MISSIONS DU POSTE :
Assure l'accueil téléphonique, la gestion administrative et l'archivage du service.
Assiste le /la chef(fe) de service dans le suivi des ressources humaines du service(notamment les absences et les heures supplémentaires des agents).

POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE
• N+1 : Chef(fe) de service

PRINCIPAUX INTERLOCUTEURS (service / direction / collectivité / extérieur)
• Interne : Ensemble des services de la collectivité
• Externe : Personnels administratifs des établissements scolaires, usagers de la
voie publique, secrétariat de l'Officier du Ministère Public.

Activités principales du poste :

- Assurer l‘accueil téléphonique et la gestion administrative du service.
- Enregistrer l’ensemble des dysfonctionnements constatés sur la voie publique et
signalés par les agents du service, puis transmission aux services compétents
(Alerte voirie, Police municipale, police de l’environnement...).
- Suivre et transmettre à la DRH l’ensemble des données RH des agents du service
(arrêts-maladies, congés payés, récupérations et heures supplémentaires, formations
et déclaration d'accident de travail des agents du service)
- Suivre les indicateurs et les tableaux de bord concernant les heures
supplémentaires et les absences du service, ainsi que les coûts d'intervention des
ASVP sur les manifestions.
- Suivre la base de données des déclarations d’immatriculation dans le système de
contrôle informatisé du stationnement.
- Enregistrer et suivre les commandes (vérification des BPU des marchés en
cours…)
- Gérer le planning annuel du service et assister les responsables des unités ASVP et
vidéoprotection, dans l’élaboration des plannings d’activité hebdomadaires.
- Assurer la bonne gestion des dossiers personnels des agents internes au service.
- Gérer les archives du service.
Activités secondaires du poste :
- Assurer le lien avec la direction du numérique
- Assurer la gestion de la flotte automobile, suivi et prises de rendez-vous pour les entretiens des véhicules.

CONDITIONS D’EXERCICE
• Lieu : : Complexe de la République - Pau
• Horaires : Variables
• Quotité de travail attendue pour le poste : Temps complet
• Habilitations, permis : Permis B
• Moyens mis à dispositions (humaines, matériels, techniques) : Matériel
bureautique, poste informatique, poste téléphonique, copieur

Formation et qualifications nécessaires :
Expérience sur poste similaire souhaitée

Compétences générales (savoirs et savoir-être) :
- Respect de la déontologie et sens du service public.
- Rigueur et organisation
- Discrétion professionnelle
- Autonomie et esprit d'initiative.
- Qualités relationnelles
- Gestion des conflits
Compétences spécifiques et/ou techniques :
- Connaissance des techniques d’accueil, d’écoute et de communication
- Techniques de négociation, de médiation et de résolution des conflits
- Capacité à gérer des situations difficiles
- Capacité à mettre à jour et à exploiter des bases de données et des tableaux de
bord
- Maîtrise des outils informatiques
- Connaissance de la réglementation sur le stationnement (Code de la Route et arrêtés municipaux) et son application dans le respect du principe d'égalité des citoyens
- Connaissances des règles administratives en vigueur de la collectivité.
- Notions de comptabilité et gestion.