Agent d'accueil
Offre n° O060240830000869
Publiée le 30/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Communauté de Communes du Pays Noyonnais (CCPN) -
42 communes - 33 100 habitants, recrute pour ses services.
Notre collectivité offre plusieurs avantages à ses agents notamment :
-Aménagement des temps de travail :
-Télétravail 1 jour par semaine pour les postes éligibles.
-Reprise du compte épargne temps, 25 jours de congés annuels, jusqu’à 15 jours de RTT pour un cycle à 37h30 par semaine.
-Semaine de travail possible sur 4.5 jours
-Participation employeur à la mutuelle labélisée à hauteur de 20 % .
-Participation employeur à la prévoyance labélisée 9 €/Mois.
42 communes - 33 100 habitants, recrute pour ses services.
Notre collectivité offre plusieurs avantages à ses agents notamment :
-Aménagement des temps de travail :
-Télétravail 1 jour par semaine pour les postes éligibles.
-Reprise du compte épargne temps, 25 jours de congés annuels, jusqu’à 15 jours de RTT pour un cycle à 37h30 par semaine.
-Semaine de travail possible sur 4.5 jours
-Participation employeur à la mutuelle labélisée à hauteur de 20 % .
-Participation employeur à la prévoyance labélisée 9 €/Mois.
Lieu de travail
1435 boulevard Cambronne, Noyon (Oise)
Poste à pourvoir le
30/09/2024
Date limite de candidature
29/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Communauté de Communes du Pays Noyonnais recrute un ou une agent d'accueil de la collectivité.
L'agent d'accueil (H/F) assure, sous la responsabilité de la responsable des affaires générales et en collaboration avec elle, l'accueil physique et téléphonique des usagers (administrés …), partenaires, élus de la Communauté de Communes du pays Noyonnais et de la ville de Noyon.
L'agent d'accueil (H/F) assure, sous la responsabilité de la responsable des affaires générales et en collaboration avec elle, l'accueil physique et téléphonique des usagers (administrés …), partenaires, élus de la Communauté de Communes du pays Noyonnais et de la ville de Noyon.
Missions / conditions d'exercice
- Accueillir physique et téléphonique pour la CCPN , prise de message en cas d’absence
- Suivre d’un cahier de procédures
- Traiter et suivre les demandes via la boîte mail structure « accueil »
- Transfert des appels aux services en fonction de la demande et conformément au respect des plages du planning des services (réunions, plages administratives…)
- Gestion de la réservation des salles de réunions de la collectivité, et des directions (préparation de salle, café …)
- Affichage et mise à jour du tableau d’informations générales dans le Hall et mise à jour des annonces d’affichage à l’écran de la salle d’attente
- Affranchissement du courrier de la CCPN et Référente de la salle d’affranchissement et casiers courriers
- Suivi des stocks des enveloppes pour les services en lien avec le service reprographie ainsi que et des consommables pour les salles de réunion
- Récupération du courrier dans la boîte aux lettres de la Communauté de communes du Pays Noyonnais
- Arrosage des plantes intérieur, extérieur
- Assure des taches administratives en renfort aux services demandeurs (mise sous plis, rédaction et envois de courriers de mails, suivi de dossiers administratif, émission et réception d’appels …)
- Distribution de courriers et autres documents administratifs (entre la ville de Noyon et la CCPN)
Missions annexes : Suivi des demandes de stages pour le compte de la DRH :
- Réception des dossiers, tri des demandes, enregistrement et suivi des demandes.
- Prise de contact avec les services, envoi des réponses positives, négatives et en attentes aux stagiaires.
- Collecte des documents de constitutions des demandes de stages, rappels des dépositaires des demandes si dossiers incomplets.
- Contacter les établissements scolaires, services …en cas de non retours des conventions de stages.
- Assurer l’accueil téléphonique de la direction des ressources humaines (avec prise de message).
- Assurer un appui administratif à la demande de la direction des ressources humaines.
Environnement social :
- Travail en équipe
- Travail en contact direct avec le public et élus
Partenaires internes :
- Services Ville et CCPN
- Elus
- Directions
Partenaires externes :
- Administrés
- Toute autre personne à orienter
- Suivre d’un cahier de procédures
- Traiter et suivre les demandes via la boîte mail structure « accueil »
- Transfert des appels aux services en fonction de la demande et conformément au respect des plages du planning des services (réunions, plages administratives…)
- Gestion de la réservation des salles de réunions de la collectivité, et des directions (préparation de salle, café …)
- Affichage et mise à jour du tableau d’informations générales dans le Hall et mise à jour des annonces d’affichage à l’écran de la salle d’attente
- Affranchissement du courrier de la CCPN et Référente de la salle d’affranchissement et casiers courriers
- Suivi des stocks des enveloppes pour les services en lien avec le service reprographie ainsi que et des consommables pour les salles de réunion
- Récupération du courrier dans la boîte aux lettres de la Communauté de communes du Pays Noyonnais
- Arrosage des plantes intérieur, extérieur
- Assure des taches administratives en renfort aux services demandeurs (mise sous plis, rédaction et envois de courriers de mails, suivi de dossiers administratif, émission et réception d’appels …)
- Distribution de courriers et autres documents administratifs (entre la ville de Noyon et la CCPN)
Missions annexes : Suivi des demandes de stages pour le compte de la DRH :
- Réception des dossiers, tri des demandes, enregistrement et suivi des demandes.
