agent d'accueil de Mairie polyvalent
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Offre n° O064230901189623
Publiée le 18/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Située aux portes de l'urbain mais dans un cadre naturel encore très protégé, la commune de Gelos dispose d'un cadre de travail privilégié.
43 agents travaillent chaque jour dans un objectif commun : le bien vivre ensemble.
43 agents travaillent chaque jour dans un objectif commun : le bien vivre ensemble.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
49, rue Eugène Daure, Gelos (Pyrénées-Atlantiques)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
2 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
-Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Gérer les locations communales ( matériel et salles)
- Gérer l'activité solidarité ( CCAS )
- Gérer le courrier entrant et sortant
- Gérer les locations communales ( matériel et salles)
- Gérer l'activité solidarité ( CCAS )
Missions / conditions d'exercice
* ACCUEIL
o Accueillir et orienter le public vers le service concerné
o Renseigner dans la limite de ses compétences et de son domaine d'activité
o Réceptionner et préparer les demandes administratives diverses
o Se charger de la gestion des consommables du photocopieur
o Délivrer les documents en attente de remise aux administrés
o Légaliser les signatures et certifier conforme les documents
o Mettre à jour l'affichage et les dépliants divers
* COURRIER
o Réceptionner et enregistrer les courriers entrants
o Enregistrer les différents courriers sortants (lettre, colis, ...)
o Procéder aux affichages obligatoires, produire les certificats d'affichage et les transmettre au besoin
o Oblitérer et déposer le courrier ainsi que les recommandés à l'agence postale
o Se charger de la gestion des consommables de la machine à affranchir
o Traiter et redistribuer les mails de la boîte générique de la Mairie (mairie@gelos.fr)
* LOCATIONS
o Prendre en charge la boite mail secretariat@gelos.fr
o Renseigner le public et mettre régulièrement à jour les documents
o Enregistrer les demandes, établir les conventions et réserver les salles
o Réaliser les états des lieux et contrôler régulièrement les salles
o Assurer les transmissions pour les élus d'astreinte
o Gérer les accès des bâtiments communaux (clés et programmation de badges)
o Assurer la régie (encaissement, facturation, utilisation du compte DFT)
* SOLIDARITÉ
o Prendre en charge la boite mail solidarite@gelos.fr
o Assurer un lien entre les élus, les usagers et les bénévoles
o Accompagner les administrés pour les demandes d'aides et les diriger vers le service dont ils ont besoin
o Traiter les demandes de cartes de bus IDELIS
o Réceptionner et vérifier les dossiers de demandes d'aides facultatives instruits par l'Assistante Sociale
o Préparer les Commissions et le budget du CCAS
o Alerter sur les situations fragiles et orienter vers le service compétent
o Mettre à jour le fichier des personnes vulnérables
o Organiser et participer à des évènements en lien avec le CCAS ou le GRC
o Accompagner l'association en charge de la distribution de la Banque alimentaire
* FOURNITURES ADMINISTRATIVES ET DIVERSES
o Suivre la gestion des stocks des fournitures administratives et diverses
o Passer les commandes au besoin et/ou se déplacer en magasin pour réapprovisionner les stocks
o Accueillir et orienter le public vers le service concerné
o Renseigner dans la limite de ses compétences et de son domaine d'activité
o Réceptionner et préparer les demandes administratives diverses
o Se charger de la gestion des consommables du photocopieur
o Délivrer les documents en attente de remise aux administrés
o Légaliser les signatures et certifier conforme les documents
o Mettre à jour l'affichage et les dépliants divers
* COURRIER
o Réceptionner et enregistrer les courriers entrants
o Enregistrer les différents courriers sortants (lettre, colis, ...)
