Placé sous l’autorité hiérarchique du Chef de Service Accueil et Orientation (SAO), et en lien avec le Chef du Bureau de l’Organisation des Transports (BOT), vous avez pour mission d’accueillir, identifier et analyser les communications téléphoniques et numériques des usagers internes et externes de la collectivité, afin de leur donner une réponse personnalisée de 1er niveau.

Vous êtes chargé des missions suivantes :

- Établir un diagnostic de la situation de l’appelant en lui posant des questions afin de préciser sa demande et lui apporter des informations sur les compétences et missions du Conseil départemental et des partenaires ;
- Traiter les appels Centres de Santé Sexuelle pour les prises de rendez-vous avec les professionnels (médecins, sage-femmes et conseillers conjugaux) ;
- Traiter les saisines par voie électronique des usagers ;
- Transmettre l’appel auprès du bon interlocuteur au sein des services départementaux ou orienter l’usager vers une structure partenaire ;
- Réaliser des enquêtes téléphoniques selon les besoins des directions opérationnelles du Département.

Vous êtes également amené à :

- Recevoir les visiteurs à l’accueil principal du siège et les orienter vers le bon interlocuteur.

Le poste de conseiller d’appel téléphonique/gestionnaire de dossiers, comme tous les postes de la Collectivité, est susceptible d’évoluer en fonction des besoins liés à l’organisation des services départementaux.

De plus, en qualité de gestionnaire de dossiers au Bureau de l’Organisation des Transports, vous êtes chargé des missions suivantes :

 Gestion comptable et suivi budgétaire
- Création des engagements liés à l’activité
- Réception des pré facturations et vérification avec les bons de commande correspondants
- Echange avec les prestataires pour corrections éventuelles ou accord pour dépôt de la facture dématérialisée
- Traitement comptable des factures pour mise en liquidation auprès des finances (vérification, rattachement, constat du service fait, etc.)
- Mise à jour des tableaux et suivi des enveloppes budgétaires
- Adaptation à l’activité de la répartition du budget sur les lots du marché de transport

 Gestion des allocations
- Saisie et mise à jour des demandes l’allocations (physiques et dématérialisées) dans Pégase
- Contrôle des pièces transmises et réclamation des pièces manquantes aux familles.
- Contrôle des distances sur un logiciel de cartographie.
- Calcul des allocations dans Pégase
- Enregistrement des engagements et des tranches comptables dans Pégase afin de lancer l’interface avec Grand Angle.
- Mise à la signature de l’état de paiement trimestriel
- Révision annuelle du coût kilométrique de l’allocation
- Réponse aux sollicitations et aux réclamations des familles

 Conventions avec les Autorités Organisatrices de Mobilité (AOM)
- Suivi du nombre d’élèves transportés dans le cadre des conventions de mutualisation des transports entre le Département et les AOM.
- Comptabilisation des impacts financiers des élèves transportés pour le compte des AOM.
- Répartition des coûts entre Département et AOM et synthèse globale des éléments
- Lien avec les AOM pour accord sur les montants définis
- Emission et transmission des titres de recette correspondants aux acomptes et au solde

 Marchés
- Suivi et archivage des pièces administratives des marchés de transport (certificats fiscaux, siret, dc4 etc.).
- Réclamation des pièces manquantes aux prestataires
- Gestion des avenants et certificats administratifs liés aux changements administratifs des prestataires
- Gestion des modifications de marché éventuelles