- Prise de contact avec les services, envoi des réponses positives, négatives et en attentes aux stagiaires.
- Collecte des documents de constitutions des demandes de stages, rappels des dépositaires des demandes si dossiers incomplets.
- Contacter les établissements scolaires, services …en cas de non retours des conventions de stages.
- Assurer l’accueil téléphonique de la direction des ressources humaines (avec prise de message).
- Assurer un appui administratif à la demande de la direction des ressources humaines.
Environnement social :
- Travail en équipe
- Travail en contact direct avec le public et élus
Partenaires internes :
- Services Ville et CCPN
- Elus
- Directions
Partenaires externes :
- Administrés
- Toute autre personne à orienter
Profils recherchés
Formations, qualifications et habilitations obligatoires :
Formation en accueil et secrétariat
COMPETENCES
Savoirs
- Maîtriser des outils informatiques (logiciels de traitement de texte, gestion de l’outil outlook)
- Savoir faire preuve de patience et de tempérance
- Savoir s’exprimer clairement auprès du public
- Rédiger des écrits (mail et courriers) de qualité
- Savoir gérer des conflits notamment en situation d’accueil
- Savoir faire preuve de sens de l'organisation et de la méthodologie
Savoir-faire
- Accueil et renseignements au public
- Orienter les usagers selon leur demande
- Etre force de proposition et en rendre compte
- Gestion de l’agenda des salles du bâtiment 9
- Mise à jour de l’agenda des congés des agents de la CCPN et des agents mutualisés
- Contribuer à la mise à jour des diverses procédures
Savoir-être
- Discrétion professionnelle exigée, respect de la confidentialité
- Se vêtir d’une tenue vestimentaire correcte
- Etre à l’écoute
- Sociable
- Organisé
- Patient
- Respect de la hiérarchie et de l’ensemble de l’équipe
- Respect des principes de la fonction publique (continuité de service, mutabilité, égalité de traitement)
Formation en accueil et secrétariat
COMPETENCES
Savoirs
- Maîtriser des outils informatiques (logiciels de traitement de texte, gestion de l’outil outlook)
- Savoir faire preuve de patience et de tempérance
- Savoir s’exprimer clairement auprès du public
- Rédiger des écrits (mail et courriers) de qualité
- Savoir gérer des conflits notamment en situation d’accueil
- Savoir faire preuve de sens de l'organisation et de la méthodologie
Savoir-faire
- Accueil et renseignements au public
- Orienter les usagers selon leur demande
- Etre force de proposition et en rendre compte
- Gestion de l’agenda des salles du bâtiment 9
- Mise à jour de l’agenda des congés des agents de la CCPN et des agents mutualisés
- Contribuer à la mise à jour des diverses procédures
Savoir-être
- Discrétion professionnelle exigée, respect de la confidentialité
- Se vêtir d’une tenue vestimentaire correcte
- Etre à l’écoute
- Sociable
- Organisé
- Patient
- Respect de la hiérarchie et de l’ensemble de l’équipe
- Respect des principes de la fonction publique (continuité de service, mutabilité, égalité de traitement)
Contact et modalités de candidature
Contact
03 44 09 60 40
Informations complémentaires
Merci de candidater directement sur le site en évitant les envois de candidatures par courrier.
Veuillez nous adresser également vos diplômes en relation avec le poste et les prérequis et votre dernier arrêté le cas échéant.
Sans réponse de nos services dans un délai de 6 à 9 semaines, veuillez considérer votre candidature comme non retenue (nous ne sommes pas en mesure d'adresser une lettre de refus à tous les postulants) veuillez nous en excuser par avance.
Nous vous remercions par avance pour l'intérêt porté à notre collectivité.
Les avantages +++ Proposés par notre collectivité.
Prime de vacances & de fin d'année + CNAS + participation employeur pour la mutuelle labélisée 20 % et prévoyance labélisée 9 €/Mois.
Veuillez nous adresser également vos diplômes en relation avec le poste et les prérequis et votre dernier arrêté le cas échéant.
Sans réponse de nos services dans un délai de 6 à 9 semaines, veuillez considérer votre candidature comme non retenue (nous ne sommes pas en mesure d'adresser une lettre de refus à tous les postulants) veuillez nous en excuser par avance.
Nous vous remercions par avance pour l'intérêt porté à notre collectivité.
Les avantages +++ Proposés par notre collectivité.
Prime de vacances & de fin d'année + CNAS + participation employeur pour la mutuelle labélisée 20 % et prévoyance labélisée 9 €/Mois.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.