Chargé(e) de Gestion Administrative et Financière H/F
Offre n° O062250301395006
Publiée le 18/03/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
76 boulevard gambetta, Calais (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
16/05/2025
Date limite de candidature
18/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Chargé(e) de Gestion Administrative et Financière H/F
Missions / conditions d'exercice
Rattachement Hiérarchique : Responsable du Service Garage
Affectation géographique : Centre Technique Municipal
Filière / Cadre d'emploi : Assistante Administrative / Adjoint Administratif Territorial
Activités :
A propos de la dimension administrative
* Assurer l'accueil téléphonique et l'accueil physique des collègues, des fournisseurs, etc.
* Répondre aux mails
* Communiquer avec les services (délai des réparations, restitution véhicules...)
* Effectuer les demandes de réservation des véhicules mutualisés
* Gérer les bris de glace et contrôler les constats amiables
* Effectuer les demandes d'assurance
* Intégrer les nouveaux véhicules dans les logiciels métiers
* Planifier et saisir les astreintes des agents
* Planifier et suivre les convocations pour les contrôles périodiques
* Planifier et suivre intégralement les Vérifications générales périodiques des équipements
* Participer aux tâches technico administratives de l'atelier et du parc
* Gérer et mettre à jour le fichier de suivi des travaux sur les véhicules
* Suivre et mettre à jour les Taxes à l'essieu
* Assurer l'approvisionnement en carburant et suivi du stock, suivre les consommations
* Mise à jour des prix des carburants
* Assurer la création des codes chauffeur
* Procéder aux réformes administratives des véhicules (procédure VHU)
* Gérer l'armoire à pharmacie
* Rendre compte auprès de la hiérarchie
A propos de la dimension financière
* Demander des devis aux entreprises
* Engager des bons de commandes et réaliser les notes correspondantes
* Enregistrer, vérifier et pré liquider des factures
* Réaliser les Etats Des Sommes dues
* Suivre les budgets, les rattachements
* Suivre et relancer des marchés
Affectation géographique : Centre Technique Municipal
Filière / Cadre d'emploi : Assistante Administrative / Adjoint Administratif Territorial
Activités :
A propos de la dimension administrative
* Assurer l'accueil téléphonique et l'accueil physique des collègues, des fournisseurs, etc.
* Répondre aux mails
* Communiquer avec les services (délai des réparations, restitution véhicules...)
* Effectuer les demandes de réservation des véhicules mutualisés
* Gérer les bris de glace et contrôler les constats amiables
* Effectuer les demandes d'assurance
* Intégrer les nouveaux véhicules dans les logiciels métiers
* Planifier et saisir les astreintes des agents
* Planifier et suivre les convocations pour les contrôles périodiques
* Planifier et suivre intégralement les Vérifications générales périodiques des équipements
* Participer aux tâches technico administratives de l'atelier et du parc
* Gérer et mettre à jour le fichier de suivi des travaux sur les véhicules
* Suivre et mettre à jour les Taxes à l'essieu
* Assurer l'approvisionnement en carburant et suivi du stock, suivre les consommations
* Mise à jour des prix des carburants
* Assurer la création des codes chauffeur
* Procéder aux réformes administratives des véhicules (procédure VHU)
* Gérer l'armoire à pharmacie
* Rendre compte auprès de la hiérarchie
A propos de la dimension financière
* Demander des devis aux entreprises
* Engager des bons de commandes et réaliser les notes correspondantes
* Enregistrer, vérifier et pré liquider des factures
* Réaliser les Etats Des Sommes dues
* Suivre les budgets, les rattachements
* Suivre et relancer des marchés
Profils recherchés
Vous êtes...
Titulaire d'une formation de type Bac dans le domaine de l'accueil et/ou de l'administratif, vous justifiez d'une première expérience dans ce secteur.
Votre sens de la relation usager, votre organisation, vos qualités relationnelles, votre rigueur ainsi que votre capacité d'adaptation sont indispensables à l'exercice de ces missions.
Vous connaissez :
* le statut de la fonction publique territoriale, l'environnement territorial et les différents partenaires
* le contexte et les enjeux de la collectivité
* les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
* les instances de décision de la collectivité
* le fonctionnement des services des collectivités
* les principes rédactionnels du compte rendu
* le fonctionnement de l'internet et de l'intranet
Vous maitrisez :
* les règles de base d'orthographe, de syntaxe et de grammaire ainsi que les principes rédactionnels de la note de synthés
* les logiciels de bureautique Word, Excel, logiciels spécifiques courrier et finances
* les techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes)
* les notions d'organisation et de gestion du temps
Vous êtes capable :
* d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
* de vous exprimer correctement oralement et par écrit
* de concevoir et suivre des outils de planification
* d'organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
* de prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Titulaire d'une formation de type Bac dans le domaine de l'accueil et/ou de l'administratif, vous justifiez d'une première expérience dans ce secteur.
Votre sens de la relation usager, votre organisation, vos qualités relationnelles, votre rigueur ainsi que votre capacité d'adaptation sont indispensables à l'exercice de ces missions.
Vous connaissez :
* le statut de la fonction publique territoriale, l'environnement territorial et les différents partenaires
* le contexte et les enjeux de la collectivité
* les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
* les instances de décision de la collectivité
* le fonctionnement des services des collectivités
* les principes rédactionnels du compte rendu
* le fonctionnement de l'internet et de l'intranet
Vous maitrisez :
* les règles de base d'orthographe, de syntaxe et de grammaire ainsi que les principes rédactionnels de la note de synthés
* les logiciels de bureautique Word, Excel, logiciels spécifiques courrier et finances
* les techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes)
* les notions d'organisation et de gestion du temps
Vous êtes capable :
* d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
* de vous exprimer correctement oralement et par écrit
* de concevoir et suivre des outils de planification
* d'organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
* de prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.