Directeur du Protocole et des Relations Publiques
Offre n° O067240722000304
Publiée le 22/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de Région - 5 rue de Jericho, Châlons-en-Champagne (Marne)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
01/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Administrateur
Administrateur hors classe
Ingénieur en chef
Ingénieur en chef hors classe
Attaché hors classe
Ingénieur hors classe
Administrateur hors classe
Ingénieur en chef
Ingénieur en chef hors classe
Attaché hors classe
Ingénieur hors classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L343-1 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un emploi fonctionnel de catégorie A+. Le contrat proposé est nécessairement à durée déterminée.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un emploi fonctionnel de catégorie A+. Le contrat proposé est nécessairement à durée déterminée.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
La Direction du Protocole et des Relations Publiques a pour objectif de valoriser l'action régionale à travers l'organisation de manifestations officielles, d'honorer des personnalités, de promouvoir son image et de participer à son rayonnement. Elle gère également les déplacements des élus dans le cadre de leurs fonctions. Elle propose un calendrier de manifestations protocolaires et garantit son bon déroulement en contrôlant les différentes phases de leur mise en œuvre.
Garante de la qualité de l’organisation des manifestations et des opérations de relations publiques, la direction participe au quotidien à la valorisation de l’image de l’institution.
Elle est composée de 4 services :
- Le service Relations publiques
- Le service Protocole
- Le service Cérémonies officielles et réceptions
- Le service Conducteurs
Garante de la qualité de l’organisation des manifestations et des opérations de relations publiques, la direction participe au quotidien à la valorisation de l’image de l’institution.
Elle est composée de 4 services :
- Le service Relations publiques
- Le service Protocole
- Le service Cérémonies officielles et réceptions
- Le service Conducteurs
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité hiérarchique de la Secrétaire générale et sous la responsabilité fonctionnelle du Cabinet du Président, le Directeur du Protocole et des Relations Publiques est en charge de l'organisation et de la logistique des réceptions, inaugurations, dîners et manifestations de la Région Grand Est.
A ce titre, il assure l’animation, l’organisation et l’encadrement des équipes de la direction et participe avec elles à l'accueil des publics (intervenants et participants) lors des manifestations.
Activités :
Encadrement
- Définir les objectifs de la direction en lien avec les chefs de service, la Secrétaire générale et le Directeur de Cabinet
- Assurer la bonne gestion de l'activité de la direction et en garantir et contrôler la qualité
- Aider à la décision
- Anticiper les impacts sur le plan de charge de la direction et la répartition des missions (en lien avec les chefs de service).
- Planifier les besoins budgétaires, élaborer un budget prévisionnel de la direction et contrôler son exécution,
- Définir et garantir l'exécution des marchés et des commandes publiques
- Superviser les demandes d'attribution et la gestion des salles de réunions des espaces de réceptions...
Protocole
- Proposer et organiser les relations protocolaires de la collectivité lors de l'accueil de délégations ou de personnalités
- Garantir le respect des règles protocolaires (prises de parole, drapeaux, cadeaux protocolaires, plans de table...)
- Veiller au bon déroulement des manifestations protocolaires auxquelles participent le Président et les élus régionaux (inaugurations, cérémonies officielles…)
- Assurer un accueil de qualité des personnalités et de l’usager
- Assurer le suivi des cadeaux protocolaires et être force de proposition pour développer l’offre
Relations publiques et évènements
- Assister et conseiller le Cabinet et/ou les directions dans l’organisation de leur manifestations et/ou réceptions
- Planifier, organiser et superviser manifestations, réceptions officielles, dîners, colloques, grands évènements, remise de médailles… en lien avec le Cabinet et les équipes dédiées
- Adapter le dispositif de réception à la nature de la cérémonie
- Contrôler le déroulé de la manifestation
- Superviser la mise en scène du lieu de réception (aménagement, restauration, sonorisation, sécurité, etc.) en lien avec les services concernés
- Assurer une présence le jour de la manifestation pour veiller à son bon déroulement
- Assurer la mobilisation et la qualité d'intervention des prestataires et des intervenants techniques
Fichiers institutionnels
- Veiller à la qualité et la mise à jour des fichiers protocolaires
- Veiller au respect des règles protocolaires et des usages dans la réalisation de cartons d'invitation.
- Valider la liste des invités
- Gérer la billetterie VIP afin de permettre aux élus d’assurer une présence sur les différents évènements dont la Région est partenaire
Prestations de bouche
- Proposer et/ou valider les prestations proposées en lien avec le format de la manifestation
- Assurer des prestations de qualité en veillant au respect du budget, et répondant aux enjeux sociétaux (Loi EGALIM, développement durable…)
Déplacements
- Veiller au bon déroulement des déplacements du Président et des élus
- Assurer la bonne information des chauffeurs sur les besoins des élus
- Mettre en place les formations et ressources nécessaires pour assurer la sécurité et le confort lors des déplacements
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes) :
Sous l'autorité hiérarchique de la Secrétaire générale
Sous la responsabilité fonctionnelle du Cabinet du Président
Relations fonctionnelles avec l'ensemble des directions de la collectivité
Management d'une équipe répartie sur 3 sites (Châlons-en-Champagne, Metz et Strasbourg)
Déplacements réguliers à prévoir sur tout le territoire du Grand Est
Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
A ce titre, il assure l’animation, l’organisation et l’encadrement des équipes de la direction et participe avec elles à l'accueil des publics (intervenants et participants) lors des manifestations.
