Assistant Administratif H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O067240621000693
Publiée le 21/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 place Gabriel Hocquard, Metz (Moselle)
Poste à pourvoir le
01/10/2024
Date limite de candidature
25/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions de la Direction :
La Direction de la Connaissance et de la Compétitivité (DCC) accompagne et finance les entreprises, les associations, les Universités, les étudiants dans leurs projets de création, de développement et d’innovation avec l’ambition de dynamiser l’économie et l’attractivité de la Région Grand Est.
Issu de la nouvelle organisation DCC, le service Déploiement des politiques d'intervention a pour objectif de développer des méthodes de travail en vue d’accroitre l’efficience des instructeurs dans le traitement des demandes et d’optimiser la qualité des réponses apportées aux bénéficiaires.
Le service interagit avec les bénéficiaires finaux des dispositifs régionaux existant en matière de développement économique, d’enseignement supérieur, de recherche et d’innovation ainsi qu’avec les opérateurs mobilisés pour déployer les dispositifs d’aide régionaux. Il travaille en transversalité avec les autres services de la Direction et les autres directions au sein de la collectivité.
Il a pour vocation première, l’instruction technique d’une quarantaine de dispositifs existant avec le souci permanent d’être à l’initiative des améliorations de l’expérience utilisateur et des process d’instruction.
Les missions du Service « Déploiement des politiques publiques » sont les suivantes :
- Accueillir et accompagner les bénéficiaires
- Instruire les dossiers déposés
- Effectuer le service fait des dossiers
- Harmoniser, uniformiser les process
- Automatiser le suivi et le reporting
Missions du poste :
Dans le cadre de sa mission principale d'assistant(e), basé(e) à Metz :
· Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ;
· Contribution au bon fonctionnement du service et participation à sa production en assistant les membres du service et plus particulièrement ceux présents sur le site de Metz ;
· Traitement des relations avec les usagers, bénéficiaires, opérateurs ou services interne de la Région.
Dans le cadre de l’instruction des dispositifs liés aux activités d’enseignement supérieur, de recherche, d’innovation et de développement économique, l’assistant(e) apporte un appui à l’instruction auprès des différents chargés de mission, gestionnaires administratifs, gestionnaires référents du service :
· Préparation des documents à étudier pour le compte des instructeurs du service (pré-instruction) ;
· Participation à différents groupes de travail visant à harmoniser les procédures et dispositifs ;
· Maitrise des logiciels métiers et saisie des informations en amont de l’instruction.
La Direction de la Connaissance et de la Compétitivité (DCC) accompagne et finance les entreprises, les associations, les Universités, les étudiants dans leurs projets de création, de développement et d’innovation avec l’ambition de dynamiser l’économie et l’attractivité de la Région Grand Est.
Issu de la nouvelle organisation DCC, le service Déploiement des politiques d'intervention a pour objectif de développer des méthodes de travail en vue d’accroitre l’efficience des instructeurs dans le traitement des demandes et d’optimiser la qualité des réponses apportées aux bénéficiaires.
Le service interagit avec les bénéficiaires finaux des dispositifs régionaux existant en matière de développement économique, d’enseignement supérieur, de recherche et d’innovation ainsi qu’avec les opérateurs mobilisés pour déployer les dispositifs d’aide régionaux. Il travaille en transversalité avec les autres services de la Direction et les autres directions au sein de la collectivité.
Il a pour vocation première, l’instruction technique d’une quarantaine de dispositifs existant avec le souci permanent d’être à l’initiative des améliorations de l’expérience utilisateur et des process d’instruction.
Les missions du Service « Déploiement des politiques publiques » sont les suivantes :
- Accueillir et accompagner les bénéficiaires
- Instruire les dossiers déposés
- Effectuer le service fait des dossiers
- Harmoniser, uniformiser les process
- Automatiser le suivi et le reporting
Missions du poste :
Dans le cadre de sa mission principale d'assistant(e), basé(e) à Metz :
· Recueil et traitement des informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ;
· Contribution au bon fonctionnement du service et participation à sa production en assistant les membres du service et plus particulièrement ceux présents sur le site de Metz ;
· Traitement des relations avec les usagers, bénéficiaires, opérateurs ou services interne de la Région.
