Assistant(e) chargé(e) de la gestion des assemblées et de l'accueil du Syndicat au siège administratif
Offre n° O066241230000596
Publiée le 30/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
3 BD DE CLAIRFONT, Toulouges (Pyrénées-Orientales)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
03/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
LE SYDETOM66 :
Syndicat mixte public de traitement et valorisation de déchets à l'échelle de tout un département, le Sydetom66 assure le traitement et la valorisation de près de 330 000 tonnes de déchets par an, en lien étroit avec ses collectivités adhérentes : 13 intercommunalités catalanes regroupant 226 communes des Pyrénées-Orientales et 18 communes de l'Aude.
Pour assurer ses missions au service de près de 500 000 habitants (plus d'un million d'habitants lors de la pointe estivale), le Sydetom66 emploie près de 80 agents. Ses effectifs se répartissent entre les agents des sites extérieurs en charge de l'exploitation des quais de transfert et plateformes de Déchets-Végétaux, et le siège administratif du Syndicat basé à Naturopôle à Toulouges, qui regroupe les services administratifs et la direction.
DESCRIPTIF DE L'EMPLOI :
L’Assistant(e) chargé(e) de la gestion des Assemblées et de l’Accueil assure les missions du secrétariat général et de gestion des assemblées, ainsi que les missions relevant de l’accueil physique et téléphonique du siège du Sydetom66.
Il/elle assure également les tâches relatives à l’accueil physique et téléphonique du Syndicat, et assure la gestion du courrier et des parapheurs (enregistrement des courriers sur un logiciel dédié, diffusion).
Syndicat mixte public de traitement et valorisation de déchets à l'échelle de tout un département, le Sydetom66 assure le traitement et la valorisation de près de 330 000 tonnes de déchets par an, en lien étroit avec ses collectivités adhérentes : 13 intercommunalités catalanes regroupant 226 communes des Pyrénées-Orientales et 18 communes de l'Aude.
Pour assurer ses missions au service de près de 500 000 habitants (plus d'un million d'habitants lors de la pointe estivale), le Sydetom66 emploie près de 80 agents. Ses effectifs se répartissent entre les agents des sites extérieurs en charge de l'exploitation des quais de transfert et plateformes de Déchets-Végétaux, et le siège administratif du Syndicat basé à Naturopôle à Toulouges, qui regroupe les services administratifs et la direction.
DESCRIPTIF DE L'EMPLOI :
L’Assistant(e) chargé(e) de la gestion des Assemblées et de l’Accueil assure les missions du secrétariat général et de gestion des assemblées, ainsi que les missions relevant de l’accueil physique et téléphonique du siège du Sydetom66.
Il/elle assure également les tâches relatives à l’accueil physique et téléphonique du Syndicat, et assure la gestion du courrier et des parapheurs (enregistrement des courriers sur un logiciel dédié, diffusion).
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité de la Directrice Générale Adjointe Administration, l’assistant(e) chargé(e) de la gestion des Assemblées et de l’Accueil assure les missions relevant de la gestion des assemblées (Bureaux Syndicaux, Comités Syndicaux, commissions …) et du Secrétariat Général. A ce titre, il/elle est également en charge de la gestion des actes et des registres liés au fonctionnement des assemblées.
* Assurer les missions relevant de la gestion des assemblées et du secrétariat général (comité syndical, bureau syndical, commissions) :
Gestion des Assemblées :
- Rédiger et gérer l’envoi des convocations pour les différentes assemblées, réunions (par mail ou courrier),
- Assurer le suivi des présents (relances téléphoniques, suivi de quorum,…),
- Mettre en forme les ordres du jour des réunions,
- Transmettre les dossiers aux élus,
- Assister le cas échéant aux séances.
Gestion des actes et des registres :
- Mettre en forme les délibérations, décisions et arrêtés,
- Transmettre les actes en préfecture et procéder à leur publicité,
- Organiser et tenir les registres des actes,
- Assurer le suivi de la boite mail du secrétariat général,
- Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes-rendus, rapports, notes ..,
-Trier, classer et archiver les documents.
