Sous l’autorité de l’agent en charge du Secrétariat Général et des relations avec les élus (30%) et sous l’autorité de la responsable du pôle Ressources et Supports / service des Ressources Humaines (70%)

SECRETARIAT GENERAL

_ Secrétariat du Maire, du Directeur Général des Services et des Adjoints :
> organiser l'agenda du Maire et prendre des rendez-vous en fonction de ses priorités ;
> organiser et planifier des réunions ;
> rappeler des informations importantes et transmettre des messages.

_ Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
> prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
> réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
> organiser le classement et l'archivage des dossiers.

_ Accueil téléphonique :
> renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent ;
> adapter son discours en fonction de l'interlocuteur ;
> recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

_ Organisation des réceptions liées aux fêtes calendaires :
> gérer le stock des boissons et biscuits ;
> transmettre les invitations ;
> organiser la préparation de la salle et le déroulement de la cérémonie en veillant, le cas échéant, au respect des protocoles ;
> faire l’acquisition des récompenses le cas échéant.

_ Gestion du planning de réservation de salles et petites logistiques

_ Gestion des fournitures administratives des différents services

_ Organisation et gestion de l’archivage au sein de la collectivité (en collaboration avec l’archiviste de la CAB)

_ Travaux de classement numérique et papier

PÔLE RESSOURCES & SUPPORTS / SERVICE RH

_ Gestion des absences de l’ensemble des agents de la commune et de son CCAS :
> enregistrer et assurer le circuit de validation hiérarchique des demandes d’absence (congés annuels, ARTT, récupérations…) ;
> préparation puis diffusion des plannings périodiques correspondants.


_ Assistance et soutien à l’élaboration et à l’instruction de dossier Ressources humaines divers :
> gestion du plan de formation de la collectivité en lien avec le COPIL ;
> groupe de dialogue social (organisation et suivi des instances) ;
> liquidation des droits à la retraite ;
> médailles du travail ;
> mise en place et suivi de contrats d’apprentissage ;
> ordres de mission ;
> promotion interne ;
> rapport social unique (RSU) ;
> recensement de postes vacants et saisie de vacances d’emploi ;
> visites médicales / Médecine du Travail.

_ Interface multiple auprès des partenaires institutionnels de la collectivité (Centre de Gestion, CNFPT, CNRACL, IRCANTEC…)

_ Collaboration à l’instauration et à la mise en œuvre d’un plan de formation au sein de la collectivité

_ Requêtage auprès de l’outil de pilotage de masse salariale Atelier Salarial de l’éditeur ADELYCE

_ Élaboration et mise à jour d’outils de gestion (données de contact, plannings divers…)

_ Rédaction de courriers ou de courriels en réponse à toutes candidatures sur offres d’emploi ou spontanées

_ Travaux de classement numérique et papier

MISSIONS COMPLEMENTAIRES

Secrétariat Général : Gestion du Conseil Municipal en collaboration avec le DGS (en remplacement de l’agent en charge du secrétariat général, le cas échéant) :
> mettre en forme les délibérations ;
> rédiger le compte-rendu de réunion depuis notes écrites et vocales.

QUALITES HUMAINES
_ écoute, disponibilité, amabilité
_ discrétion et confidentialité
_ déontologie et éthique
_ cohésion et travaille en équipe
_ ouverture d’esprit et appétence aux changements

QUALITES PROFESSIONNELLES
_ être rigoureux, organisé et autonome
_ connaître les techniques et outils de communication
_ maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes)
_ fonctionnement en mode projet