o Procéder aux affichages obligatoires, produire les certificats d'affichage et les transmettre au besoin
o Oblitérer et déposer le courrier ainsi que les recommandés à l'agence postale
o Se charger de la gestion des consommables de la machine à affranchir
o Traiter et redistribuer les mails de la boîte générique de la Mairie (mairie@gelos.fr)
* LOCATIONS
o Prendre en charge la boite mail secretariat@gelos.fr
o Renseigner le public et mettre régulièrement à jour les documents
o Enregistrer les demandes, établir les conventions et réserver les salles
o Réaliser les états des lieux et contrôler régulièrement les salles
o Assurer les transmissions pour les élus d'astreinte
o Gérer les accès des bâtiments communaux (clés et programmation de badges)
o Assurer la régie (encaissement, facturation, utilisation du compte DFT)
* SOLIDARITÉ
o Prendre en charge la boite mail solidarite@gelos.fr
o Assurer un lien entre les élus, les usagers et les bénévoles
o Accompagner les administrés pour les demandes d'aides et les diriger vers le service dont ils ont besoin
o Traiter les demandes de cartes de bus IDELIS
o Réceptionner et vérifier les dossiers de demandes d'aides facultatives instruits par l'Assistante Sociale
o Préparer les Commissions et le budget du CCAS
o Alerter sur les situations fragiles et orienter vers le service compétent
o Mettre à jour le fichier des personnes vulnérables
o Organiser et participer à des évènements en lien avec le CCAS ou le GRC
o Accompagner l'association en charge de la distribution de la Banque alimentaire
* FOURNITURES ADMINISTRATIVES ET DIVERSES
o Suivre la gestion des stocks des fournitures administratives et diverses
o Passer les commandes au besoin et/ou se déplacer en magasin pour réapprovisionner les stocks
Profils recherchés
o Connaître et appliquer les processus décisionnels des collectivités locales
o Maîtriser un standard téléphonique et les techniques de filtrage d'accueil (physique et téléphonique)
o Identifier et mobiliser les partenaires stratégiques
o Assurer une traçabilité des échanges en transversalité (avec les services et les élus)
o Prioriser et faire preuve de polyvalence
o Analyser, synthétiser des informations et savoir rendre compte des situations
o Maitriser les techniques de communication et de médiation
o Appliquer les techniques de recherche documentaire et celles de collecte, d'analyse et d'exploitation de données
o Connaître les règles relatives à l'accès aux documents administratifs et au respect de l'anonymat
o Maîtriser les techniques rédactionnelles administratives
o Maîtriser les outils bureautiques pack OFFICE, COSOLUCE, TICADI, PASTELL (@ctes), BOOKY
o Connaître le statut de la fonction publique territoriale
o Connaître les dispositifs d'aides sociales (apprécié)
* COMPÉTENCES RELATIONNELLES
o Respecter discrétion professionnelle, secret professionnel, devoir de réserve et loyauté
o Avoir le sens de l'écoute et du service public
o Être ouvert et disponible
o Identifier, accompagner, se mettre à distance et désamorcer une situation de crise
o Savoir se positionner avec discernement vis-à-vis des usagers
o Faire preuve d'aisance au niveau de l'expression écrite et orale
o Avoir l'esprit d'équipe et d'entraide
o Être organisé, rigoureux et capable de s'adapter
o Savoir gérer les priorités et anticiper
o Faire preuve d'initiative et être force de proposition
* SUJÉTIONS AU POSTE
o Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
o Maîtriser un standard téléphonique et les techniques de filtrage d'accueil (physique et téléphonique)
o Identifier et mobiliser les partenaires stratégiques
o Assurer une traçabilité des échanges en transversalité (avec les services et les élus)
o Prioriser et faire preuve de polyvalence
o Analyser, synthétiser des informations et savoir rendre compte des situations
o Maitriser les techniques de communication et de médiation
o Appliquer les techniques de recherche documentaire et celles de collecte, d'analyse et d'exploitation de données
o Connaître les règles relatives à l'accès aux documents administratifs et au respect de l'anonymat
o Maîtriser les techniques rédactionnelles administratives
o Maîtriser les outils bureautiques pack OFFICE, COSOLUCE, TICADI, PASTELL (@ctes), BOOKY
o Connaître le statut de la fonction publique territoriale
o Connaître les dispositifs d'aides sociales (apprécié)
* COMPÉTENCES RELATIONNELLES
o Respecter discrétion professionnelle, secret professionnel, devoir de réserve et loyauté
o Avoir le sens de l'écoute et du service public
o Être ouvert et disponible
o Identifier, accompagner, se mettre à distance et désamorcer une situation de crise
o Savoir se positionner avec discernement vis-à-vis des usagers
o Faire preuve d'aisance au niveau de l'expression écrite et orale
o Avoir l'esprit d'équipe et d'entraide
o Être organisé, rigoureux et capable de s'adapter
o Savoir gérer les priorités et anticiper
o Faire preuve d'initiative et être force de proposition
* SUJÉTIONS AU POSTE
o Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
Contact et modalités de candidature
Contact
0559066325
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation à envoyer par mail à
rh@gelos.fr et dgs@gelos.fr
rh@gelos.fr et dgs@gelos.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE GELOS
>49, rue Eugène Daure
64110 GELOS
>49, rue Eugène Daure
64110 GELOS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.