Activités :
Encadrement
- Définir les objectifs de la direction en lien avec les chefs de service, la Secrétaire générale et le Directeur de Cabinet
- Assurer la bonne gestion de l'activité de la direction et en garantir et contrôler la qualité
- Aider à la décision
- Anticiper les impacts sur le plan de charge de la direction et la répartition des missions (en lien avec les chefs de service).
- Planifier les besoins budgétaires, élaborer un budget prévisionnel de la direction et contrôler son exécution,
- Définir et garantir l'exécution des marchés et des commandes publiques
- Superviser les demandes d'attribution et la gestion des salles de réunions des espaces de réceptions...
Protocole
- Proposer et organiser les relations protocolaires de la collectivité lors de l'accueil de délégations ou de personnalités
- Garantir le respect des règles protocolaires (prises de parole, drapeaux, cadeaux protocolaires, plans de table...)
- Veiller au bon déroulement des manifestations protocolaires auxquelles participent le Président et les élus régionaux (inaugurations, cérémonies officielles…)
- Assurer un accueil de qualité des personnalités et de l’usager
- Assurer le suivi des cadeaux protocolaires et être force de proposition pour développer l’offre
Relations publiques et évènements
- Assister et conseiller le Cabinet et/ou les directions dans l’organisation de leur manifestations et/ou réceptions
- Planifier, organiser et superviser manifestations, réceptions officielles, dîners, colloques, grands évènements, remise de médailles… en lien avec le Cabinet et les équipes dédiées
- Adapter le dispositif de réception à la nature de la cérémonie
- Contrôler le déroulé de la manifestation
- Superviser la mise en scène du lieu de réception (aménagement, restauration, sonorisation, sécurité, etc.) en lien avec les services concernés
- Assurer une présence le jour de la manifestation pour veiller à son bon déroulement
- Assurer la mobilisation et la qualité d'intervention des prestataires et des intervenants techniques
Fichiers institutionnels
- Veiller à la qualité et la mise à jour des fichiers protocolaires
- Veiller au respect des règles protocolaires et des usages dans la réalisation de cartons d'invitation.
- Valider la liste des invités
- Gérer la billetterie VIP afin de permettre aux élus d’assurer une présence sur les différents évènements dont la Région est partenaire
Prestations de bouche
- Proposer et/ou valider les prestations proposées en lien avec le format de la manifestation
- Assurer des prestations de qualité en veillant au respect du budget, et répondant aux enjeux sociétaux (Loi EGALIM, développement durable…)
Déplacements
- Veiller au bon déroulement des déplacements du Président et des élus
- Assurer la bonne information des chauffeurs sur les besoins des élus
- Mettre en place les formations et ressources nécessaires pour assurer la sécurité et le confort lors des déplacements
Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes) :
Sous l'autorité hiérarchique de la Secrétaire générale
Sous la responsabilité fonctionnelle du Cabinet du Président
Relations fonctionnelles avec l'ensemble des directions de la collectivité
Management d'une équipe répartie sur 3 sites (Châlons-en-Champagne, Metz et Strasbourg)
Déplacements réguliers à prévoir sur tout le territoire du Grand Est
Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Profils recherchés
Savoir:
Connaissances du cadre juridique et réglementaire en matière de protocoles et d’organisation de manifestation
Connaissances des règles protocolaires
Technique d’organisation et de planification du travail
Technique du management
Technique d’animation d’équipe
Technique de résolution de conflits et de médiation
Principe du travail collaboratif
Organisation de la collectivité
Outils de gestion et de suivi de l’activité
Savoir-faire :
Aptitudes relationnelles
Capacités d’adaptation
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Gestion des conflits
Capacité à travailler en transversalité
Etre en capacité d’alerter les élus ou la hiérarchie sur les contraintes et les risques liés à une opération
Savoir mobiliser son équipe autour d’un projet de direction
Moderniser et optimiser les procédures administratives
Savoir organiser la diffusion de l’information au sein de la direction
Savoir-être :
Autonomie
Force de proposition
Réactivité
Rigueur et précision
Capacité à travailler en équipe
Sens du contact
Disponibilité
Attitudes de service
Sens politique
Prise de décision/leadership
Diplomatie
Gérer l’imprévu
Connaissances du cadre juridique et réglementaire en matière de protocoles et d’organisation de manifestation
Connaissances des règles protocolaires
Technique d’organisation et de planification du travail
Technique du management
Technique d’animation d’équipe
Technique de résolution de conflits et de médiation
Principe du travail collaboratif
Organisation de la collectivité
Outils de gestion et de suivi de l’activité
Savoir-faire :
Aptitudes relationnelles
Capacités d’adaptation
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Gestion des conflits
Capacité à travailler en transversalité
Etre en capacité d’alerter les élus ou la hiérarchie sur les contraintes et les risques liés à une opération
Savoir mobiliser son équipe autour d’un projet de direction
Moderniser et optimiser les procédures administratives
Savoir organiser la diffusion de l’information au sein de la direction
Savoir-être :
Autonomie
Force de proposition
Réactivité
Rigueur et précision
Capacité à travailler en équipe
Sens du contact
Disponibilité
Attitudes de service
Sens politique
Prise de décision/leadership
Diplomatie
Gérer l’imprévu
Contact et modalités de candidature
Contact
0388156867
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir postuler à cette offre (CV et lettre de motivation obligatoires) directement sur notre site internet en indiquant les références de l’annonce.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.