Agent d'accueil
Offre n° O067240830000158
Publiée le 30/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
5 Rue de Jéricho, Châlons-en-Champagne (Marne)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
30/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint technique principal de 1ère classe
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint technique principal de 2ème classe
Adjoint technique
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Missions de la Direction du Protocole et des Relations Publiques / Service du
Protocole :
Le service du protocole a pour mission d’organiser les cérémonies protocolaires
auxquelles participent le Président et les élus. Il coordonne et pilote l’organisation de
la séquence protocolaire. Il est garant de l’accueil physique réservé aux hautes
personnalités ainsi qu’aux usagers.
Le service du protocole veille à l’application des règles protocolaires et aux rangs des
personnalités. Il est en charge entre autres d’établir les plans de table lors de
réception, des trombinoscopes, et de s’assurer du pavoisement des drapeaux.
Il conseille et accompagne les agents sur les différents aspects protocolaires.
Missions de la Maison de la Région :
La Maison de la Région de Châlons-en-Champagne, au même titre que ses onze
homologues répartis sur le territoire de la Région Grand Est, a pour rôle d'être
l'interlocutrice des acteurs locaux de son ressort territorial, pour les accompagner dans
leurs projets. Elle héberge en outre 5 services mis à disposition des usagers
régionaux : un service Transports, un service Vie des lycées, un service Construction-
Maintenance, un service Développement territorial et un service Administratif et
Financier.
Missions du poste :
L’agent d’accueil est garant du bon accueil réservé aux différents publics. Il assure
l’accueil protocolaire et accompagne les invités de l’exécutif. Il représente l’image de la
collectivité auprès du public.
Il participe à l’organisation d’évènements se déroulant au sein de l'Hôtel de Région ou
à l’extérieur.
Protocole :
Le service du protocole a pour mission d’organiser les cérémonies protocolaires
auxquelles participent le Président et les élus. Il coordonne et pilote l’organisation de
la séquence protocolaire. Il est garant de l’accueil physique réservé aux hautes
personnalités ainsi qu’aux usagers.
Le service du protocole veille à l’application des règles protocolaires et aux rangs des
personnalités. Il est en charge entre autres d’établir les plans de table lors de
réception, des trombinoscopes, et de s’assurer du pavoisement des drapeaux.
Il conseille et accompagne les agents sur les différents aspects protocolaires.
Missions de la Maison de la Région :
La Maison de la Région de Châlons-en-Champagne, au même titre que ses onze
homologues répartis sur le territoire de la Région Grand Est, a pour rôle d'être
l'interlocutrice des acteurs locaux de son ressort territorial, pour les accompagner dans
leurs projets. Elle héberge en outre 5 services mis à disposition des usagers
régionaux : un service Transports, un service Vie des lycées, un service Construction-
Maintenance, un service Développement territorial et un service Administratif et
Financier.
Missions du poste :
L’agent d’accueil est garant du bon accueil réservé aux différents publics. Il assure
l’accueil protocolaire et accompagne les invités de l’exécutif. Il représente l’image de la
collectivité auprès du public.
Il participe à l’organisation d’évènements se déroulant au sein de l'Hôtel de Région ou
à l’extérieur.
Missions / conditions d'exercice
Accueil Protocolaire :
• Assurer un accueil chaleureux et professionnel des invités de l'exécutif et veiller à
leur accompagnement
Accueil Physique des Publics de l’Hôtel de Région et de la Maison de Région :
• Accueillir le public sur place avec respect
• Accompagner l'usager vers le lieu de réunion
• Renseigner, orienter, et gérer les demandes du public.
• Identifier et gérer la demande selon le degrés d'urgence.
• Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès.
• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité.
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions.
• Réagir de manière pertinente aux situations d'urgence.
Gestion des Livraisons :
• Contrôler les livraisons à l'accueil.
• Orienter les livreurs vers le service du courrier ou vers le destinataire concerné.
Représentation de la Région :
• Assurer la représentation de la Région lors d'événements protocolaires et de
relations publiques sur les différents sites et à l'extérieur
Signalétique et Communication Évènementielle :
• Éditer et assurer la mise en place de la signalétique évènementielle en lien avec le
service Relations Publiques.
• Réaliser des trombinoscopes lors d'événements protocolaires ou de relations
publiques
Organisation Administrative :
• Assurer l'accueil protocolaire des invités sous la directive du chef de service et/ou de
son adjointe.
• Accompagner l’assistante de direction de la MR dans le cadre de l’archivage
• Réceptionner et distribuer le courrier déposé par l’usager à l’Hôtel de Région et la
MR
• Mettre en page les déroulés de cérémonies protocolaires sous la directive du chef de
service et/ou de son adjointe.
• Gérer les réservations de salles de réunions et assurer le listing des invités en lien
avec le chargé des relations publiques.
• Gérer les titres de transports en commun (CTS, Met)
Visites Guidées et Documentation :
• Préparer et assurer les visites guidées des différents Hôtels de Région.
• Participer à la réalisation d'un guide des visites guidées et à sa mise à jour.
• Œuvrer au bon fonctionnement de la démarche de la qualité d'accueil à l'usager.
• Participer à la réalisation d’un plan des locaux et d’un plan d’accès en lien avec la
mission qualité relations usagers, à destination des usagers
Accompagnement des Élus et Sécurité :
• Accompagner la Direction des assemblées lors de l'accueil et du placement des élus
lors des séances plénières et commission permanente
Diffusion de l'Information :
• Diffuser l'information et la documentation, et en assurer son actualisation en la
renouvelant régulièrement.
