ASSISTANT - ASSISTANTE DE DIRECTION
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Offre n° O067240705001466
Publiée le 05/07/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Administration mutualisée de plus de 7000 agent·es et 250 métiers, l'Eurométropole de Strasbourg développe des politiques publiques innovantes, visant à répondre aux enjeux de développement et de cohésion d'un territoire transfrontalier en pleine mutation et aux attentes profondément renouvelées des habitant·es.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Service emploi et développement des compétences - 1 parc de l'etoile, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
04/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction de l’Architecture et du patrimoine est une direction projets de 230 experts·es qui gère de manière durable un patrimoine de 1800 bâtiments sur des thématiques variées comme le sport, la culture, l’éducation et la santé.
Dans un contexte de raréfaction du foncier et de nécessaire réduction des consommations énergétiques, elle accompagne la transformation du territoire tout en développant une culture de la sobriété énergétique et bâtimentaire.
Notre objectif ? Penser la ville de demain !
Notre ambition ? Porter la transition énergétique du parc bâti, la gestion durable et la sobriété du patrimoine public et privé.
L’Ingénierie de la construction intervient en amont de la maîtrise d’ouvrage pour faire émerger des solutions innovantes et conceptualiser les bâtiments. C’est un véritable bureau d’études interne qui répond aux besoins des utilisateurs·trices et aux contraintes terrain.
Dans un contexte de raréfaction du foncier et de nécessaire réduction des consommations énergétiques, elle accompagne la transformation du territoire tout en développant une culture de la sobriété énergétique et bâtimentaire.
Notre objectif ? Penser la ville de demain !
Notre ambition ? Porter la transition énergétique du parc bâti, la gestion durable et la sobriété du patrimoine public et privé.
L’Ingénierie de la construction intervient en amont de la maîtrise d’ouvrage pour faire émerger des solutions innovantes et conceptualiser les bâtiments. C’est un véritable bureau d’études interne qui répond aux besoins des utilisateurs·trices et aux contraintes terrain.
Missions / conditions d'exercice
Vous gérez l’administration générale du service.
Vous assurez l’assistanat de la cheffe de service dans l’exercice de ses missions.
Vous participez en coordination avec l’équipe de direction du service au suivi opérationnel de l’ensemble des dossiers traités par le service.
Vous assurez la gestion de la bibliothèque de la Direction.
DÉTAIL DES ACTIVITÉS
Activités principales :
Gestion de l’administration générale du service :
participe aux réunions hebdomadaires du service et de coordination avec les autres services,
est l’interlocuteur·trice du service pour les autres assistants·tes de la direction,
planifie et organise différentes réunions individuelles et/ou collectives du service et de ses départements,
assure la logistique du service : achat, occupation des locaux, mobilier, …
assure le suivi du temps de travail pour le service,
veille à la qualité rédactionnelle et la mise en forme de tous les documents émanant du service.
Assistanat cheffe de service :
assiste la cheffe de service dans l’organisation de ses activités,
gère son agenda (prises de rendez-vous, organisation des réunions, points d’échanges,…),
prépare et centralise les fonds de dossiers nécessaires aux réunions,
rédige des comptes-rendus de réunion, et autres documents.
Suivi opérationnel des dossiers :
assure la coordination des programmations et suivis opérationnels de la direction ( prises de commandes, nommages, changements,…),
crée, complète et actualise les différents tableaux de bord du service et tableaux de suivi communs à la direction (suivi opérationnel avec EPM, stagiaires, absences,…),
assiste les chargés d’études du service dans la constitution des dossiers,
participe au suivi de l’avancement des études, des opérations et des expertises pour la mise à jour des tableaux de bord,
élabore les statistiques annuelles opérationnelles du service.
Gestion de la bibliothèque :
gère le fond de bibliothèque, codifie et met en place les ouvrages,
traite la commande des ouvrages,
gère les emprunts.
Activités secondaires :
assure le remplacement en cas de besoin des assistants·tes de la Direction.
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Vous assurez l’assistanat de la cheffe de service dans l’exercice de ses missions.
Vous participez en coordination avec l’équipe de direction du service au suivi opérationnel de l’ensemble des dossiers traités par le service.
Vous assurez la gestion de la bibliothèque de la Direction.
DÉTAIL DES ACTIVITÉS
Activités principales :
Gestion de l’administration générale du service :
participe aux réunions hebdomadaires du service et de coordination avec les autres services,
est l’interlocuteur·trice du service pour les autres assistants·tes de la direction,
planifie et organise différentes réunions individuelles et/ou collectives du service et de ses départements,
assure la logistique du service : achat, occupation des locaux, mobilier, …
assure le suivi du temps de travail pour le service,
veille à la qualité rédactionnelle et la mise en forme de tous les documents émanant du service.
Assistanat cheffe de service :
assiste la cheffe de service dans l’organisation de ses activités,
gère son agenda (prises de rendez-vous, organisation des réunions, points d’échanges,…),
prépare et centralise les fonds de dossiers nécessaires aux réunions,
rédige des comptes-rendus de réunion, et autres documents.
Suivi opérationnel des dossiers :
assure la coordination des programmations et suivis opérationnels de la direction ( prises de commandes, nommages, changements,…),
crée, complète et actualise les différents tableaux de bord du service et tableaux de suivi communs à la direction (suivi opérationnel avec EPM, stagiaires, absences,…),
assiste les chargés d’études du service dans la constitution des dossiers,
participe au suivi de l’avancement des études, des opérations et des expertises pour la mise à jour des tableaux de bord,
élabore les statistiques annuelles opérationnelles du service.
Gestion de la bibliothèque :
gère le fond de bibliothèque, codifie et met en place les ouvrages,
traite la commande des ouvrages,
gère les emprunts.
Activités secondaires :
assure le remplacement en cas de besoin des assistants·tes de la Direction.
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Profils recherchés
Bac à bac+2 assistanat de direction, ou équivalent.
Expérience confirmée en assistanat de direction.
Expertise des techniques de secrétariat.
Maîtrise des logiciels de bureautique.
Maîtrise des techniques des outils de communication et de recherche documentaire.
Maîtrise des techniques de classement et d'archivage.
Capacité à gérer les urgences et à prioriser les informations à transmettre.
Capacité à suivre des tableaux de suivi opérationnel.
Capacité d'adaptation.
Discrétion professionnelle et confidentialité.
Sens des priorités et flexibilité.
Réactivité
Aisance relationnelle.
Sens de l'organisation.
Expérience confirmée en assistanat de direction.
Expertise des techniques de secrétariat.
Maîtrise des logiciels de bureautique.
Maîtrise des techniques des outils de communication et de recherche documentaire.
Maîtrise des techniques de classement et d'archivage.
Capacité à gérer les urgences et à prioriser les informations à transmettre.
Capacité à suivre des tableaux de suivi opérationnel.
Capacité d'adaptation.
Discrétion professionnelle et confidentialité.
Sens des priorités et flexibilité.
Réactivité
Aisance relationnelle.
Sens de l'organisation.
Contact et modalités de candidature
Contact
0368985000
Informations complémentaires
Merci de postuler à cette offre (avec lettre de motivation et CV) directement sur notre site à l’adresse suivante : https://www.strasbourg.eu/travailler-eurometropole
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.