Assistant administratif du pôle soutien au patrimoine
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O067240925001042
Publiée le 25/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Direction des ressources humaines - 1 place adrien zeller - bp 91006, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
25/10/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le service Inventaire et patrimoine met en œuvre la politique patrimoniale de la Région qui se compose de 3 missions : la connaissance à travers la mission d'Inventaire général du patrimoine culturel; le soutien au patrimoine par la politique de financement ; l'animation de filière via le Comité d'Histoire régionale.
Ce poste de renfort prendra en charge une partie de la gestion administrative des dossiers de subvention du pôle. Il assurera la mise à jour des outils de pilotage et reporting après leur élaboration en lien avec le chef du pôle soutien au patrimoine et l'équipe de direction du service. Il participera à la planification des échanges avec les nombreux partenaires. Les missions consisteront :
- Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle (pré-instruction des aides, mise à jour des fichiers, etc.)
- Mise à jour des procédures administratives
- Mise à jour des outils de pilotage et reporting
- Contribue au bon fonctionnement du service et participe à sa production en assistant l'équipe dans la gestion administrative des actions (correspondances administratives, événements, consultations des instances...).
Ce poste de renfort prendra en charge une partie de la gestion administrative des dossiers de subvention du pôle. Il assurera la mise à jour des outils de pilotage et reporting après leur élaboration en lien avec le chef du pôle soutien au patrimoine et l'équipe de direction du service. Il participera à la planification des échanges avec les nombreux partenaires. Les missions consisteront :
- Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle (pré-instruction des aides, mise à jour des fichiers, etc.)
- Mise à jour des procédures administratives
- Mise à jour des outils de pilotage et reporting
- Contribue au bon fonctionnement du service et participe à sa production en assistant l'équipe dans la gestion administrative des actions (correspondances administratives, événements, consultations des instances...).
Missions / conditions d'exercice
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants (GECO)/sortants, suivre les réponses apportées
- Recevoir, ventiler les pièces et formaliser les accusés-réception de dossier de subvention
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Suivre les projets et activités du pôle
- Gérer et actualiser les outils de pilotages
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction
- Recevoir, ventiler les pièces et formaliser les accusés-réception de dossier de subvention
- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.
- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
- Constituer des dossiers, assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
- Suivre les projets et activités du pôle
- Gérer et actualiser les outils de pilotages
- Classer et archiver les documents administratifs
- Renseigner des tableaux de suivi des activités de la direction
Profils recherchés
SAV0IR :
- Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné
- Connaissances liées au domaine d’intervention
- Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire
- Procédures administratives
- Techniques de secrétariat
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
SAVOIR-FAIRE:
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment excel
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie Aptitudes relationnelles
- Capacités d’adaptation
- Capacités rédactionnelles
SAVOIR-ETRE:
- Rigueur
- Capacité à travailler en équipe
- Attitudes de service
- Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné
- Connaissances liées au domaine d’intervention
- Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire
- Procédures administratives
- Techniques de secrétariat
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
SAVOIR-FAIRE:
- Organisation méthodique du travail et gestion du temps
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment excel
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie Aptitudes relationnelles
- Capacités d’adaptation
- Capacités rédactionnelles
SAVOIR-ETRE:
- Rigueur
- Capacité à travailler en équipe
- Attitudes de service
Contact et modalités de candidature
Contact
0388156867
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir postuler directement sur le site de la Région Grand Est via le lien ci-dessous.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.