Agent d'accueil
Offre n° O061241213001134
Publiée le 13/12/2024
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
21, avenue de falkenstein, Le Mêle-sur-Sarthe (Orne)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
31/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 6 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Lien hiérarchique : Directrice de la Coordination Générale des Services
Missions / conditions d'exercice
- Accueil physique et téléphonique,
- Affranchissement des courriers pour envois, déplacements à l’agence postale,
- Gestion des timbres, recommandés, enveloppes,
- Gestion du registre des assistantes maternelles,
- Gestion des fournitures administrative, achats des fournitures en lien avec Secrétariat de Direction,
- Mise en page et passage en Préfecture des délibérations,
- Tenue du sommaire des délibérations (rédactions après chaque conseil du registre sur le pc),
- Réservation des salles pour les réunions et préparations dont les conseils et les différentes commissions,
- Organiser et préparer les pots (courses, salles etc...) en lien avec la coordinatrice culturelle,
- Rédaction de courriers à la demande des collègues et de la direction,
- Réponses aux candidatures pour les offres d’emplois,
- Aide aux collègues pour les scans, photocopies,
- Préparer des événements en lien avec la coordinatrice culturelle et le service de la présidence,
- Suivi des dossiers des assurances en lien avec la Direction des ressources,
- Remplacements ponctuels des collègues aux agences postales, base de loisirs et camping, médiathèques, offices du tourisme,
- Préparation des invitations aux commissions, aux conseils communautaires, aux CAO, aux COP, …
- Gestion du minibus et des différentes structures sauf Dojo de Courtomer (vérifier régulièrement l’état des locaux et faire remonter les informations),
- Préparation des badges pour l’accès à la pépinière d’entreprises et lors de réservations exceptionnelles en dehors du planning pour les structures sportives et FJT,
- Gestion des plannings des structures sur le logiciel booky (en cas de changement auprès des associations),
- Suivi des réservations de la salle intercommunale et de Montchevrel.
- Affranchissement des courriers pour envois, déplacements à l’agence postale,
- Gestion des timbres, recommandés, enveloppes,
- Gestion du registre des assistantes maternelles,
- Gestion des fournitures administrative, achats des fournitures en lien avec Secrétariat de Direction,
- Mise en page et passage en Préfecture des délibérations,
- Tenue du sommaire des délibérations (rédactions après chaque conseil du registre sur le pc),
- Réservation des salles pour les réunions et préparations dont les conseils et les différentes commissions,
- Organiser et préparer les pots (courses, salles etc...) en lien avec la coordinatrice culturelle,
- Rédaction de courriers à la demande des collègues et de la direction,
- Réponses aux candidatures pour les offres d’emplois,
- Aide aux collègues pour les scans, photocopies,
- Préparer des événements en lien avec la coordinatrice culturelle et le service de la présidence,
- Suivi des dossiers des assurances en lien avec la Direction des ressources,
- Remplacements ponctuels des collègues aux agences postales, base de loisirs et camping, médiathèques, offices du tourisme,
- Préparation des invitations aux commissions, aux conseils communautaires, aux CAO, aux COP, …
- Gestion du minibus et des différentes structures sauf Dojo de Courtomer (vérifier régulièrement l’état des locaux et faire remonter les informations),
- Préparation des badges pour l’accès à la pépinière d’entreprises et lors de réservations exceptionnelles en dehors du planning pour les structures sportives et FJT,
- Gestion des plannings des structures sur le logiciel booky (en cas de changement auprès des associations),
- Suivi des réservations de la salle intercommunale et de Montchevrel.
Profils recherchés
Connaissances (savoir)
- Connaissance de l'environnement juridique, financier, économique et social des collectivités publiques,
- Maîtrise des procédures administratives, financières et juridiques des collectivités locales,
- Maîtrise de l’outil informatique et notamment des logiciels Excel, Word, Outlook, Powerpoint et Booky,
- Droits et obligations du fonctionnaire.
Expériences (savoir-faire)
- Maîtriser le logiciel Booky,
- Organiser, prioriser, utiliser les procédures, directives, protocoles, mis en place dans l’établissement,
- Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable.
- Maîtriser les équipements informatiques dans le local vidéo,
- Capacités relationnelles et rédactionnelles.
Qualités (savoir être)
- Tenue vestimentaire correcte et adaptée,
- Accueillante, souriante, langage poli, respectueuse auprès des collègues et des personnes extérieures,
- Sens prononcé de l’organisation et gestion rigoureuse,
- Capacité d’anticipation et d’analyse,
- Savoir être à l’écoute des élus et de la hiérarchie,
- Sens du travail en équipe,
- Respect de la confidentialité,
- Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable,
- Capacité à hiérarchiser et prioriser les urgences,
- Autonomie sur les tâches récurrentes.
- Connaissance de l'environnement juridique, financier, économique et social des collectivités publiques,
- Maîtrise des procédures administratives, financières et juridiques des collectivités locales,
- Maîtrise de l’outil informatique et notamment des logiciels Excel, Word, Outlook, Powerpoint et Booky,
- Droits et obligations du fonctionnaire.
Expériences (savoir-faire)
- Maîtriser le logiciel Booky,
- Organiser, prioriser, utiliser les procédures, directives, protocoles, mis en place dans l’établissement,
- Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable.
- Maîtriser les équipements informatiques dans le local vidéo,
- Capacités relationnelles et rédactionnelles.
Qualités (savoir être)
- Tenue vestimentaire correcte et adaptée,
- Accueillante, souriante, langage poli, respectueuse auprès des collègues et des personnes extérieures,
- Sens prononcé de l’organisation et gestion rigoureuse,
- Capacité d’anticipation et d’analyse,
- Savoir être à l’écoute des élus et de la hiérarchie,
- Sens du travail en équipe,
- Respect de la confidentialité,
- Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable,
- Capacité à hiérarchiser et prioriser les urgences,
- Autonomie sur les tâches récurrentes.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.