24/93 Gestionnaire – Coordinateur·trice administratif·ve travaux et maintenance des collèges F/H (Cadre d’emploi : Rédacteur-Catégorie B/Filière administrative) au Pôle Citoyenneté/ Direction Éducation Jeunesse et Sports / Direction Adjointe Patrimoine Collèges , suite à un changement d’affectation.

Dans le cadre des missions de la Direction Adjointe Patrimoine Collèges, sous la responsabilité du Directeur Adjoint, l’agent·e apporte une expertise en termes d’organisation et de coordination administrative entre les unités du service et en transversalité avec les autres services de la direction. Le·la candidat·e sera en charge de la gestion, la communication, l’information et le suivi des dossiers et opérations d’investissement dans les collèges.

Principales missions et activités liées au poste :
• Piloter le suivi administratif des opérations d'investissement, d'entretien et de maintenance des collèges (Plan Pluriannuel Investissements dans les collèges/ programmation annuelle/états et bilans, fiches collèges, préparation des commissions, etc.) ;
• Assurer le suivi financier du PPI et des opérations de la programmation annuelle des travaux (mise à jour des fiches financières) ;
• Gérer les dossiers de demandes de subventions (type Fonds Européen de développement Régional (FEDER),Agence de la transition écologique, Plan de Relance, etc.) et proposer des pistes d’optimisation des recettes liées aux opérations d’investissement ;
• Participer à la gestion des activités du Service Maintenance exploitation maintenance de l’unité maintenance et contribuer à la continuité de service dans le fonctionnement des collèges (traitement des sollicitations des collèges ainsi que les urgences) ;
• Participer à l’élaboration des marchés publics de prestations intellectuelles et travaux et contribuer à l’analyse des dossiers (Rapport d'analyse des offres, concours, etc.) ;
• Piloter l’instruction et l’exécution des marchés, notamment la rédaction et le suivi des différents actes administratifs ordres de service, décisions, avenants (mise en place des tableaux de suivi) en relation étroite avec le Service Administration Finances (SAFI) ;
• Accompagner les conducteurs d’opérations dans les différentes étapes administratives de l’exécution des marchés de maîtrise d’œuvre et de travaux, présence aux réunions, commissions, analyse de dossiers et rédaction de comptes-rendus ;
• Coordonner le traitement des bons de commande, des factures et des services faits faisant le lien entre le SAFI et les chargés d’opérations ou les référents techniques ;



• Coordonner les pratiques administratives des référents et élaborer des procédures (modèles et mise en forme conformes à la charte graphique de la collectivité, exemple : dossier d’instruction commandes publiques pour les fournitures de l’équipe mobile) ;
• Suivre les projets et l'activité du service (tableaux de suivi) pour information et communication aux établissements (traitement des besoins, formalisation des notifications, développement du suivi sur divers espaces numériques) ;
• Rédiger les courriers aux partenaires et aux entreprises (notamment les mises en demeure) en proposant des réponses adaptées et assurant l’enregistrement et le suivi ;
• Suivre les dossiers d’instruction des permis de construire, permis de démolir, déclarations préalables et autorisation de travaux, contentieux, dossiers assurances ;
• Gérer et diffuser les Dossier des ouvrages exécutés (DOE) et Dossier d’interventions ultérieures sur ouvrage (DIUO) ( avec traçabilité) ;
• Participer aux réunions internes ou externes du service et rédaction des comptes-rendus ;
• Participer aux projets de modernisation du service (développement de la Gestion maintenance assistée par ordinateur (GMAO), gestion des stocks, etc.).

Relations Fonctionnelles :
• Avec les différents services du Conseil Départemental et les autres collectivités ;
• Avec les services de l’État et notamment de l’Éducation Nationale ;
• Avec les collectivités et autres partenaires institutionnels ;
• Avec les équipes de direction des collèges ;
• Avec les entreprises extérieures.

Contraintes liées au poste :
• Disponibilité ;
• Confidentialité et discrétion.

• Connaissances Code de la Commande Publique et Loi Maîtrise d’Ouvrage Publique;
• Bonnes connaissances des techniques administratives et de l’environnement des collectivités territoriales ;
• Connaissances en comptabilité et finances publique s ;
• Connaissance souhaitée de la terminologie bâtiment-construction ;
• Maîtrise des logiciels courants de bureautique ;
• Pratique de logiciels d’économie de la construction (G.I.T.) et de GMAO (logiciel gestion et pilotage des demandes d’intervention des collèges) ;
• Qualités rédactionnelles et d’analyse ;
• Capacité d'organisation et d'autonomie ;
• Sens du relationnel, capacité à travailler en équipe et en transversalité ;
• Organisation, rigueur et méthode.