Assistant administratif polyvalent (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O064240801385404
Publiée le 29/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de france - 2 bis, place royale, Pau (Pyrénées-Atlantiques)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le Pôle Métropolitain Pays de Béarn
Recrute
UN ASSISTANT ADMINISTRATIF POLYVALENT (H/F)
Poste à temps complet
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
Recrute
UN ASSISTANT ADMINISTRATIF POLYVALENT (H/F)
Poste à temps complet
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité du Président et la responsabilité hiérarchique de la Responsable administrative et financière, vous serez chargé(e) plus particulièrement de :
Activités principales :
Assistance administrative auprès de l'équipe : organiser la logistique des réunions et conférences ainsi que les déplacements de l'équipe (ordre de mission, réservation d'hôtel...), mettre à jour des bases de données numériques (tableurs, graphiques, documents de présentations), assurer le classement et l'archivage, assurer un soutien administratif et comptable auprès de l'équipe (12 agents).
Gestion des instances : assurer la préparation, le suivi, le contrôle et l'exécution des réunions des Conseils et du bureau exécutif, assurer le suivi et le contrôle des rapports et de projets de délibération transmis à la Direction en vue des délibérations à prendre, assurer la rédaction et la diffusion des comptes rendus et des procès-verbaux de séances, assurer l'archivage et la tenue des registres.
Accueil et gestion du courrier : assurer l'accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers entrants et sortants, recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les mails au bon destinataire, planifier les rendez-vous et les réunions en lien avec les services et/ou partenaires concernés.
Activités secondaires :
- Gérer le stock des fournitures de bureau du service (papiers, stylos etc...) et demandes informatiques.
Activités principales :
Assistance administrative auprès de l'équipe : organiser la logistique des réunions et conférences ainsi que les déplacements de l'équipe (ordre de mission, réservation d'hôtel...), mettre à jour des bases de données numériques (tableurs, graphiques, documents de présentations), assurer le classement et l'archivage, assurer un soutien administratif et comptable auprès de l'équipe (12 agents).
Gestion des instances : assurer la préparation, le suivi, le contrôle et l'exécution des réunions des Conseils et du bureau exécutif, assurer le suivi et le contrôle des rapports et de projets de délibération transmis à la Direction en vue des délibérations à prendre, assurer la rédaction et la diffusion des comptes rendus et des procès-verbaux de séances, assurer l'archivage et la tenue des registres.
Accueil et gestion du courrier : assurer l'accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers entrants et sortants, recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les mails au bon destinataire, planifier les rendez-vous et les réunions en lien avec les services et/ou partenaires concernés.
Activités secondaires :
- Gérer le stock des fournitures de bureau du service (papiers, stylos etc...) et demandes informatiques.
Profils recherchés
Compétences :
- Expérience en secrétariat et gestion administrative attendue,
- Rigueur, respect des délais, sens de l'organisation et anticipation,
- Fortes qualités relationnelles,
- Capacité d'initiative et à travailler en équipe,
- Maîtriser les outils informatiques,
- Connaissances en réseaux sociaux appréciées.
Conditions d'exercice :
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve,
- Sens du service public, disponibilité et organisation,
- Autonomie dans les fonctions d'accueil et de traitement des demandes d'affaires générales tout en ayant une capacité à rendre compte,
- Garant(e) de la qualité de l'image du service public (attitude, comportement...),
- Rémunération : rémunération statutaire + prime + participation prévoyance/santé et transport.
- Expérience en secrétariat et gestion administrative attendue,
- Rigueur, respect des délais, sens de l'organisation et anticipation,
- Fortes qualités relationnelles,
- Capacité d'initiative et à travailler en équipe,
- Maîtriser les outils informatiques,
- Connaissances en réseaux sociaux appréciées.
Conditions d'exercice :
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve,
- Sens du service public, disponibilité et organisation,
- Autonomie dans les fonctions d'accueil et de traitement des demandes d'affaires générales tout en ayant une capacité à rendre compte,
- Garant(e) de la qualité de l'image du service public (attitude, comportement...),
- Rémunération : rémunération statutaire + prime + participation prévoyance/santé et transport.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Dépôt de candidature :
Date limite de dépôt des candidatures : le 20 septembre 2024, à 8 heures.
Les candidatures devront être déposées à l'aide du lien suivant : https://www.cdg-64.fr/acces-a-lemploi-territorial/bourse-de-lemploi/postuler-a-un-recrutement-suivi-par-le-cdg-64/
Les correspondances seront adressées aux candidats par courriel (convocations, lettres de réponse).
Il est impératif de consulter régulièrement votre boîte de réception mail et les courriers indésirables.
Date limite de dépôt des candidatures : le 20 septembre 2024, à 8 heures.
Les candidatures devront être déposées à l'aide du lien suivant : https://www.cdg-64.fr/acces-a-lemploi-territorial/bourse-de-lemploi/postuler-a-un-recrutement-suivi-par-le-cdg-64/
Les correspondances seront adressées aux candidats par courriel (convocations, lettres de réponse).
Il est impératif de consulter régulièrement votre boîte de réception mail et les courriers indésirables.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.