Assistant(e) administratif(ve)- Archiviste
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Offre n° O064240704000326
Publiée le 12/07/2024
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
bayonne, Bayonne (Pyrénées-Atlantiques)
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
11/08/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'Assistant ou assistante de gestion administrative Archiviste assure le secrétariat du site de Bayonne, en coordination avec celui de Pau, assure le premier accueil physique et téléphonique et l’orientation de tout public. DGATEVE / Direction de la culture, de la jeunesse et des sports / Archives départementales à BAYONNE - Spécificité du poste : Secret professionnel, coordination des horaires et congés avec l’agent d’accueil, de manière à assurer une permanence au standard et à l’accueil, contraintes horaires liées à un bâtiment qui reçoit du public, en remplacement de l’agent d’accueil, emplacement dédié dans le hall, en situation solitaire, Déplacements sur le territoire (occasionnels entre Pau et Bayonne).
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : assurer le secrétariat du site de Bayonne, en coordination avec celui de Pau (enregistrement et suivi des courriers entrants et sortants, gestion de la messagerie du site, mise en forme des courriers, notes et documents, envoi d’ordres du jour pour des réunions, prise de notes et compte-rendu, envoi d’invitations pour des manifestations culturelles, classement et archivage des dossiers, gestion Octime pour le site, gestion des fournitures de bureau, etc.).
Mission 2 : en l’absence de l’agent d’accueil de Bayonne ou lorsque celui-ci assure une autre mission, assurer le premier accueil physique et téléphonique et l’orientation de tout public (avec contrôle des accès au site et inscription des chercheurs).
Mission 3 : assister régulièrement les missions, en particulier la Collecte et le Traitement (par exemple, traitement matériel de documents, tâches de dactylographie, etc.).
Mission 4 : en l’absence de secrétaire à Pau, assurer occasionnellement l’accueil téléphonique et le secrétariat du site.
Mission 5 : participer occasionnellement à d’autres activités du service (rechercher dans les fonds pour la réalisation de manifestations culturelles ; actions collectives, en particulier lors de manifestations culturelles telles que les Journées européennes du patrimoine).
Mission 2 : en l’absence de l’agent d’accueil de Bayonne ou lorsque celui-ci assure une autre mission, assurer le premier accueil physique et téléphonique et l’orientation de tout public (avec contrôle des accès au site et inscription des chercheurs).
Mission 3 : assister régulièrement les missions, en particulier la Collecte et le Traitement (par exemple, traitement matériel de documents, tâches de dactylographie, etc.).
Mission 4 : en l’absence de secrétaire à Pau, assurer occasionnellement l’accueil téléphonique et le secrétariat du site.
Mission 5 : participer occasionnellement à d’autres activités du service (rechercher dans les fonds pour la réalisation de manifestations culturelles ; actions collectives, en particulier lors de manifestations culturelles telles que les Journées européennes du patrimoine).
Profils recherchés
Diplôme requis ou expérience
• Diplôme de secrétariat ou baccalauréat ou diplôme de niveau équivalent ou supérieur.
• Expérience en secrétariat, expérience dans l’accueil du public.
Compétences générales
• Connaître l’Institution départementale (par exemple les services susceptibles de s’adresser aux Archives, le fonctionnement et les processus de décision).
• Connaître les missions du service de manière approfondie.
• Avoir le sens du service public.
Compétences techniques
• Maîtriser les techniques de secrétariat, les outils informatiques et de communication de base (Microsoft Office, internet), ainsi que les outils de la Collectivité (Outlook dont l’agenda, Airs Courrier, Octime, etc.) ; être capable de se former aux logiciels spécifiques.
• Connaître les techniques d’accueil, en face à face et par téléphone, et savoir les mettre en œuvre.
• Avoir une connaissance approfondie du contenu du site Internet des Archives, ainsi qu’une connaissance des fonds conservés, de manière à pouvoir faire un premier niveau de réponse aux demandes reçues par téléphone et à l’accueil.
