AGENT D'ACCUEIL& MOYENS GENERAUX
Offre n° O060241217000846
Publiée le 17/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
9164, avenue des censives, Tillé (Oise)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
31/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein du pôle, votre rôle principal sera de gérer l'accueil physique et téléphonique, de travailler sur de nombreuses missions administratives de support : gestion du courrier, transmission des messages, rédaction et diffusion de notes internes, réservation de salles et organisation logistique, gestion des stocks, commandes de fournitures, enregistrement et gestion des visiteurs.
Ces missions ne sont pas exhaustives et pourront être modulables, en fonction de la politique mise en œuvre dans la collectivité.
Ces missions ne sont pas exhaustives et pourront être modulables, en fonction de la politique mise en œuvre dans la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Assurer la responsabilité des missions de son périmètre
• Référent interne et externe sur la circulation des informations
• Assurer les relations entre les agents, les prestataires, les fournisseurs, les communes et élus du territoire
• Etre garant de la qualité du service
Assurer la gestion de l’accueil
• Assurer la gestion administrative des dossiers dans le respect des procédures, délais et dispositions réglementaires
• Diffuser les informations aux collectivités/partenaires et assurer l'envoi des documents relatifs aux réunions / évènements
• Assurer la gestion de tous les achats courants et réaliser les demandes de devis
• Contrôler l’accès aux locaux (tenue du registre de circulation)
• Réceptionner et orienter les appels téléphoniques (tenue du cahier des appels)
• Adapter le style et le contenu de la communication à ses interlocuteurs et à la situation
• S’exprimer clairement et reformuler les demandes
• Echanger de l’information
• Prendre en note les messages et en assurer la diffusion auprès des collaborateurs concernés
• Gérer la boite vocale du standard
• Diffuser les informations aux collectivités/partenaires selon les consignes de la direction
• Favoriser les échanges pour une bonne fluidité de la communication
Gérer la logistique liée à l’accueil
• Assurer l'ensemble de l'organisation logistique des réunions (réservation salles, commandes traiteur...)
• Etre garant du bon accueil et de l’image du syndicat, pour cela animer et organiser l’espace accueil en préparant le café pour les visiteurs, en installant de façon optimale les salles de réunion
• Veiller à la propreté des locaux et gérer la vaisselle lors des réunions
• Faire les demandes de devis pour les différents évènements et réaliser les bons de commandes
• Assurer la gestion administrative des dossiers dans le respect des procédures, délais et dispositions réglementaires
• Diffuser les informations aux collectivités/partenaires et assurer l'envoi des documents relatifs aux réunions / évènements
• Assurer la gestion de tous les achats courants et réaliser les demandes de devis
Assurer l’exploitation et le suivi des indicateurs du service
• Remplir les tableaux de bord de suivi de l'activité (hebdomadaires, mensuels ou trimestriels)
• Participer aux diagnostics de l’existant, en utilisant les moyens à dispositions (PDCA, 5P…)
• Suivre, mettre à jour et améliorer les procédures de gestion et d'optimisation des flux d'information: s’assurer de la fiabilité
• Établir des rapports de suivi et des reportings
• Etre garant du respect des normes documentaires, suivre et mettre à jours la base documentaire du pôle
• Participer à la coordination sur les parties communes de travail de concert avec les autres pôles
• Réaliser des statistiques émanant des indicateurs, les analyser et être force de proposition sur certains sujets
• Référent interne et externe sur la circulation des informations
• Assurer les relations entre les agents, les prestataires, les fournisseurs, les communes et élus du territoire
• Etre garant de la qualité du service
Assurer la gestion de l’accueil
• Assurer la gestion administrative des dossiers dans le respect des procédures, délais et dispositions réglementaires
• Diffuser les informations aux collectivités/partenaires et assurer l'envoi des documents relatifs aux réunions / évènements
• Assurer la gestion de tous les achats courants et réaliser les demandes de devis
• Contrôler l’accès aux locaux (tenue du registre de circulation)
• Réceptionner et orienter les appels téléphoniques (tenue du cahier des appels)
• Adapter le style et le contenu de la communication à ses interlocuteurs et à la situation
• S’exprimer clairement et reformuler les demandes
• Echanger de l’information
• Prendre en note les messages et en assurer la diffusion auprès des collaborateurs concernés
• Gérer la boite vocale du standard
• Diffuser les informations aux collectivités/partenaires selon les consignes de la direction
• Favoriser les échanges pour une bonne fluidité de la communication
Gérer la logistique liée à l’accueil
• Assurer l'ensemble de l'organisation logistique des réunions (réservation salles, commandes traiteur...)
• Etre garant du bon accueil et de l’image du syndicat, pour cela animer et organiser l’espace accueil en préparant le café pour les visiteurs, en installant de façon optimale les salles de réunion
• Veiller à la propreté des locaux et gérer la vaisselle lors des réunions
• Faire les demandes de devis pour les différents évènements et réaliser les bons de commandes
• Assurer la gestion administrative des dossiers dans le respect des procédures, délais et dispositions réglementaires
• Diffuser les informations aux collectivités/partenaires et assurer l'envoi des documents relatifs aux réunions / évènements
• Assurer la gestion de tous les achats courants et réaliser les demandes de devis
Assurer l’exploitation et le suivi des indicateurs du service
• Remplir les tableaux de bord de suivi de l'activité (hebdomadaires, mensuels ou trimestriels)
• Participer aux diagnostics de l’existant, en utilisant les moyens à dispositions (PDCA, 5P…)
• Suivre, mettre à jour et améliorer les procédures de gestion et d'optimisation des flux d'information: s’assurer de la fiabilité
• Établir des rapports de suivi et des reportings
• Etre garant du respect des normes documentaires, suivre et mettre à jours la base documentaire du pôle
• Participer à la coordination sur les parties communes de travail de concert avec les autres pôles
• Réaliser des statistiques émanant des indicateurs, les analyser et être force de proposition sur certains sujets
Profils recherchés
Titulaire d’un diplôme BEP à Bac
Aisance relationnelle
Sens de l'écoute pour accueillir
Base sur le fonctionnement d’une collectivité
Pack Office
Aisance relationnelle
Sens de l'écoute pour accueillir
Base sur le fonctionnement d’une collectivité
Pack Office
Contact et modalités de candidature
Contact
0344483278
Informations complémentaires
Merci d'adressez votre candidature à l'attention de Mr le Président du Syndicat
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.