• Gérer les écrans d'accueil et créer/diffuser les messages de bienvenue.
• Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
Sécurité :
• Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes et des
biens.
• Contribuer au dispositif de sécurité et au processus d'évacuation en tant
qu'Établissement Recevant du Public.
Relations hiérarchiques/fonctionnelles etcConditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes) :
Rattachement hiérarchique au Chef de Service Protocole
Horaires avec amplitudes variables en soirées, weekends et jours fériés.
Possibilité de déplacements.
Avantages :
• Temps de travail (RTT, horaires variables)
• Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de
restauration)
• Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire
annuel, supplément familial de traitement)
• Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
• Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
• Assurer un accueil chaleureux et professionnel des invités de l'exécutif et veiller à
leur accompagnement
Accueil Physique des Publics de l’Hôtel de Région et de la Maison de Région :
• Accueillir le public sur place avec respect
• Accompagner l'usager vers le lieu de réunion
• Renseigner, orienter, et gérer les demandes du public.
• Identifier et gérer la demande selon le degrés d'urgence.
• Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès.
• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité.
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions.
• Réagir de manière pertinente aux situations d'urgence.
Gestion des Livraisons :
• Contrôler les livraisons à l'accueil.
• Orienter les livreurs vers le service du courrier ou vers le destinataire concerné.
Représentation de la Région :
• Assurer la représentation de la Région lors d'événements protocolaires et de
relations publiques sur les différents sites et à l'extérieur
Signalétique et Communication Évènementielle :
• Éditer et assurer la mise en place de la signalétique évènementielle en lien avec le
service Relations Publiques.
• Réaliser des trombinoscopes lors d'événements protocolaires ou de relations
publiques
Organisation Administrative :
• Assurer l'accueil protocolaire des invités sous la directive du chef de service et/ou de
son adjointe.
• Accompagner l’assistante de direction de la MR dans le cadre de l’archivage
• Réceptionner et distribuer le courrier déposé par l’usager à l’Hôtel de Région et la
MR
• Mettre en page les déroulés de cérémonies protocolaires sous la directive du chef de
service et/ou de son adjointe.
• Gérer les réservations de salles de réunions et assurer le listing des invités en lien
avec le chargé des relations publiques.
• Gérer les titres de transports en commun (CTS, Met)
Visites Guidées et Documentation :
• Préparer et assurer les visites guidées des différents Hôtels de Région.
• Participer à la réalisation d'un guide des visites guidées et à sa mise à jour.
• Œuvrer au bon fonctionnement de la démarche de la qualité d'accueil à l'usager.
• Participer à la réalisation d’un plan des locaux et d’un plan d’accès en lien avec la
mission qualité relations usagers, à destination des usagers
Accompagnement des Élus et Sécurité :
• Accompagner la Direction des assemblées lors de l'accueil et du placement des élus
lors des séances plénières et commission permanente
Diffusion de l'Information :
• Diffuser l'information et la documentation, et en assurer son actualisation en la
renouvelant régulièrement.
• Gérer les écrans d'accueil et créer/diffuser les messages de bienvenue.
• Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
Sécurité :
• Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes et des
biens.
• Contribuer au dispositif de sécurité et au processus d'évacuation en tant
qu'Établissement Recevant du Public.
Relations hiérarchiques/fonctionnelles etcConditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes) :
Rattachement hiérarchique au Chef de Service Protocole
Horaires avec amplitudes variables en soirées, weekends et jours fériés.
Possibilité de déplacements.
Avantages :
• Temps de travail (RTT, horaires variables)
• Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de
restauration)
• Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire
annuel, supplément familial de traitement)
• Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
• Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Profils recherchés
Savoir :
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des institutions
• Connaître le territoire
• Être au fait de l’actualité territoriale
• Connaissance des personnalités locales, nationales et internationales
• Connaissance des drapeaux des différents pays
• Connaissance des règles protocolaires
• Maitrise des outils bureautiques et notions de secrétariat.
Savoir-faire :
• Organisation méthodique du travail et gestion du temps
• Aptitudes relationnelles
• Capacités d’adaptation
• Rendre compte des activités et du respect des procédures
• Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Hiérarchiser les priorités
• Maitriser les techniques de l’accueil physique
• La maitrise d’une langue étrangère serait un plus
Savoir-être :
• Sens du relationnel
• Devoir de réserve et de discrétion professionnelle
• Être force de proposition
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de l’écoute
• Être disponible
• Respecter sa hiérarchie
• Maitrise de soi et gestion du stress
• Connaissance du fonctionnement de la collectivité et des institutions
• Connaître le territoire
• Être au fait de l’actualité territoriale
• Connaissance des personnalités locales, nationales et internationales
• Connaissance des drapeaux des différents pays
• Connaissance des règles protocolaires
• Maitrise des outils bureautiques et notions de secrétariat.
Savoir-faire :
• Organisation méthodique du travail et gestion du temps
• Aptitudes relationnelles
• Capacités d’adaptation
• Rendre compte des activités et du respect des procédures
• Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Hiérarchiser les priorités
• Maitriser les techniques de l’accueil physique
• La maitrise d’une langue étrangère serait un plus
Savoir-être :
• Sens du relationnel
• Devoir de réserve et de discrétion professionnelle
• Être force de proposition
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de l’écoute
• Être disponible
• Respecter sa hiérarchie
• Maitrise de soi et gestion du stress
Contact et modalités de candidature
Contact
0326707469
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir postuler à cette offre (CV et lettre de motivation obligatoires) directement sur notre site internet en indiquant les références de l’annonce.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.