Gestionnaire Fichiers Protocolaires/Invitations/Billetterie H/F
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Offre n° O067241007000452
Publiée le 07/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieux de travail
- 1 Place Adrien Zeller, Strasbourg (Bas-Rhin)
- 1 Place Gabriel Hocquard, Metz (Moselle)
- 5 Rue de Jéricho, Châlons-en-Champagne (Marne)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
10/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Informatique et système d'information >
Architecture, développement et administration des systèmes d'information
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Rédacteur
Agent de maîtrise
Agent de maîtrise principal
Technicien
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique principal de 1ère classe
Rédacteur
Agent de maîtrise
Agent de maîtrise principal
Technicien
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions du service :
Les relations publiques sont aujourd’hui un enjeu majeur dans la vie d’une collectivité. Elles sont un véritable levier de notoriété, d’image et de confiance.
Le service relations publiques participe au quotidien à la valorisation de l’image de l’institution, du Président et des élus . Il assure une mise en confiance entre partenaires, publics institutionnels et citoyens, puis développe et entretien ce réseau. Les actions menées au sein de ce service ont une visibilité directe et immédiate et doivent ainsi atteindre l’excellence.
Garant de la qualité de l’organisation des manifestations, il coordonne la préparation des séquences et veille à leur bon déroulement.
Le service assure la préparation des plannings d'envoi des invitations, la création de l'invitation ainsi que la mise à jour du fichier protocolaire.
Missions du poste :
Le gestionnaire Fichiers Protocolaires assure la gestion des invitations/billetterie via la mise à jour de la base des contacts protocolaires. Il édite les listings et établit des listes d’invités ou de contacts en réponse aux demandes du cabinet et des services.
Il est également amené à épauler le gestionnaire Invitations pour la préparation des invitations adressées par le Président de la Région Grand Est.
Il doit assurer une veille attentive de la presse, des réseaux et de toute source d’information pour assurer une mise à jour de la base de contacts.
Il pourra également être amené à gérer la billetterie VIP afin d'assurer une bonne visibilité des élus régionaux et de leurs partenaires sur les différents événements.
Les relations publiques sont aujourd’hui un enjeu majeur dans la vie d’une collectivité. Elles sont un véritable levier de notoriété, d’image et de confiance.
Le service relations publiques participe au quotidien à la valorisation de l’image de l’institution, du Président et des élus . Il assure une mise en confiance entre partenaires, publics institutionnels et citoyens, puis développe et entretien ce réseau. Les actions menées au sein de ce service ont une visibilité directe et immédiate et doivent ainsi atteindre l’excellence.
Garant de la qualité de l’organisation des manifestations, il coordonne la préparation des séquences et veille à leur bon déroulement.
Le service assure la préparation des plannings d'envoi des invitations, la création de l'invitation ainsi que la mise à jour du fichier protocolaire.
Missions du poste :
Le gestionnaire Fichiers Protocolaires assure la gestion des invitations/billetterie via la mise à jour de la base des contacts protocolaires. Il édite les listings et établit des listes d’invités ou de contacts en réponse aux demandes du cabinet et des services.
Il est également amené à épauler le gestionnaire Invitations pour la préparation des invitations adressées par le Président de la Région Grand Est.
Il doit assurer une veille attentive de la presse, des réseaux et de toute source d’information pour assurer une mise à jour de la base de contacts.
Il pourra également être amené à gérer la billetterie VIP afin d'assurer une bonne visibilité des élus régionaux et de leurs partenaires sur les différents événements.
