Gestionnaire administratif (31262)
Offre n° O059250319000856
Publiée le 19/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 Allée des Nobel, Soissons (Aisne)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
18/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Contexte du poste :
Le déploiement des antennes régionales sur le territoire régional répond à un projet ambitieux, celui d'apporter aux habitants et partenaires de la Région une organisation de proximité leur permettant un accès facilité aux informations, aux agents et aux aides de la Région.
Les antennes régionales servent aussi d'appui aux directions pour suivre et développer des projets locaux et animer le déploiement local des dispositifs et orientations régionales. Les équipes des antennes régionales ont vocation à faciliter l'organisation locale de concertations, de débats, de réunions d'informations, d'expérimentations en lien avec les directions thématiques concernées.
Les antennes régionales, de par leur positionnement territorial, ont enfin vocation à s'inscrire et à s'adapter aux projets de développement du télétravail, de rationalisation des locaux occupés ou propriété de la Région ainsi qu'aux éventuels mouvements de déconcentration d'agents sur le territoire régional.
Positionné(e) dans chaque antenne régionale, le-la Gestionnaire administratif(ve) aura pour mission d'assurer un accueil physique et téléphonique de qualité à toute demande portant sur les dispositifs régionaux : accueil, conseil et instruction en direct des dossiers de demande d'aides individuelles régionales gérées par la Direction des Antennes Régionales et de la Relation aux Usagers (DARRU).
Cette mission est réalisée dans les locaux de l’antenne mais aussi à l’extérieur lors d’opérations dites « hors les murs » qui sont organisées et planifiées par le responsable d’antenne : permanences régulières, expositions ou forum ponctuels, présentations à des partenaires, etc...
Dans le cadre du projet de direction, le poste de Gestionnaire administratif va évoluer vers un poste de Gestionnaire de Relations Publiques au second semestre 2025.
Le Gestionnaire de Relations Publiques aura pour mission d'assurer un accueil physique (50%) et téléphonique (50%) de qualité à toute demande portant sur les aides régionales : accueil, conseil et instruction en direct des dossiers de demande d'aides individuelles régionales gérées par la Direction des Antennes Régionales et de la Relation aux Usagers (DARRU).
Le déploiement des antennes régionales sur le territoire régional répond à un projet ambitieux, celui d'apporter aux habitants et partenaires de la Région une organisation de proximité leur permettant un accès facilité aux informations, aux agents et aux aides de la Région.
Les antennes régionales servent aussi d'appui aux directions pour suivre et développer des projets locaux et animer le déploiement local des dispositifs et orientations régionales. Les équipes des antennes régionales ont vocation à faciliter l'organisation locale de concertations, de débats, de réunions d'informations, d'expérimentations en lien avec les directions thématiques concernées.
Les antennes régionales, de par leur positionnement territorial, ont enfin vocation à s'inscrire et à s'adapter aux projets de développement du télétravail, de rationalisation des locaux occupés ou propriété de la Région ainsi qu'aux éventuels mouvements de déconcentration d'agents sur le territoire régional.
Positionné(e) dans chaque antenne régionale, le-la Gestionnaire administratif(ve) aura pour mission d'assurer un accueil physique et téléphonique de qualité à toute demande portant sur les dispositifs régionaux : accueil, conseil et instruction en direct des dossiers de demande d'aides individuelles régionales gérées par la Direction des Antennes Régionales et de la Relation aux Usagers (DARRU).
Cette mission est réalisée dans les locaux de l’antenne mais aussi à l’extérieur lors d’opérations dites « hors les murs » qui sont organisées et planifiées par le responsable d’antenne : permanences régulières, expositions ou forum ponctuels, présentations à des partenaires, etc...
Dans le cadre du projet de direction, le poste de Gestionnaire administratif va évoluer vers un poste de Gestionnaire de Relations Publiques au second semestre 2025.
Le Gestionnaire de Relations Publiques aura pour mission d'assurer un accueil physique (50%) et téléphonique (50%) de qualité à toute demande portant sur les aides régionales : accueil, conseil et instruction en direct des dossiers de demande d'aides individuelles régionales gérées par la Direction des Antennes Régionales et de la Relation aux Usagers (DARRU).
