Chargé d'accueil et d'administration générale
Offre n° O059250331001276
Publiée le 31/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
101 Rue Jules Guesde, Templemars (Nord)
Poste à pourvoir le
23/09/2025
Date limite de candidature
30/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Définition du poste : Accueille, oriente, renseigne le public. Représente la collectivité et l’établissement auprès des usagers
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES :
Accueil physique et téléphonique du public.
Renseignement et orientation du public.
Gestion et affichage d’informations.
Gestion de l’état civil (naissance, mariage, divorce, décès) au besoin du service.
Administration générale (gestion des courriers entrants et sortants, secrétariat, établissement d’arrêté, tri de mail, …).
Gestion des plannings des différentes salles de la commune
Assure la régie de recette et régie d'avance des activités diverses de la commune.
ACTIVITÉS ET TÂCHES ANNEXES :
Gestion administrative des activités culturelles de la commune.
Gestion du planning culturel de la commune sous-couvert de l’élu référent.
Accueil physique et téléphonique du public.
Renseignement et orientation du public.
Gestion et affichage d’informations.
Gestion de l’état civil (naissance, mariage, divorce, décès) au besoin du service.
Administration générale (gestion des courriers entrants et sortants, secrétariat, établissement d’arrêté, tri de mail, …).
Gestion des plannings des différentes salles de la commune
Assure la régie de recette et régie d'avance des activités diverses de la commune.
ACTIVITÉS ET TÂCHES ANNEXES :
Gestion administrative des activités culturelles de la commune.
Gestion du planning culturel de la commune sous-couvert de l’élu référent.
Profils recherchés
COMPÉTENCES REQUISES :
Savoirs :
Techniques d’accueil, règles de communication, de régulation, de médiation et négociation, secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.), de classement de documents, recherche d’informations.
Directives et procédures d’instruction des dossiers (administratifs, état civil).
Fonctionnement du standard téléphonique, d’internet.
Procédures de transmission des demandes.
Droits et obligations des usagers.
Savoir-Être :
Être organisé, dynamique.
Qualité relationnelle et d’écoute importante.
Être efficace, réactif.
Adapter son intervention aux différents publics, en gardant une neutralité.
Savoir gérer les différentes situations de stress et réguler les tensions.
Savoir-Faire :
Accueillir le public avec amabilité.
Savoir prendre des messages.
S’avoir reformuler les demandes.
Favoriser l’expression de la demande.
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
Appliquer les règles de communication et de protocole.
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible pour tous.
Réagir avec pertinence aux situations d’urgence.
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence.
Savoir gérer un planning de réservation.
Savoir orienter vers les personnes et services compétents.
Savoir renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité.
Diffuser des informations ou des documents par la voie de l’affichage ou au sein des services.
Savoir rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.
Horaires de travail : 28 heures par semaine : présence obligatoire : Mercredi 8h-12h et 13h-17h et samedi : 08h30-12h00.
Formations et qualifications nécessaires : Formation métier, pas de diplôme requis. Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire.
Expérience obligatoire sur un poste similaire notamment pour la partie Etat civil et expérience souhaitée pour la partie régie de recettes et d'avance
Savoirs :
Techniques d’accueil, règles de communication, de régulation, de médiation et négociation, secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.), de classement de documents, recherche d’informations.
Directives et procédures d’instruction des dossiers (administratifs, état civil).
Fonctionnement du standard téléphonique, d’internet.
Procédures de transmission des demandes.
Droits et obligations des usagers.
Savoir-Être :
Être organisé, dynamique.
Qualité relationnelle et d’écoute importante.
Être efficace, réactif.
Adapter son intervention aux différents publics, en gardant une neutralité.
Savoir gérer les différentes situations de stress et réguler les tensions.
Savoir-Faire :
Accueillir le public avec amabilité.
Savoir prendre des messages.
S’avoir reformuler les demandes.
Favoriser l’expression de la demande.
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
Appliquer les règles de communication et de protocole.
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible pour tous.
Réagir avec pertinence aux situations d’urgence.
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence.
Savoir gérer un planning de réservation.
Savoir orienter vers les personnes et services compétents.
Savoir renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité.
Diffuser des informations ou des documents par la voie de l’affichage ou au sein des services.
Savoir rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.
Horaires de travail : 28 heures par semaine : présence obligatoire : Mercredi 8h-12h et 13h-17h et samedi : 08h30-12h00.
Formations et qualifications nécessaires : Formation métier, pas de diplôme requis. Maîtrise de l’orthographe et de la grammaire.
Expérience obligatoire sur un poste similaire notamment pour la partie Etat civil et expérience souhaitée pour la partie régie de recettes et d'avance
Contact et modalités de candidature
Contact
0320589999
Informations complémentaires
Adresser lettre de motivation + CV obligatoire à
Monsieur Le Maire
101 rue Jules Guesde
59175 TEMPLEMARS
Monsieur Le Maire
101 rue Jules Guesde
59175 TEMPLEMARS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.