DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DU CONTEXTE

La Médiathèque départementale du Nord (MdN) connaît une évolution suite à l’adoption du nouveau schéma départemental de développement de la lecture publique (SDDLP) 2026-2031, qui veille à la structuration et au développement de la lecture publique sur l’ensemble du territoire du Nord. Le SDDLP évolue également vers l’innovation, les transitions écologiques, numériques et sociétales et repose sur un enjeu de développement des compétences.

La MdN est un pôle composé de 4 services :
- Administration Générale et Actions Transversales,
- Coordination des sites Nord,
- Coordination des sites Sud,
- Politique documentaire et logistique.
intervenant sur 4 sites : Bailleul, Hellemmes, Le Quesnoy et Caudry.

Sous l’autorité du responsable du Service Administration Générale et Actions Transversales, l’assistant administratif apporte une assistance permanente dans tous les aspects de la gestion administrative et budgétaire de la Médiathèque départementale.

Pour ce faire, il :

Soutient le fonctionnement administratif de la MdN :

- accompagne le responsable du Service Administration Générale et Actions Transversales dans la gestion du temps des agents conformément au règlement intérieur (planning des temps des agents, élaboration des plannings ou rétro-plannings d’activités, suivi et accompagnement des agents sur le suivi administratif et RH de l’équipe…),
- prend en charge le suivi du processus délibératif,
- gère le courrier via 6TZEN,
- gère le suivi budgétaire : Créé et rempli les tableaux de suivi budgétaire pour toutes les dépenses liées à l’activité du service (Acquisition de documents, activités culturelles, formations…),
- optimise l’organisation du service pour une prise en main par chacun des données à fournir : bilans, suivi des contrats, aide à la préparation des ordres du jour, rédaction des comptes-rendus de réunion et diffusion, etc)
- gère la diffusion de la communication départementale sur tous les sites à destination des agents et de son actualisation, conformément aux procédures en vigueur ainsi que la communication vers les partenaires (bibliothèques, CDI etc.)
- organise le suivi des fournitures et matériaux administratifs,
- centralise la collecte de données externes et internes pour évaluer l’action globale de la MdN : suivi et mise à jour de tableaux de bords divers, relance des agents et envoie au service évaluation : bilans de prêts, d’animations…,
- met en œuvre le classement et l’archivage des documents administratifs sur le réseau collectif en lien avec le service évaluation et les autres AAC
- met en place des outils adaptés pour optimiser le fonctionnement du service
- participe à l’harmonisation des pratiques et des procédures administratives et favorise une coopération inter-sites notamment via les outils collaboratifs (Equipes Teams et outils Windows Virage 365)
- participe à la mise en page de documents administratifs divers, trombinoscope, signalétique, etc… en lien avec le service communication et le coordinateur ou coordinatrice des sites Nord ou Sud
prend en charge le fonctionnement administratif du service dont vous assurez le suivi et contrôlez la qualité,


Vient en appui du poste de la gestionnaire des subventions :

- prend en charge le suivi administratif comptable : Vérification des documents administratifs (devis, contrat, marché, avis INSEE, RIB…), mise en signature des devis, lien avec le Service des Finances dans le cadre de l’exécution comptable (transmission des commandes à engager, des demandes de création/modification de tiers, demandes

En relation à l’interne avec les membres du service, les autres services et sites associés de la MdN et de la collectivité (DFCG, DSC, DSIN, SG, DAJAP…).

En relation à l’externe avec les fournisseurs, les prestataires de services et les partenaires de la MdN.