Missions / conditions d'exercice
Activités du métier :
Contribuer à la définition des besoins et à l’organisation de l’activité liée à son domaine d’intervention
Mettre en œuvre et réaliser l'ensemble des actes de gestion et d’analyse en lien avec sa thématique (collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion…)
Assurer un suivi des actions mises en place
Assurer un premier niveau d’expertise des dossiers liés à son portefeuille
Anticiper les besoins du domaine d’activité et proposer de nouvelles méthodes de travail
Réaliser des bilans et rendre compte de l’activité
Identifier et signaler les dysfonctionnements et proposer des améliorations
Informer, et conseiller à partir de l'analyse des dossiers sur sa thématique d’intervention
Participer au classement des dossiers et à l'archivage
Activités spécifiques :
Assurer un accueil des usagers du territoire, en accueil physique et téléphonique via le numéro de l’antenne et le numéro vert (80 % du temps de travail) :
- Les renseigner sur l’action régionale et ses dispositifs
- Les accompagner dans la constitution et le dépôt de leur dossier
- Apporter une réponse adaptée à leurs besoins, les orienter vers les personnes et services compétents
Instruire les demandes d’aides individuelles déposées en antenne et assurer le suivi des dossiers des usagers (15 % du temps de travail) :
- Mails
- Courriers
- Relances
Activités complémentaires (5 % du temps de travail) :
- Participer à l’animation de l’antenne et aux opérations mises en place lors des évènements dans et hors des murs de l’antenne
- Participer à l’amélioration de la relation à l’usager et des dispositifs d’aides individuelles
Contribuer à la définition des besoins et à l’organisation de l’activité liée à son domaine d’intervention
Mettre en œuvre et réaliser l'ensemble des actes de gestion et d’analyse en lien avec sa thématique (collecte, contrôle, rédaction, saisie, diffusion…)
Assurer un suivi des actions mises en place
Assurer un premier niveau d’expertise des dossiers liés à son portefeuille
Anticiper les besoins du domaine d’activité et proposer de nouvelles méthodes de travail
Réaliser des bilans et rendre compte de l’activité
Identifier et signaler les dysfonctionnements et proposer des améliorations
Informer, et conseiller à partir de l'analyse des dossiers sur sa thématique d’intervention
Participer au classement des dossiers et à l'archivage
Activités spécifiques :
Assurer un accueil des usagers du territoire, en accueil physique et téléphonique via le numéro de l’antenne et le numéro vert (80 % du temps de travail) :
- Les renseigner sur l’action régionale et ses dispositifs
- Les accompagner dans la constitution et le dépôt de leur dossier
- Apporter une réponse adaptée à leurs besoins, les orienter vers les personnes et services compétents
Instruire les demandes d’aides individuelles déposées en antenne et assurer le suivi des dossiers des usagers (15 % du temps de travail) :
- Mails
- Courriers
- Relances
Activités complémentaires (5 % du temps de travail) :
- Participer à l’animation de l’antenne et aux opérations mises en place lors des évènements dans et hors des murs de l’antenne
- Participer à l’amélioration de la relation à l’usager et des dispositifs d’aides individuelles
Profils recherchés
BAC+2 avec expérience
Permis de conduire exigé
Anglais (lu et écrit)
Autonomie
Capacité d'adaptation
Capacité d'initiative
Capacité d'écoute
Capacité à définir et maîtriser les délais
Confidentialité
Connaissance des institutions publiques
Maîtrise des outils bureautiques
Rigueur
Sens des relations humaines et du travail de groupe
Conditions de travail :
Contraintes horaires liées aux horaires d’ouverture de l’antenne de la Région ou lors des évènements sur le territoire
Déplacements réguliers sur tout le territoire liés aux activités de représentation de l’antenne en dehors de ses murs : permanence, forum, présentation, exposition (soir et/ou week-end)
Usage de la plateforme téléphonique du numéro vert sur le territoire de Soissons, Château-Thierry, Laon et Saint-Quentin
Contact avec un public exigeant
Permis de conduire exigé
Anglais (lu et écrit)
Autonomie
Capacité d'adaptation
Capacité d'initiative
Capacité d'écoute
Capacité à définir et maîtriser les délais
Confidentialité
Connaissance des institutions publiques
Maîtrise des outils bureautiques
Rigueur
Sens des relations humaines et du travail de groupe
Conditions de travail :
Contraintes horaires liées aux horaires d’ouverture de l’antenne de la Région ou lors des évènements sur le territoire
Déplacements réguliers sur tout le territoire liés aux activités de représentation de l’antenne en dehors de ses murs : permanence, forum, présentation, exposition (soir et/ou week-end)
Usage de la plateforme téléphonique du numéro vert sur le territoire de Soissons, Château-Thierry, Laon et Saint-Quentin
Contact avec un public exigeant
Contact et modalités de candidature
Contact
0374270000
Informations complémentaires
Déposer les candidatures (LM +CV) uniquement en ligne (voir lien ci-dessus).
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.