Le poste est rattaché au pôle « ressources et moyens généraux ». Il nécessite une capacité d’écoute et d’information ainsi que de la réactivité pour répondre à une diversité de demandes, que ce soit en interne ou en externe auprès du grand public, ou aux partenaires institutionnels participant aux diverses réunions organisées dans les locaux de la Maison du Parc.

Les missions sont assurées en complémentarité avec les missions des autres assistantes administratives et sont organisées en fonctions supports pour l’ensemble de l’équipe. Elles sont donc susceptibles d’évoluer selon les besoins du syndicat mixte du Parc.

Gestion administrative :
- Assure l’exécution de tâches administratives à la demande des chargés de mission et des responsables de pôles (renseignements téléphoniques, diffusion d’informations par mail, analyse de prestations, de candidatures, prise de notes pour des comptes rendus…).
- Assure la saisie, la mise en forme et la reproduction de courriers, de notes, de rapports et de documents.
- Contribue à la circulation de l’information au sein de l’équipe du syndicat mixte du Parc et des structures partenaires hébergées à la Maison du Parc.
- Participe à la mise à jour des bases de données communes (notamment Postparc).

Assistance logistique :
- Assiste les chargés de mission et les responsables de pôle pour l’organisation de réunions ou de manifestations (courriers d’invitation, suivi des inscriptions, demande de devis, organisation de déplacements…).
- Assure des missions d’intendance ou de logistique (réservation de salles, accueil, émargement…).
- Mise à jour de la plateforme « Ressources du Parc » et gestion des conventions de prêt.

Marchés publics :
- Assure un appui à la rédaction des courriers de réponse aux marchés.
- Mise en forme des rapports d’analyse des offres.
- Contribue à la préparation des dossiers comptables.

Accueil à la Maison du Parc :
- Accueil téléphonique : assure la tenue du standard, la réception et la transmission des appels téléphoniques en interne ou oriente, le cas échéant, les demandes vers les organismes compétents.
- Accueil physique : informe et oriente le public sur les questions relatives au territoire, aux missions et activités de la Maison du Parc et à son organisation.
- Diffuse la documentation institutionnelle (documents du syndicat mixte du Parc et documents des partenaires),
- Assure la vente de la documentation (ouvrages locaux et historiques, guides touristiques) et la fonction de régisseur de recettes suppléant.
- Assure la bonne tenue de l’accueil (présentoirs, affichages, agencement …).