Mission(s) principale(s) :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction départementale :
o Accueillir et orienter téléphoniquement, électroniquement et physiquement visiteurs, prestataires et usagers ;
o Opérer le filtre et l’orientation des entités accédant à la direction départementale en veillant à l’application des mesures de sécurisation tant aux visiteurs qu’aux services internes.
- Renseigner et orienter les agents, les services et/ou les interlocuteurs(rices) externes :
o Analyser la demande et apporter la réponse par le canal de contact le mieux adapté ;
o Orienter les interlocuteurs(rices) externes vers le(s) service(s) compétent(s) ;
o Mettre en relation et suivre la prise en charge des appels ;
o Gérer le planning de réservation des salles de réunion (y compris Etat-Major).

- Procéder à l'enregistrement, au tri et à l'affranchissement du courrier de l'établissement :
o Ouvrir, trier, analyser, enregistrer les courriers reçus et les attribuer aux sous-directions pour traitement ;
o Discriminer la correspondance relevant des affaires réservées et participer à la supervision de ce flux ;
o Préparer le courrier sortant pour le prestataire ;
o Distribuer le courrier aux vaguemestres (groupements est, centre et ouest) ;
o Réceptionner, affranchir les colis pour le compte des services de l’établissement ;
o Gérer le formulaire des saisines par voie électronique ;
o Maîtriser, gérer et optimiser la gestion des flux (courriers, parapheurs, factures).

- Assurer le traitement des dossiers administratifs relatifs à son domaine d’activité :
o Produire les courriers de réponse automatisés ;
o Gérer la boite courriel du service ;
o Assurer un suivi précis des courriers relevant des affaires réservées et renseigner toute question de la hiérarchie ou du cabinet sur l’état d’avancement d’une correspondance ;

- Assurer la diffusion de l'information :
o Mettre à jour sur l’intranet le répertoire téléphonique et le trombinoscope de l’établissement ;

- Renseigner les tableaux de suivi et mettre à jour les bases de données :
o Participer au renseignement des indicateurs de suivi du traitement des demandes traitées par le cabinet

Missions secondaires :
- Logistique :
o Gérer les stocks et veiller à l’approvisionnement en papier des copieurs de la direction ;
o Organiser les prestations de restauration lors des réunions des élus(es) et de la gouvernance.

- Navettes administratives :
o Assurer la navette et les différents déplacements (paierie départementale, préfecture, conseil départemental, administrations du district arrageois, collectivités liées à la gouvernance de l’établissement).