• Connaître les règles de sécurité qui régissent un établissement recevant du public, ainsi que les règles et les procédures d’alerte et de secours (alarmes, incendie, gaz, etc.).
• La pratique du basque et de l’espagnol est un plus.
Savoir-être professionnel et qualités relationnelles
• Produire un travail conforme aux exigences du poste, en respectant les consignes et procédures.
• Organiser son travail, avec rigueur, hiérarchiser ses tâches, être autonome.
• Respecter les procédures et les consignes.
• Être en capacité de travailler en équipe, en premier lieu avec les secrétaires de Pau et l’agent d’accueil.
• Être ponctuel et assidu.
• Respecter les délais.
• Respecter les obligations statutaires (obligations de réserve, secret professionnel, obéissance hiérarchique).
• Respecter les règles d’hygiène et de sécurité.
• Diplôme de secrétariat ou baccalauréat ou diplôme de niveau équivalent ou supérieur.
• Expérience en secrétariat, expérience dans l’accueil du public.
Compétences générales
• Connaître l’Institution départementale (par exemple les services susceptibles de s’adresser aux Archives, le fonctionnement et les processus de décision).
• Connaître les missions du service de manière approfondie.
• Avoir le sens du service public.
Compétences techniques
• Maîtriser les techniques de secrétariat, les outils informatiques et de communication de base (Microsoft Office, internet), ainsi que les outils de la Collectivité (Outlook dont l’agenda, Airs Courrier, Octime, etc.) ; être capable de se former aux logiciels spécifiques.
• Connaître les techniques d’accueil, en face à face et par téléphone, et savoir les mettre en œuvre.
• Avoir une connaissance approfondie du contenu du site Internet des Archives, ainsi qu’une connaissance des fonds conservés, de manière à pouvoir faire un premier niveau de réponse aux demandes reçues par téléphone et à l’accueil.
• Connaître les règles de sécurité qui régissent un établissement recevant du public, ainsi que les règles et les procédures d’alerte et de secours (alarmes, incendie, gaz, etc.).
• La pratique du basque et de l’espagnol est un plus.
Savoir-être professionnel et qualités relationnelles
• Produire un travail conforme aux exigences du poste, en respectant les consignes et procédures.
• Organiser son travail, avec rigueur, hiérarchiser ses tâches, être autonome.
• Respecter les procédures et les consignes.
• Être en capacité de travailler en équipe, en premier lieu avec les secrétaires de Pau et l’agent d’accueil.
• Être ponctuel et assidu.
• Respecter les délais.
• Respecter les obligations statutaires (obligations de réserve, secret professionnel, obéissance hiérarchique).
• Respecter les règles d’hygiène et de sécurité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0559114301
Informations complémentaires
Le CD64, c'est :
Rejoindre une collectivité de 2 500 agents qui travaillent ensemble au déploiement de politiques publiques innovantes en matière de solidarités humaines et territoriales.
Bâtir son avenir professionnel basé sur la compétence et la mobilité.
Allier l'emploi à un cadre de vie sans égal entre Océan Atlantique et Pyrénées
Et quelques avantages !
Participation aux frais de restauration, Mutuelle et Prévoyance / Chèques vacances / 25 jours de congés + 30 jours de RTT (temps de travail 40h/hebdo) / RIFSEEP / Amicale (Billetterie / Noël des enfants / Voyages / Produits locaux).
Rejoindre une collectivité de 2 500 agents qui travaillent ensemble au déploiement de politiques publiques innovantes en matière de solidarités humaines et territoriales.
Bâtir son avenir professionnel basé sur la compétence et la mobilité.
Allier l'emploi à un cadre de vie sans égal entre Océan Atlantique et Pyrénées
Et quelques avantages !
Participation aux frais de restauration, Mutuelle et Prévoyance / Chèques vacances / 25 jours de congés + 30 jours de RTT (temps de travail 40h/hebdo) / RIFSEEP / Amicale (Billetterie / Noël des enfants / Voyages / Produits locaux).
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.