Missions de la Direction / du service / du pôle
Le Service Administratif et Financier (SAF) du Patrimoine Immobilier fait partie intégrante de la Direction Administrative et Financière du Secrétariat Général (DAF SG), il contribue à l’activité des directions métier : Direction de l’Immobilier et de la Maitrise d’Ouvrage (DIMO) ainsi que la Direction des Moyens Généraux (DMG).
Le SAF PI et plus particulièrement le Pôle des Moyens Généraux gère en direct des dossiers administratifs et financiers spécifiques afférents aux bâtiments régionaux pour les directions métiers précitées.

Missions du poste
Sous la responsabilité, et en cohérence avec les objectifs fixés par le chef de service Patrimoine immobilier, le chef de Pôle, optimise les procédures, contrôle et évalue l’emploi des ressources, mobilise et fait évoluer sur le plan collectif les compétences des agents. Il travaille en transversalité avec la DMG, DIMO, les Maisons de Région, les autres DAF et la Direction des Finances (DF).
Il est le relais d’information auprès de l’équipe et fait appliquer la politique managériale de la collectivité.
Ses missions s’articulent essentiellement autour de deux grandes axes :
- Les prévisions, la gestion et l’exécution budgétaire et financière ainsi qu’un travail en étroite collaboration avec la direction métiers pour l’achat public,
- Les missions administratives et financières.
C’est ainsi que le chef de Pôle :
- Coordonne l’ensemble des dossiers relatifs au suivi administratif, juridique et financier du Pôle et appuie les directions métiers en terme de pilotage administratif et financier,
- Garantit la fiabilité et la régularité des tâches administratives et financières menées dans le cadre de l’activité du Pôle, en appui du directeur et managers des directions métiers en terme de pilotage administratif et financier,
- Contribue, le cas échéant, aux différentes tâches administratives et financières,
- Met en place et alimente les tableaux de bords relatif à l’activité du Pôle,
- Assure l’interface avec les Directions Centrales et Opérationnelles et Fonctionnelles sur les aspects juridiques, achat public et finances,
- Accompagne et anime une équipe de sept collaborateurs.

- Organise l’activité du Pôle
- Encadre et accompagne techniquement les gestionnaires administratifs et financiers (GAF) en charge de l’exécution budgétaire des marchés et contrats relatifs aux opérations gérées par le Pôle,
- Participe activement à l’agrégation des données de prospective financière de la direction métiers, afin d’en consolider continuellement la traduction budgétaire, dans le respect des calendriers budgétaires de la collectivité (OB, BP, DMx, CA);
- Intervient dans l’outil financier : saisie des étapes budgétaires, virements (avec mise à jour des tableaux financiers), affectation et créations de tranches (rapports présentés en commissions ou assemblée plénière).
- Participe activement aux dialogues de gestion avec les autres chefs de service de la direction métiers,
- Consolide des données en lien avec le chef de service
- Contrôle l’adéquation des actes administratifs avec le budget et la prospective, (rapports CPCR, lancement des procédures marchés, conventions) ;
- Assure le contrôle de gestion des opérations mises en œuvre localement par les Maisons de Région avec suivi de l’exécution budgétaire et analyse,
- Organise la transversalité et le pilotage des actions pour ce qui concerne les données budgétaires des domaines partagés avec d’autres directions,

Relations hiérarchiques/fonctionnelles et Conditions particulières du poste (horaires, déplacements, astreintes)
Le titulaire du poste sera placé sous l'autorité du chef SAF Patrimoine Immobilier.
Ce poste requiert un temps complet (préférentiellement, si temps partiel, souplesse à prévoir).
Bureau partagé, travail prolongé sur écran, collaborateurs en multi sites
Déplacements ponctuels
Relations fonctionnelles avec les Responsables Administratifs et Financiers, les gestionnaires financiers et les chefs de service construction des Maisons de Région.
Permis B obligatoire ? Non
Poste logé ?Non

Savoir
Maîtrise des progiciels de gestion financière
Maîtrise de la règlementation budgétaire et comptable des collectivités locales
Maîtrise des règles d’achat public
Maîtrise de Excel
Technique de management direct et transversal
Connaissances techniques liées à son domaine d’intervention
Outil de travail collaboratif
Organisation de la collectivité

Savoir-faire
Aptitudes relationnelles
Capacités d’adaptation
Capacité à travailler en transversalité
Esprit d’analyse et de synthèse
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Pouvoir apporter une aide technique et méthodologique aux agents
Savoir organiser la diffusion de l’information au sein du pôle
Organisation méthodique du temps de travail et gestion du temps
Gestion des conflits

Savoir-être
Autonomie
Force de proposition
Rigueur et réactivité
Capacité à travailler en équipe
Gérer l’imprévu
Sens du contact
Diplomatie