* Assurer les missions relatives à l’accueil physique et téléphonique du siège du syndicat :
- Assurer un accueil de qualité (élus, participants à des réunions,) et orienter les appels, téléphoniques vers l’interlocuteur dédié ,
- Diffuser/transmettre les messages en interne,
- Réceptionner, enregistrer, distribuer et expédier le courrier (logiciel dédié),
- Gérer et actualiser les bases d’information de contacts,
- Distribuer les parapheurs,
- Participer à l’organisation de réunions ou évènements,
- Assurer le suivi de la boite mail générique Sydetom66,
- Réaliser des travaux de bureautique,
- Trier, scanner, classer des documents.
* Participer à l’intérim du secrétariat de direction lors des absences (congés, formations …)
* Assurer les missions relevant de la gestion des assemblées et du secrétariat général (comité syndical, bureau syndical, commissions) :
Gestion des Assemblées :
- Rédiger et gérer l’envoi des convocations pour les différentes assemblées, réunions (par mail ou courrier),
- Assurer le suivi des présents (relances téléphoniques, suivi de quorum,…),
- Mettre en forme les ordres du jour des réunions,
- Transmettre les dossiers aux élus,
- Assister le cas échéant aux séances.
Gestion des actes et des registres :
- Mettre en forme les délibérations, décisions et arrêtés,
- Transmettre les actes en préfecture et procéder à leur publicité,
- Organiser et tenir les registres des actes,
- Assurer le suivi de la boite mail du secrétariat général,
- Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes-rendus, rapports, notes ..,
-Trier, classer et archiver les documents.
* Assurer les missions relatives à l’accueil physique et téléphonique du siège du syndicat :
- Assurer un accueil de qualité (élus, participants à des réunions,) et orienter les appels, téléphoniques vers l’interlocuteur dédié ,
- Diffuser/transmettre les messages en interne,
- Réceptionner, enregistrer, distribuer et expédier le courrier (logiciel dédié),
- Gérer et actualiser les bases d’information de contacts,
- Distribuer les parapheurs,
- Participer à l’organisation de réunions ou évènements,
- Assurer le suivi de la boite mail générique Sydetom66,
- Réaliser des travaux de bureautique,
- Trier, scanner, classer des documents.
* Participer à l’intérim du secrétariat de direction lors des absences (congés, formations …)
Profils recherchés
Maîtrise du fonctionnement, de l’organisation de l’environnement territorial, des instances et des processus et circuits décisionnels des collectivités ;
Disposer d’une expérience réussie dans un poste similaire
Maîtrise des procédures et des règlementations administratives ;
Maîtrise des techniques de secrétariat et de rédaction administrative ;
Maîtrise des techniques de communication écrites (mails) et orales ;
Maîtrise de l’utilisation des outils informatiques et bureautiques ;
Maîtrise de l’orthographe ;
Sens de l’organisation ;
Rigueur, autonomie, disponibilité, réactivité, force de propositions ;
Efficacité et respect des délais ;
Esprit d’observation et d’initiative ;
Sens des relations humaines, esprit d’équipe ;
Discrétion professionnelle ;
Sens du Service Public
Titulaire du permis B
Disposer d’une expérience réussie dans un poste similaire
Maîtrise des procédures et des règlementations administratives ;
Maîtrise des techniques de secrétariat et de rédaction administrative ;
Maîtrise des techniques de communication écrites (mails) et orales ;
Maîtrise de l’utilisation des outils informatiques et bureautiques ;
Maîtrise de l’orthographe ;
Sens de l’organisation ;
Rigueur, autonomie, disponibilité, réactivité, force de propositions ;
Efficacité et respect des délais ;
Esprit d’observation et d’initiative ;
Sens des relations humaines, esprit d’équipe ;
Discrétion professionnelle ;
Sens du Service Public
Titulaire du permis B
Contact et modalités de candidature
Contact
0468578686
Informations complémentaires
Pour postuler à cette offre d'emploi, le candidat doit adresser à l'attention de Monsieur le Président du Sydetom66, une lettre de motivation accompagnée d'un CV et du dernier arrêté de situation administrative à l'adresse mail suivante : rh@sydetom66.com
Adresse de l'employeur
SYDETOM 66 - ENSEIGNE DE TOULOUGES
>3 BD DE CLAIRFONT
66350 TOULOUGES
>3 BD DE CLAIRFONT
66350 TOULOUGES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.