Sous le contrôle du Maire et en collaboration avec les Adjoints :
Réalise l’ensemble des opérations relevant de la compétence de la commune : état civil, urbanisme, marchés publics, comptabilité, personnel communal, élections, conseil municipal et autres…
Accueil des personnes en mairie : Documents souvent demandés : carte grise-permis de conduire – demande état civil – photocopies et tout autre demande-n Accueil téléphonique renseignements divers
Traiter le courrier arrivée et départ – assurer la messagerie
Etat civil : Préparation et rédaction des actes : acte de décès – acte de transcription de décès – acte de mariage- acte de reconnaissance avant la naissance ….. Demande par écrit de documents d’état civil.
Urbanisme : Réception et vérification des demandes d’urbanisme avant envoi au service d’urbanisme - Connaissance des zones d’urbanisme sur la commune
Cadastre de la commune - Relevé des propriétaires de la commune
Divers dossiers : Gestion des dossiers de recensement des inscrits service militaire- recensement national
Syndicats dont fait partie la commune - Communauté de communes - P N R - Gestion des archives- Gestion des locations des appartements – rédaction des contrats - Gestion du cimetière
Associations
Principe de responsabilité personnelle et pécuniaire portant sur la conservation, le maniement des fonds, ainsi que sur la tenue de la comptabilité et la protection de justificatifs
Obligation de cautionnement auprès d'une association de cautionnement mutuel
Suivi rigoureux des entrants
Obligation de prendre une assurance personnelle pour le poste de Régisseur de recettes
Conseil Municipal :
Elaboration des convocations -puis envoi- préparation des documents pour la réunion
Rédaction de la préparation du compte rendu de la réunion avec les documents joints
Présence à la réunion pour prendre des notes et aider le Maire à présenter les budgets
Rédaction du procès verbal de la réunion
Rédaction des délibérations et des arrêtés -- envoi en sous-préfecture
Classement et archivage des comptes rendus- des délibérations et des arrêtés
Festivités communales :
08 mai – 14 juillet – 11 novembre
Fin d’année : noël des enfants - vœux du Maire
Préparation des apéritifs
Liste des enfants -choix des cadeaux- choix de l’animation –goûter des enfants
Vœux fin année : préparation du discours avec le Maire – de la soirée –
Envoi des invitations
Envoi des vœux avec une synthèse de l’année en cours et de l’année à venir
Aide et réalisation pour la préparation des festivités du mois d’août
Pas d’obligation d’assister aux manifestations communales le jour prévu
Plans de secours plusieurs sont en mairie concernant :
Plan ORSEC
Plan secours du tunnel puymorens / Plan secours du barrage du lanoux/ Plan secours de la voie ferrée SNCF /
Plan de sauvegarde pour les 4 communes de la vallée du carol :
Inondations- glissement de terrain- feux de forêt- avalanches – transports dangereux sur la RN20 – grand froid –
Gestion et vérification des commandes avec les techniques mais aussi administratifs et pour les gîtes communaux.
Gites communaux : en association et en collaboration avec l’Adjoint administratif territorial
Responsable de l’exacte application des décisions et notamment des calculs de la liquidation de la recette
Principe de responsabilité personnelle et pécuniaire portant sur la conservation, le maniement des fonds, ainsi que sur la tenue de la comptabilité et protection des justificatifs
Obligation de cautionnement auprès d’un association de cautionnement mutuel
Suivi rigoureux des entrants
Obligation de prendre une assurance personnelle pour le poste de Régisseur de recettes -
Organiser la sécurité des valeurs de la Régie -Descendre les recettes à la poste de Bourg-Madame -Envoyer les chèques vacances et les chèques par courrier.
Elaborer les tableaux de bords pour suivre l’évolution de la Règie
Encaisser les recettes dès le service rendu
Faire preuve de discrétion.
Prépare les gîtes (ménage)
Gérer le planning des départs et arrivées--Rédige et envoie les contrats
Présence obligatoire à l’arrivée et au départ des personnes (inventaire-propreté)
Durant les périodes scolaires ou de vacances le travail est souvent effectué le week-end
Organiser et préparer avec les Elus, les festivités communales :
08 mai – feux de la Saint Jean- repas organisés par la commune pour les Aînés et les Administrés- 14 juillet- 11 novembre – Noël des enfants – Vœux du Maire
Pour Noël, liste des enfants et centralisation de la liste des cadeaux, recherche et choix des animations et du goûter pour les enfants
Création et envoi des invitations pour les festivités ainsi que pour la réunion des vœux du Maire