous pouvez candidater à cette offre en envoyant un cv et une lettre de motivation à l'adresse mail suivante : recrutement@alsace.eu
- Poste à temps complet.
- Résidence administrative basée à Altkirch (39 avenue du 8ème Régiment de Hussards).
Vous pouvez candidater à cette offre en envoyant un cv et une lettre de motivation à l'adresse mail suivante : recrutement@alsace.eu
Adresse de l'employeur
COLLECTIVITE EUROPEENNE D'ALSACE
>Hôtel de la CeA Place du Quartier Blanc 67964 Strasbourg cedex 9
67964 Strasbourg
>Hôtel de la CeA Place du Quartier Blanc 67964 Strasbourg cedex 9
67964 Strasbourg
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.