Dans le cadre de l’instruction des dispositifs liés aux activités d’enseignement supérieur, de recherche, d’innovation et de développement économique, l’assistant(e) apporte un appui à l’instruction auprès des différents chargés de mission, gestionnaires administratifs, gestionnaires référents du service :
· Préparation des documents à étudier pour le compte des instructeurs du service (pré-instruction) ;
· Participation à différents groupes de travail visant à harmoniser les procédures et dispositifs ;
· Maitrise des logiciels métiers et saisie des informations en amont de l’instruction.
Missions / conditions d'exercice
- Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer,
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées,
- Mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers…) et assurer leur suivi dans le processus décisionnel,
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/ logistique,
- Constituer des dossiers, éventuellement assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions,
- Vérifier la complétude de dossiers et l’éligibilité de pièces en amont de d’instruction de dispositifs,
- Gérer et actualiser des bases d’informations, de données,
- Renseigner sur l’avancement de dossiers en assurant la coordination avec les instructeurs et leur mise à jour,
- Classer et archiver des documents,
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs,
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations,
- Préparer, accompagner l’accueil des nouveaux arrivants
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
- Contribuer à une bonne coordination des activités sur le site de Metz avec les autres assistantes de la Direction
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
Sous la responsabilité hiérarchique du chef de service et de ses adjoints, l'agent travaille en étroite relation avec les agents du service en charge de l'instruction des dossiers.
Il sera également amené à travailler en collaboration avec les autres assistantes au sein de la direction
Contraintes particulières :
Il peut être amené à effectuer des déplacements ponctuels notamment dans le cadre de réunions d'équipes
Avantages :
Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
- Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées,
- Mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers…) et assurer leur suivi dans le processus décisionnel,
- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/ logistique,
- Constituer des dossiers, éventuellement assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions,
- Vérifier la complétude de dossiers et l’éligibilité de pièces en amont de d’instruction de dispositifs,
- Gérer et actualiser des bases d’informations, de données,
- Renseigner sur l’avancement de dossiers en assurant la coordination avec les instructeurs et leur mise à jour,
- Classer et archiver des documents,
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
- Diffuser en interne/externe les documents administratifs,
- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations,
- Préparer, accompagner l’accueil des nouveaux arrivants
- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
- Contribuer à une bonne coordination des activités sur le site de Metz avec les autres assistantes de la Direction
Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
Sous la responsabilité hiérarchique du chef de service et de ses adjoints, l'agent travaille en étroite relation avec les agents du service en charge de l'instruction des dossiers.
Il sera également amené à travailler en collaboration avec les autres assistantes au sein de la direction
Contraintes particulières :
Il peut être amené à effectuer des déplacements ponctuels notamment dans le cadre de réunions d'équipes
Avantages :
Temps de travail (RTT, horaires variables, télétravail après 3 mois de présence)
Participation employeur (complémentaire santé et prévoyance, frais de transport et de restauration)
Rémunération (Régime indemnitaire, prime de présentéisme, complément indemnitaire annuel, supplément familial de traitement)
Prestations d'action sociale (CNAS et Amicale du personnel)
Véhicule de service intégré dans la flotte automobile du site
Profils recherchés
Savoir :
Connaissances du cadre juridique et réglementaire d’interventions des collectivités
Connaissances liées au développement économique, à l’enseignement supérieur, la Recherche, l’Innovation
Connaissances des méthodes et usages de la collectivité régionale (charte, procédure, formulaire…)
Pratiques des procédures administratives et maitrise des techniques de secrétariat
Capacité à utiliser les applications informatiques métier
Savoir-faire :
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Aptitudes relationnelles
Capacités d’adaptation
Savoir-être :
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Attitudes de service
Connaissances du cadre juridique et réglementaire d’interventions des collectivités
Connaissances liées au développement économique, à l’enseignement supérieur, la Recherche, l’Innovation
Connaissances des méthodes et usages de la collectivité régionale (charte, procédure, formulaire…)
Pratiques des procédures administratives et maitrise des techniques de secrétariat
Capacité à utiliser les applications informatiques métier
Savoir-faire :
Organisation méthodique du travail et gestion du temps
Savoir rendre compte à sa hiérarchie
Aptitudes relationnelles
Capacités d’adaptation
Savoir-être :
Rigueur
Capacité à travailler en équipe
Attitudes de service
Contact et modalités de candidature
Contact
0326708572
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir postuler à cette offre (CV et lettre de motivation obligatoires) directement sur notre site internet en indiquant les références de l’annonce.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.