assistant·e administratif·ve
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Offre n° O067241004000476
Publiée le 04/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l'Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Service emploi et développement des compétences - 1 parc de l'etoile, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
03/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un changement de temps de travail
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction des Ressources Logistiques, le service Parc Véhicules et Ateliers gère le parc de véhicules et engin de la Ville et de l’Eurométropole (matériels des services ou en location). Il assure également des missions de transport et manutention pour les services. Le service est certifié ISO 9001 (qualité), 14 001 (environnement) et 45 001 (sécurité).
Sous l’autorité du/de la responsable du département logistique, vous l'assistez dans la gestion et l’organisation administrative du département.
Sous l’autorité du/de la responsable du département logistique, vous l'assistez dans la gestion et l’organisation administrative du département.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
Accueil et traitement administratif
• Assurer l’accueil téléphonique du département.
• Assurer la ventilation dans le département des documents internes et externes.
• Proposer et mettre en forme des courriers et notes internes ou externes.
• Réaliser l’archivage des documents du département.
Participation aux projets et activités du département
• Participer à la rédaction des documents et des pièces techniques avec les chargés d’affaires.
• Assurer le suivi des échéances liées aux activités du département.
• Assister le responsable du département dans le suivi de l’exécution comptable et budgétaire.
• Veiller à la maîtrise des délais de paiement : suivre les règlement des factures du département , les rejets, les suspensions de facture traitées par la branche méthode du magasin.
• Veiller au suivi des litiges fournisseurs et intervenir en soutien de la branche méthodes notamment en contactant les fournisseurs au besoin.
Assistance organisationnelle
• Gérer l’organisation des réunions du département : invitations, ordre du jour, comptes rendus.
• Assurer l’interface avec la cellule ressources humaines pour la gestion courante du personnel du département.
• Contrôler et saisir les éléments liés notamment au suivi du temps de travail, aux absences et saisies dans le logiciel de gestion du temps de travail.
• Alimenter et suivre le planning d’activité des agents·es du département.
• Apporter son concours à la gestion des agendas des responsables.
Appliquer les exigences déclinées par les procédures qualités des normes ISO 9001, 14001 et 45001, notamment :
• Coordonner et réaliser la mise à jour des documents (procédures, modes opératoires) du processus logistique.
• Mettre en œuvre les procédures et modes opératoires liés aux activités.
• Respecter les consignes de sécurité et de gestion des déchets.
Accueil et traitement administratif
• Assurer l’accueil téléphonique du département.
• Assurer la ventilation dans le département des documents internes et externes.
• Proposer et mettre en forme des courriers et notes internes ou externes.
• Réaliser l’archivage des documents du département.
Participation aux projets et activités du département
• Participer à la rédaction des documents et des pièces techniques avec les chargés d’affaires.
• Assurer le suivi des échéances liées aux activités du département.
• Assister le responsable du département dans le suivi de l’exécution comptable et budgétaire.
• Veiller à la maîtrise des délais de paiement : suivre les règlement des factures du département , les rejets, les suspensions de facture traitées par la branche méthode du magasin.
• Veiller au suivi des litiges fournisseurs et intervenir en soutien de la branche méthodes notamment en contactant les fournisseurs au besoin.
Assistance organisationnelle
• Gérer l’organisation des réunions du département : invitations, ordre du jour, comptes rendus.
• Assurer l’interface avec la cellule ressources humaines pour la gestion courante du personnel du département.
• Contrôler et saisir les éléments liés notamment au suivi du temps de travail, aux absences et saisies dans le logiciel de gestion du temps de travail.
• Alimenter et suivre le planning d’activité des agents·es du département.
• Apporter son concours à la gestion des agendas des responsables.
Appliquer les exigences déclinées par les procédures qualités des normes ISO 9001, 14001 et 45001, notamment :
• Coordonner et réaliser la mise à jour des documents (procédures, modes opératoires) du processus logistique.
• Mettre en œuvre les procédures et modes opératoires liés aux activités.
• Respecter les consignes de sécurité et de gestion des déchets.
Profils recherchés
Bac à Bac +2 gestion, administration.
Expérience similaire souhaitée.
Maîtrise des techniques de secrétariat.
Maîtrise des règles administratives.
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook).
Maîtrise de la charte graphique de la collectivité.
Capacité à utiliser les logiciels métiers (Temps de travail, gestion du parc).
Capacité à mettre en œuvre la politique et les procédures qualité, sécurité, environnement du service.
Capacité à s'adapter à des interlocuteurs·trices variés·es.
Capacité à organiser son travail afin de respecter les délais.
Autonomie, polyvalence.
Discrétion, confidentialité.
Permis B.
Expérience similaire souhaitée.
Maîtrise des techniques de secrétariat.
Maîtrise des règles administratives.
Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook).
Maîtrise de la charte graphique de la collectivité.
Capacité à utiliser les logiciels métiers (Temps de travail, gestion du parc).
Capacité à mettre en œuvre la politique et les procédures qualité, sécurité, environnement du service.
Capacité à s'adapter à des interlocuteurs·trices variés·es.
Capacité à organiser son travail afin de respecter les délais.
Autonomie, polyvalence.
Discrétion, confidentialité.
Permis B.
Contact et modalités de candidature
Contact
0368985000
Informations complémentaires
Merci de postuler à cette offre (avec lettre de motivation et CV) directement sur notre site à l’adresse suivante : https://www.strasbourg.eu/travailler-eurometropole
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.