Missions / conditions d'exercice
Exploiter la base de données pour constituer des listings à la demande du cabinet et des directions,
Traiter, analyser et contrôler les données de la base des contacts protocolaires,
Anticiper les besoins en terme de listings pour les événements récurrents (Foire de Châlons, SIA…),
Évaluer les besoins et les attentes des interlocuteurs,
Épauler et suppléer le gestionnaire invitations dans l’élaboration des invitations protocolaires,
Maitriser les placements protocolaires sur les cartons d’invitation en lien avec le service Protocole,
Accompagner les directions dans l’envoi des invitations,
Maîtriser la chaîne de validation (lien direct avec la chefferie de cabinet du Président de la Région Grand Est),
Travailler en transversalité avec les directions,
Préparer les listes de diffusion pour l’envoi des cartes de vœux du Président au format numérique et au format papier,
Participer au déploiement et à la gestion, au développement des usages, à l’évolution de la base de données,
Épauler le service dans le gestion de la billetterie VIP.
Assurer une veille sur l’actualité territoriale.
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes) :
Sous l'autorité hiérarchique de la Chef de service Relations publiques,
Relations fonctionnelles avec les agents des directions, le cabinet du président.
Temps de travail (RTT, horaires variables)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Traiter, analyser et contrôler les données de la base des contacts protocolaires,
Anticiper les besoins en terme de listings pour les événements récurrents (Foire de Châlons, SIA…),
Évaluer les besoins et les attentes des interlocuteurs,
Épauler et suppléer le gestionnaire invitations dans l’élaboration des invitations protocolaires,
Maitriser les placements protocolaires sur les cartons d’invitation en lien avec le service Protocole,
Accompagner les directions dans l’envoi des invitations,
Maîtriser la chaîne de validation (lien direct avec la chefferie de cabinet du Président de la Région Grand Est),
Travailler en transversalité avec les directions,
Préparer les listes de diffusion pour l’envoi des cartes de vœux du Président au format numérique et au format papier,
Participer au déploiement et à la gestion, au développement des usages, à l’évolution de la base de données,
Épauler le service dans le gestion de la billetterie VIP.
Assurer une veille sur l’actualité territoriale.
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes) :
Sous l'autorité hiérarchique de la Chef de service Relations publiques,
Relations fonctionnelles avec les agents des directions, le cabinet du président.
Temps de travail (RTT, horaires variables)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Profils recherchés
Savoir :
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des institutions
• Connaître le territoire
• Veille sur l’actualité territoriale
• Connaissance en systèmes d’information
• Connaissance des personnalités locales, nationales et internationales
• Prise en compte des règles de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL)
• Connaissance des règles protocolaires
• Maitrise des outils bureautiques
• Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
Savoir-faire :
• Mise en application des règles protocolaires
• Maitrise des outils bureautiques
• Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Hiérarchiser les priorités
• Planification des étapes d’un projet
• Savoir concevoir
• Comprendre les contraintes et proposer des solutions pertinentes
Savoir-être :
• Sens du relationnel / Discrétion / réserve
• Etre force de proposition
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de l’écoute
• Etre organisé
• Etre disponible
• Respecter sa hiérarchie
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse
• Qualité rédactionnelle
• Etre diplomate et avoir le sens des relations publiques
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des institutions
• Connaître le territoire
• Veille sur l’actualité territoriale
• Connaissance en systèmes d’information
• Connaissance des personnalités locales, nationales et internationales
• Prise en compte des règles de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL)
• Connaissance des règles protocolaires
• Maitrise des outils bureautiques
• Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
Savoir-faire :
• Mise en application des règles protocolaires
• Maitrise des outils bureautiques
• Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Hiérarchiser les priorités
• Planification des étapes d’un projet
• Savoir concevoir
• Comprendre les contraintes et proposer des solutions pertinentes
Savoir-être :
• Sens du relationnel / Discrétion / réserve
• Etre force de proposition
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de l’écoute
• Etre organisé
• Etre disponible
• Respecter sa hiérarchie
• Bonne capacité d’analyse et de synthèse
• Qualité rédactionnelle
• Etre diplomate et avoir le sens des relations publiques
Contact et modalités de candidature
Contact
0326707469
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir postuler à cette offre (CV et lettre de motivation obligatoires) directement sur notre site internet en indiquant les références de l’annonce.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.