Agent d'accueil et de secrétariat
Offre n° O064240905000642
Publiée le 16/09/2024
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel du département - 64 avenue jean biray, Pau (Pyrénées-Atlantiques)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'agent d'accueil et de secrétariat de la Mission Assemblée et Accueil assure l’accueil physique et téléphonique des usagers et le secrétariat de la direction Appui aux politiques publiques.
affectation : Secrétariat Général / Direction Vie Institutionnelle/ Mission Assemblée et Accueil/ Equipe Accueil
PAU Hôtel du département
Déplacements possibles au titre du secrétariat de la DAPP
affectation : Secrétariat Général / Direction Vie Institutionnelle/ Mission Assemblée et Accueil/ Equipe Accueil
PAU Hôtel du département
Déplacements possibles au titre du secrétariat de la DAPP
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 Assure l’accueil physique et téléphonique des usagers :
Accueillir, renseigner directement ou orienter les usagers vers la personne ou le service compétent.
Indiquer les voies d’accès en fonction de la signalétique existante.
Informer le public des conditions d’accueil.
Recevoir, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques.
Surveiller l’accès des bâtiments et équipements.
Prévenir les personnes compétentes en cas d’incident.
Veiller à l’application des consignes de sécurité et de la règlementation dans les lieux publics.
Assurer la gestion et l’affichage d’informations.
Délivrer des documents d’information.
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.
Veiller au respect des procédures.
Être une force de proposition pour l’amélioration de la présentation générale de l’accueil.
Saisir les arrêtés dans le logiciel dédié.
Elaborer les plannings de l’équipe lors de l’absence de l’agent en charge de cette mission.
Mission 2 Assure le secrétariat de la direction Appui aux politiques publiques (DAPP) :
Élaborer l’ordre du jour des réunions de la DAPP et y assister.
Organiser les séminaires et les ateliers liés aux travaux du Labo64, de la commission prospective et innovation et de la participation citoyenne.
Organiser les « RDV managers ».
Rédiger les lettres de mission des agents.
Participer à l’organisation du séminaire des cadres (suivi des inscriptions et du transport, élaborer la feuille d’émargement).
Accueillir, renseigner directement ou orienter les usagers vers la personne ou le service compétent.
Indiquer les voies d’accès en fonction de la signalétique existante.
Informer le public des conditions d’accueil.
Recevoir, transmettre ou réorienter les appels téléphoniques.
Surveiller l’accès des bâtiments et équipements.
Prévenir les personnes compétentes en cas d’incident.
Veiller à l’application des consignes de sécurité et de la règlementation dans les lieux publics.
Assurer la gestion et l’affichage d’informations.
Délivrer des documents d’information.
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.
Veiller au respect des procédures.
Être une force de proposition pour l’amélioration de la présentation générale de l’accueil.
Saisir les arrêtés dans le logiciel dédié.
Elaborer les plannings de l’équipe lors de l’absence de l’agent en charge de cette mission.
Mission 2 Assure le secrétariat de la direction Appui aux politiques publiques (DAPP) :
Élaborer l’ordre du jour des réunions de la DAPP et y assister.
Organiser les séminaires et les ateliers liés aux travaux du Labo64, de la commission prospective et innovation et de la participation citoyenne.
Organiser les « RDV managers ».
Rédiger les lettres de mission des agents.
Participer à l’organisation du séminaire des cadres (suivi des inscriptions et du transport, élaborer la feuille d’émargement).
Profils recherchés
Compétences générales
Maîtriser l’environnement territorial, le fonctionnement et processus de décision de la collectivité.
Maîtriser les outils informatiques et de communication de base (Suite Of-fice, Internet).
Maîtriser l’expression orale et écrite.
Compétences techniques spécifiques au poste
Maîtriser les outils de communication de base (standard téléphonique, In-tranet, agenda…).
Savoir adapter son attitude en fonction de la qualité de son interlocuteur.
Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique.
Savoir analyser une demande, mesurer son degré d’urgence et renseigner l’interlocuteur de façon simple et précise.
Connaître les compétences des différents services de la collectivité et ses acteurs/partenaires.
Connaître les règles de sécurité.
Maîtriser les progiciels spécifiques.
Veiller au respect des procédures et des systèmes d’information
Connaître les règlementations spécifiques aux domaines d’intervention.
Compétences de communication
Posséder des qualités relationnelles : capacité d’écoute, de dialogue.
Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique.
Savoir alerter son supérieur hiérarchique en cas de dysfonctionnement.
Savoir travailler en équipe.
Savoir gérer des situations difficiles.
Avoir de l’aisance dans l’expression orale.
Savoir-faire relationne
Faire preuve de discrétion, d’éthique et de déontologie.
Être disponible, réactif, méthodique, rigoureux.
Être autonome dans l’organisation de son travail.
Être courtois.
Maîtriser l’environnement territorial, le fonctionnement et processus de décision de la collectivité.
Maîtriser les outils informatiques et de communication de base (Suite Of-fice, Internet).
Maîtriser l’expression orale et écrite.
Compétences techniques spécifiques au poste
Maîtriser les outils de communication de base (standard téléphonique, In-tranet, agenda…).
Savoir adapter son attitude en fonction de la qualité de son interlocuteur.
Maîtriser les techniques d’accueil physique et téléphonique.
Savoir analyser une demande, mesurer son degré d’urgence et renseigner l’interlocuteur de façon simple et précise.
Connaître les compétences des différents services de la collectivité et ses acteurs/partenaires.
Connaître les règles de sécurité.
Maîtriser les progiciels spécifiques.
Veiller au respect des procédures et des systèmes d’information
Connaître les règlementations spécifiques aux domaines d’intervention.
Compétences de communication
Posséder des qualités relationnelles : capacité d’écoute, de dialogue.
Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique.
Savoir alerter son supérieur hiérarchique en cas de dysfonctionnement.
Savoir travailler en équipe.
Savoir gérer des situations difficiles.
Avoir de l’aisance dans l’expression orale.
Savoir-faire relationne
Faire preuve de discrétion, d’éthique et de déontologie.
Être disponible, réactif, méthodique, rigoureux.
Être autonome dans l’organisation de son travail.
Être courtois.
Contact et modalités de candidature
Contact
0559114301
Informations complémentaires
Le CD64, c'est :
Rejoindre une collectivité de 2 500 agents qui travaillent ensemble au déploiement de politiques publiques innovantes en matière de solidarités humaines et territoriales.
Bâtir son avenir professionnel basé sur la compétence et la mobilité.
Allier l'emploi à un cadre de vie sans égal entre Océan Atlantique et Pyrénées
Et quelques avantages !
Participation aux frais de restauration, Mutuelle et Prévoyance / Chèques vacances / 25 jours de congés + 30 jours de RTT (temps de travail 40h/hebdo) / RIFSEEP / Amicale (Billetterie / Noël des enfants / Voyages / Produits locaux).
Rejoindre une collectivité de 2 500 agents qui travaillent ensemble au déploiement de politiques publiques innovantes en matière de solidarités humaines et territoriales.
Bâtir son avenir professionnel basé sur la compétence et la mobilité.
Allier l'emploi à un cadre de vie sans égal entre Océan Atlantique et Pyrénées
Et quelques avantages !
Participation aux frais de restauration, Mutuelle et Prévoyance / Chèques vacances / 25 jours de congés + 30 jours de RTT (temps de travail 40h/hebdo) / RIFSEEP / Amicale (Billetterie / Noël des enfants / Voyages / Produits locaux).
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.