Accueil Protocolaire :
• Assurer un accueil chaleureux et professionnel des invités de l'exécutif et veiller à
leur accompagnement
Accueil Physique des Publics de l’Hôtel de Région et de la Maison de Région :
• Accueillir le public sur place avec respect
• Accompagner l'usager vers le lieu de réunion
• Renseigner, orienter, et gérer les demandes du public.
• Identifier et gérer la demande selon le degrés d'urgence.
• Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller les accès.
• Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité.
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions.
• Réagir de manière pertinente aux situations d'urgence.
Gestion des Livraisons :
• Contrôler les livraisons à l'accueil.
• Orienter les livreurs vers le service du courrier ou vers le destinataire concerné.
Représentation de la Région :
• Assurer la représentation de la Région lors d'événements protocolaires et de
relations publiques sur les différents sites et à l'extérieur
Signalétique et Communication Évènementielle :
• Éditer et assurer la mise en place de la signalétique évènementielle en lien avec le
service Relations Publiques.
• Réaliser des trombinoscopes lors d'événements protocolaires ou de relations
publiques
Organisation Administrative :
• Assurer l'accueil protocolaire des invités sous la directive du chef de service et/ou de
son adjointe.
• Accompagner l’assistante de direction de la MR dans le cadre de l’archivage
• Réceptionner et distribuer le courrier déposé par l’usager à l’Hôtel de Région et la
MR
• Mettre en page les déroulés de cérémonies protocolaires sous la directive du chef de
service et/ou de son adjointe.
• Gérer les réservations de salles de réunions et assurer le listing des invités en lien
avec le chargé des relations publiques.
• Gérer les titres de transports en commun (CTS, Met)
Visites Guidées et Documentation :
• Préparer et assurer les visites guidées des différents Hôtels de Région.
• Participer à la réalisation d'un guide des visites guidées et à sa mise à jour.
• Œuvrer au bon fonctionnement de la démarche de la qualité d'accueil à l'usager.
• Participer à la réalisation d’un plan des locaux et d’un plan d’accès en lien avec la
mission qualité relations usagers, à destination des usagers
Accompagnement des Élus et Sécurité :
• Accompagner la Direction des assemblées lors de l'accueil et du placement des élus
lors des séances plénières et commission permanente
Diffusion de l'Information :
• Diffuser l'information et la documentation, et en assurer son actualisation en la
renouvelant régulièrement.
• Gérer les écrans d'accueil et créer/diffuser les messages de bienvenue.
• Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.
Sécurité :
• Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes et des
biens.
• Contribuer au dispositif de sécurité et au processus d'évacuation en tant
qu'Établissement Recevant du Public.

Relations hiérarchiques/fonctionnelles etcConditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes) :
Rattachement hiérarchique au Chef de Service Protocole
Horaires avec amplitudes variables en soirées, weekends et jours fériés.
Possibilité de déplacements.

Avantages :
• Temps de travail (RTT, horaires variables)
• Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de
restauration)
• Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire
annuel, supplément familial de traitement)
• Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
• Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site