Au sein de l'équipe territoriale ASE :
- assure les tâches de secrétariat des responsables et de l'ensemble de l'équipe
- assure l'instruction et la gestion administrative des dossiers des enfants admis au service de protection de l'enfance selon la
procédure en vigueur
- assure l'instruction des éléments permettant le financements des prestations liées aux enfants confiés
- est chargé de l'accueil physique et téléphonique des usagers et partenaires

Au sein d'une équipe de deux à trois agents administratifs :
secrétariat des responsables et de l'équipe
- assure la gestion des dossiers suivis par le responsable et son adjoint
- assure l'accueil téléphonique : filtre les appels, prend les messages, informe et oriente en fonction de la demande
- organise et tient à jour l'agenda du responsable et de son adjoint
- organise les réunions demandées en assure la logistique (invitations, réservation de salle, préparation des documents...)
- rédige des courriers et des projets de notes
- contrôle la forme des courriers et documents mis à la signature du responsable et de son adjoint et en assure l'expédition si
nécessaire
- assure la liaison avec les autres secrétariats du service et la direction
- met en place des tableaux statistiques pour l'équipe
- organise la documentation de l'unité de travail et en assure la mise à jour
- assure le suivi des commandes et contribue à la gestion logistique (locaux - matériel)
Suivi des dossiers des enfants confiés
- assure l'accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires
- assure les tâches de rédaction, traitement de texte, ouverture, mise à jour et exploitation des fichiers manuels et informatiques
(base "Usagers", IODAS)
- saisit les mesures judiciaires d'action éducative en milieu ouvert
- est garant du suivi du dossier administratif (frappe des rapports, notes ...) et du respect des échéances
- est garant de l'instruction des demandes liées à la CPAM et des besoins de mise à jour (CMU, ...)
- élabore des statistiques et saisit les données
- collabore avec tous les partenaires internes et externes, coordonne et transmet les informations, prend les rendez-vous (Juge
des enfants, parents, services de police, structures d'accueil, assistants familiaux ...)
- prépare différentes réunions, y participe et rédige des comptes-rendus
Financement des prestations
- assure en autonomie la récolte et le renseignement des éléments permettant d'établir à l'échéance communiquée par le SDAF,
la paie des assistants familiaux
- assure en autonomie la récolte et le renseignement des éléments permettant d'établir le versement des prix de journées des
structures d'accueil
- assure en autonomie la récolte et le renseignement des éléments permettant d'établir le paiement des prises en charges
spécifiques des enfants confiés (prise en charge thérapeutique...)

Savoir :
- connaître les techniques de communication
- maîtriser l'outil informatique (word, excel, outlook)
- connaître le fonctionnement de la collectivité

Savoir-Faire :
- savoir identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- être capable de travailler en équipe
- savoir gérer des échéances
- être capable d'organiser son travail
- capacité d'adaptation à des logiciels (logiciel utilisé : IODAS)
- savoir s'adapter à la diversité des interlocuteurs et des situations
- accueillir le public et reformuler ses demandes
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- gérer les situations conflictuelles, de stress

Savoir-être :
- qualité d'écoute
- maîtrise de soi
- discrétion et respect du secret professionnel
- disponibilité